Předchozí kapitola popisovala, co je e-mailová doména a proč záleží na důvěryhodnosti. Tato kapitola navazuje tam, kde ta skončila. Místo vysvětlování, co vlastní e-mailová doména je, se zaměřuje na praktické kroky, jak ji zprovoznit. Pokud už máte zaregistrovanou doménu a chcete na ní profesionální e-mailovou adresu, začněte tady.
Co potřebujete, než začnete?
Než můžete na své doméně vytvářet e-mailové adresy, musí být splněny dvě věci.
- Zaregistrovaná doména, kterou vlastníte a ovládáte
- Poskytovatel e-mailového hostingu, který bude vaše zprávy ukládat, odesílat a přijímat
Doména je adresa. Poskytovatel e-mailového hostingu je služba, která adresu rozběhne. Jsou to dvě oddělené věci, i když je někteří poskytovatelé nabízejí společně. Bez zaregistrované domény není adresa, ke které by se dal e-mail připojit. Bez poskytovatele e-mailového hostingu není server, který by zprávy poslané na tuto adresu přijímal a ukládal.
Pokud jste doménu ještě nezaregistrovali, kapitola o tom, jak funguje DNS, vysvětluje systém, který propojuje názvy domén se službami běžícími za nimi.
Jak záznamy MX propojují doménu s e-mailem?
Spojení mezi vaší doménou a e-mailovým poskytovatelem se děje přes typ záznamu DNS zvaný záznam MX. MX znamená Mail Exchange. Říká internetu, který server obsluhuje e-mail vaší domény.
Když někdo pošle zprávu na hello@yourbrand.com, odesílající poštovní server vyhledá záznamy MX u yourbrand.com. Tyto záznamy ukazují na konkrétní poštovní server. Zpráva se tam doručí a vy ji uvidíte ve své schránce.
Bez záznamů MX nemá e-mail poslaný na vaši doménu kam jít. Odesílatel dostane chybu. Proto je přidání záznamů MX nejdůležitějším krokem při nastavení e-mailu s doménou. Víc o záznamech MX a dalších typech záznamů se dozvíte v kapitole o záznamech DNS.
Jak nastavit profesionální e-mailovou adresu krok za krokem
Přesné obrazovky a popisky se mezi poskytovateli liší, ale postup se všude drží stejného vzoru. Takhle vypadá nastavení e-mailu s doménou od začátku do konce.
Krok 1. Vyberte poskytovatele e-mailového hostingu
Vyberte poskytovatele, který odpovídá vašemu rozpočtu a počtu e-mailových adres, které potřebujete. Někteří poskytovatelé nabízejí bezplatné úrovně pro jednu adresu. Jiní účtují za uživatele a měsíc. Porovnejte úložný prostor, počet zahrnutých adres a to, jestli poskytovatel v tarifu, o kterém uvažujete, podporuje vlastní domény.
Krok 2. Ověřte, že doménu vlastníte
Většina poskytovatelů e-mailového hostingu po vás chce, abyste před vytvářením adres prokázali, že doména je vaše. Obvykle to znamená přidat krátký ověřovací kód jako záznam TXT do nastavení DNS vaší domény. Přesnou hodnotu vám poskytovatel dá. Vložíte ji, uložíte a několik minut počkáte, než poskytovatel potvrdí.
Krok 3. Přidejte záznamy MX, které vám poskytovatel dá
Po ověření poskytovatel dodá hodnoty záznamů MX. Jsou to adresy poštovních serverů, které budou váš e-mail obsluhovat. Přihlaste se k registrátorovi domény nebo do správy DNS, najděte sekci záznamů MX a zadejte hodnoty přesně tak, jak je poskytovatel ukazuje. Pokud existují záznamy MX od předchozího poskytovatele, odstraňte je nebo nahraďte, aby se nedostaly do konfliktu.
Krok 4. Vytvořte e-mailové adresy
Jakmile jsou záznamy MX na místě, vraťte se k poskytovateli e-mailového hostingu a vytvořte adresy, které chcete. Běžné volby pro první profesionální e-mailovou adresu jsou hello@yourbrand.com, info@yourbrand.com nebo yourname@yourbrand.com. Další adresy můžete přidat později, jak vaše značka poroste.
