Přehled je nejužitečnější, když je vidět v okamžiku rozhodování.
Obchodní manažer rozhoduje o pipeline. Pomůže, když je přehled vložený do obchodního CRM (kde manažer pracuje). Pomůže, když má manažer přehled v záložkách (otevře se za dvě sekundy). Pomůže, když manažer dostává přehled e-mailem (metriku vidí každé pondělí).
Vložit přehled znamená dát ho tam, kde uživatel už pracuje. Sdílet přehled znamená poslat ho uživateli.
Obojí snižuje tření. Metrika se dostane k tomu, kdo rozhoduje. Není potřeba přepínat nástroje.
Vkládání přehledů
Vložení do CRM
Obchodní přehled vložený do CRM. Obchodní manažer otevře CRM a vidí přehled v postranním panelu. Žádné přepínání kontextu.
Vložení do produktu
Produktový přehled vložený do interního administračního nástroje. Produktový manažer se dívá na data uživatelů. Vedle profilu uživatele vidí přehled využívání funkcí. Kontext je relevantní.
Vložení do komunikačního nástroje
Přehled vložený do Slacku. Zpráva ve Slacku každý den zveřejní tržby. Tým nemusí otevírat nástroj s přehledy. Metriku vidí ve Slacku.
Vložení do e-mailu
Metriky z přehledu se posílají e-mailem zainteresovaným osobám. E-mail ukazuje tržby, konverze a odchod zákazníků. Stačí otevřít e-mail, není nutné načítat přehled.
Výsledek
Vkládání snižuje tření. Uživatel vidí metriku v nástroji, který už používá. Žádná zbytečná kliknutí. Žádné přepínání kontextu.
Sdílení přehledů
E-mailové reporty
Přehled se posílá e-mailem týdně nebo denně. Příjemce přečte e-mail a vidí metriku.
Upozornění ve Slacku
Metrika z přehledu se zveřejní ve Slacku, když se změní. Upozornění: tržby klesají. O tři procenta pod cílem. Prověřte to.
Integrace přes API
Externí systém si metriku z přehledu stahuje sám. Příklad: hlavička webu ukazuje pět tisíc obsloužených zákazníků. Toto číslo pochází z přehledu zákazníků přes API.
Veřejné přehledy
Přehled má veřejnou adresu URL. Kdokoli s odkazem ho může zobrazit. Přihlášení není potřeba. Hodí se pro přehledy pro zainteresované osoby (investory, metriky pro zákazníky).
Odběr přehledu
Uživatel si přehled odebírá. Dostane oznámení, když se metrika změní. Oznámení: konverzní poměr klesl pod dvě procenta. Prověřte to.
Reálný příklad: vkládání přehledů napříč firmou
Obchodní tým
Přehled vložený do CRM. Obchodní manažer otevře CRM a v postranním panelu vidí přehled pipeline. Pipeline podle fází, plnění kvóty, předpověď. Není nutné přepínat do nástroje s přehledy. Všechny informace jsou v CRM.
Marketingový tým
Přehled vložený do e-mailu. Každé pondělí v 6:00 přijde e-mail s metrikami za minulý týden. Návštěvnost, konverze, náklady na akvizici, ROAS. Tým si e-mail přečte u kávy. Má plný kontext pro nadcházející týden.
Vedení firmy
Přehled vložený do Slacku. Každý den v 8:00 se ve Slacku objeví příspěvek: tržby (pět set tisíc), odchod zákazníků (dvě procenta), noví zákazníci (dvacet), tržby z rozšíření (jedna celá dvě tisíce). Ředitel si přečte zprávu ve Slacku. Stav firmy zná z jediné zprávy.
Produktový tým
Přehled vložený do interního nástroje. Produktový manažer prochází zpětnou vazbu od uživatelů. Interní nástroj ukazuje, jak uživatel využívá funkce. Postranní panel s přehledem ukazuje: využívání funkce v celé firmě (čtyřicet procent), využívání funkce v tomto segmentu uživatelů (třicet procent). Produktový manažer vidí kontext uživatele i kontext firmy. A rozhodne se.
Provozní tým
Přehled jako veřejná adresa URL. Stavová stránka ukazuje dostupnost (99.95 procenta), dobu odezvy (150ms). Zákazníci si mohou zkontrolovat stav systému bez přihlášení. Veřejná jistota, že systém je v pořádku.