Krok 5. Připojte e-mailového klienta
Až budou adresy vytvořené, připojte je k aplikaci, kterou používáte ke čtení a odesílání e-mailů. Většina poskytovatelů vám dá přihlašovací údaje do vlastní webové aplikace a také nastavení IMAP nebo POP, abyste mohli používat samostatnou e-mailovou aplikaci v telefonu nebo počítači. Zadejte adresy serverů, čísla portů a přihlašovací údaje, které poskytovatel dodá, a vaše schránka by se měla během několika minut synchronizovat.
Jak nastavit SPF a DKIM, aby se vaše e-maily doručovaly
Vytvoření e-mailové adresy je jen polovina práce. Pokud ověřování e-mailu přeskočíte, vaše zprávy budou častěji končit ve složce se spamem nebo budou úplně odmítnuty. Tuto věc řeší dva záznamy.
Co je SPF?
SPF je zkratka pro Sender Policy Framework. Je to záznam TXT, který přidáte do nastavení DNS své domény a který uvádí, které poštovní servery smějí posílat e-maily jménem vaší domény. Když přijímající poštovní server dostane zprávu z vaší domény, zkontroluje záznam SPF, jestli je odesílající server na seznamu. Pokud není, zpráva je označena nebo odmítnuta.
Poskytovatel e-mailového hostingu vám dá přesnou hodnotu SPF, kterou přidat. Obvykle vypadá jako krátký řádek textu, který začíná „v=spf1“ a následuje odkaz na poštovní servery poskytovatele.
Co je DKIM?
DKIM je zkratka pro DomainKeys Identified Mail. Ke každému odchozímu e-mailu přidává digitální podpis, který dokazuje, že zpráva byla poslána z vaší domény a nebyla cestou pozměněna. Podpis se vytváří pomocí soukromého klíče na odesílajícím serveru a ověřuje se pomocí veřejného klíče uloženého jako záznam TXT v nastavení DNS.
Poskytovatel vám dá záznam DKIM, který přidat. Jakmile je na místě, každý e-mail, který pošlete, nese ověřitelné razítko, které přijímajícím serverům říká, že zpráva je legitimní.
Proč záleží na obou
SPF říká světu, které servery smějí posílat e-maily z vaší domény. DKIM dokazuje, že je každá zpráva pravá. Společně dávají přijímajícím poštovním serverům dva nezávislé důvody, proč vašemu e-mailu věřit. Bez nich může mít problémy s doručitelností i dokonale nastavená vlastní e-mailová doména. Přidání těchto záznamů zabere jen pár minut a ušetří spoustu starostí.
Časté chyby, kterým se při nastavení e-mailu s doménou vyhnout
Většina problémů při nastavení pochází z malého počtu opakovaných chyb. Dejte si na ně pozor.
- Zapomenutí přidat záznamy MX. E-mailovou adresu jste vytvořili v administraci poskytovatele, ale záznamy MX jste do DNS své domény nikdy nepřidali. Dokud tyto záznamy nejsou aktivní, vaše e-mailová adresa existuje na straně poskytovatele, ale internet nemá jak k ní zprávy směrovat.
- Ponechání starých záznamů MX. Pokud jste změnili poskytovatele, ale ponechali aktivní záznamy MX předchozího poskytovatele, některé zprávy se mohou směrovat na starý server místo nového. Odstraňte všechny záznamy MX, které nepatří vašemu současnému poskytovateli.
- Přeskočení SPF a DKIM. Vaše e-maily mohou fungovat i bez těchto záznamů, ale doručitelnost utrpí. Mnoho přijímajících serverů zachází s neověřeným e-mailem z vlastních domén podezřívavě.
- Překlepy v záznamech DNS. Hodnoty MX, SPF a DKIM jsou dlouhé a přesné. Jediný špatný znak může zničit celé nastavení. Hodnoty zkopírujte a vložte přímo od poskytovatele místo ručního přepisování.
- Nečekání na propagaci DNS. Po přidání nebo změně záznamů DNS může trvat od několika minut do 48 hodin, než se změny rozšíří po internetu. Pokud váš e-mail hned po nastavení nefunguje, počkejte, než provedete další změny.
Jak otestovat, že vlastní e-mailová doména funguje
Po nastavení projděte tento rychlý kontrolní seznam, abyste potvrdili, že je všechno propojené.
- Pošlete testovací e-mail ze své nové adresy na osobní účet u jiného poskytovatele. Zkontrolujte, že dorazí a nepřistane ve spamu.
- Odpovězte na tento testovací e-mail z osobního účtu. Ověřte, že odpověď dorazí do vaší nové schránky.
- Zkontrolujte hlavičky e-mailu, který jste odeslali. V autentizačních výsledcích hledejte „SPF pass“ a „DKIM pass“. Pokud některý ukazuje „fail“ nebo „none“, vraťte se do nastavení DNS a ověřte, že jsou záznamy správně.
- Pošlete testovací e-mail druhému poskytovateli, pokud ho máte. Doručitelnost se může mezi poskytovateli lišit, takže test alespoň u dvou vám dá úplnější obrázek.
Pokud testovací e-maily nedorazí, zkontrolujte nejdřív záznamy MX. To je nejčastější příčina. Pak ověřte SPF a DKIM. Pokud v DNS vypadá všechno správně, ale e-mail stále selhává, počkejte několik hodin na propagaci DNS a testujte znovu.
Jak WEMASY řeší e-mail
Ve WEMASY můžete doménu zaregistrovat a spravovat její záznamy DNS ve svém účtu. Když doménu zaregistrujete přes WEMASY, můžete přidávat záznamy MX, záznamy TXT pro SPF a DKIM a další položky DNS přímo z administrace. To znamená, že ke své doméně ve WEMASY můžete připojit libovolného poskytovatele e-mailového hostingu, aniž byste platformu opustili.
WEMASY e-mailový hosting zatím nenabízí (připravujeme). E-mailový hosting zajišťuje poskytovatel, kterého si vyberete. WEMASY vám dává panel pro správu DNS, kde zadáte záznamy, které doménu s tímto poskytovatelem propojí. Kapitola o certifikátech SSL popisuje další službu, která se k doméně připojuje přes DNS podobným způsobem.
Co obsahuje který tarif, zjistíte v ceníku WEMASY.
Často kladené otázky
Jak dlouho trvá, než vlastní e-mailová doména začne fungovat?
Jakmile přidáte záznamy MX a rozšíří se systémem DNS, váš e-mail může začít fungovat během minut. V některých případech propagace trvá až 48 hodin. Většina nastavení je plně funkční během několika hodin. S tvůrcem webů WEMASY to můžete nastavit přímo na svém webu.
Můžu si ponechat stávající bezplatnou e-mailovou adresu a zároveň používat e-mail s vlastní doménou?
Ano. Vlastní e-mailová doména vaše stávající adresy nenahrazuje. Můžete používat obě vedle sebe a přecházet vlastním tempem. Mnoho značek začíná tím, že vlastní adresu používá pro komunikaci se zákazníky a bezplatnou si ponechá pro osobní použití.
Co se stane, když později změním poskytovatele e-mailového hostingu?
V nastavení DNS své domény upravíte záznamy MX tak, aby ukazovaly na poštovní servery nového poskytovatele, a staré odstraníte. Doména zůstává stejná a e-mailové adresy také. Mění se jen to, kde se zprávy ukládají a kam se směrují. Možná budete muset aktualizovat také záznamy SPF a DKIM podle nového poskytovatele.
Potřebuji samostatnou e-mailovou adresu pro každého člena týmu?
Ne nutně. Můžete vytvořit jednotlivé adresy pro každého, nebo sdílené adresy jako hello@ nebo support@, které kontroluje více lidí. Většina poskytovatelů e-mailového hostingu umožňuje nastavit aliasy a pravidla přeposílání, takže jedna schránka může přijímat zprávy poslané na několik různých adres.
Dá se nastavit vlastní e-mailová doména bez technických znalostí?
Ano. Postup spočívá ve zkopírování několika hodnot od poskytovatele e-mailového hostingu a jejich vložení do nastavení DNS vaší domény. Nemusíte psát kód ani rozumět sítím. Pokud dokážete sledovat postup krok za krokem a kopírovat a vkládat, nastavení zvládnete.
Další kapitola popisuje osvědčené postupy správy domén, včetně toho, jak mít doménu, e-mail a nastavení DNS uspořádané, jak vaše značka roste.