Tým podpory
Upozornění z přehledu ve Slacku. Když spokojenost zákazníků klesne pod cíl, spustí se upozornění ve Slacku. Vedoucí podpory to hned prověří. Upozornění brání tomu, aby kvalita nepozorovaně klesala.
Výsledek
Díky vkládání a sdílení přehledů se metriky dostanou k lidem, kteří rozhodují, tam, kde jsou. Bez tření. Bez dalšího nástroje, který je třeba otevřít. Rozhodnutí jsou rychlejší a lépe podložená.
Osvědčené postupy pro vkládání a sdílení
Zjednodušte přehled pro vložení
Vložený přehled má být jednodušší než plný přehled. Ukažte jen tři až pět metrik. Cokoli navíc je ve vloženém kontextu zbytečný chaos.
Respektujte kontext
E-mail má být čitelný v e-mailovém klientovi (ne snímek obrazovky, který je třeba přibližovat). Zpráva ve Slacku se má vejít do formátu Slacku. Vložená metrika má být relevantní pro prostředí, do kterého se vkládá.
Respektujte frekvenci
Denní e-mail je příliš (přehlcení). Týdenní je dobrý. Upozornění v reálném čase mají být vzácná (podle prahové hodnoty, ne při každé změně).
Chraňte citlivá data
Nesdílejte přehledy o odměňování. Nesdílejte data týkající se konkrétních zákazníků. Sdílejte jen metriky, které mají být veřejné.
Často kladené otázky
Jak často máme sdílet přehledy e-mailem?
Týdně je standard. Denně je příliš (přehlcení). Měsíčně je příliš zřídka (na konci měsíce jsou data zastaralá). Týdenní e-maily dorazí v pondělí ráno a zainteresovaná osoba je přečte při plánování týdne. U krizových upozornění (stalo se něco vážně špatného) sdílejte okamžitě. U běžných metrik je rytmem týden. Ale vyzkoušejte to se zainteresovanými lidmi. Pokud je týdně příliš, přejděte na každé dva týdny. S Tvůrcem webů WEMASY si to můžete nastavit přímo na svém webu.
Mají se vložené přehledy automaticky obnovovat, nebo to mají být statické snímky?
Lepší je automatické obnovování. Vložený přehled má ukazovat aktuální data, ne snímek z rána. Pokud automatické obnovování způsobuje zpoždění, použijte snímek. Zpoždění je horší než mírně zastaralá data. Test: pokud obnovení trvá déle než pět sekund, použijte statický snímek (obnovujte po hodině místo po minutě). Najděte rovnováhu mezi aktuálností a výkonem.
Jak zajistíme, aby vložené přehledy nezpomalovaly systém, do kterého jsou vložené?
Načítejte přehled jako iframe. Hostitelský systém pak načítání přehledu nezatěžuje. Přehled se načítá nezávisle. Když je přehled pomalý, zpomalí se jen vložený pohled, ne hostitelský systém. Izolace přes iframe je osvědčený postup pro výkon. Alternativa: přehled uložte do mezipaměti a obnovujte ho každou hodinu místo v reálném čase.
Mají vložené přehledy ukazovat detaily, nebo jen hlavní metriku?
Do e-mailu a Slacku jen hlavní metriku (není místo na detaily). U přehledů vložených do nástroje ukažte detaily (je víc místa, uživatel může zkoumat). Formát vložení přizpůsobte možnostem interakce. E-mailový přehled ukazuje nejvýše tři metriky. Přehled vložený do nástroje může ukázat deset metrik s detaily.
Jak předejdeme únavě z přehledů kvůli příliš mnoha automatickým sdílením?
Omezte to na nejvýše tři přehledy na osobu. Příliš mnoho e-mailů, zpráv ve Slacku a upozornění vede k ignorování. Nechte uživatele vybrat, které přehledy odebírá. Únava z upozornění zabíjí užitečnost. Začněte jedním klíčovým sdíleným přehledem. Další přidejte, jen když o ně někdo požádá. Zeptejte se uživatelů, které přehledy opravdu používají. Ostatní zrušte.
Máme uživatelům ukazovat zdroj přehledu a čas obnovení?
Ano, kvůli transparentnosti. E-mail by měl uvádět: Data k 6:00 dnes nebo Naposledy aktualizováno před dvěma minutami. Uživatel má vědět, jak jsou data čerstvá. Ukazuje to transparentnost. Ukazuje to, že se přehled udržuje. Také to předchází zmatku: uživatel vidí zastaralé číslo a chce vědět proč. Čas obnovení to vysvětlí.