Večeře s klienty se přesunula do vaší kanceláře. Jednací síň potřebujete za čtyřicet minut. Volat správě budovy a čekat na zpětné zavolání nepřipadá v úvahu, když program už dorazil do dvanácti schránek.
Aplikace pro rezervaci konferenčních místností je vytvořená přesně pro takový tlak. Aplikace pro rezervaci konferenčních místností je mobilní nebo webový nástroj, který ukazuje živou dostupnost konferenčních místností, přijímá okamžité rezervace, posílá potvrzení a často zobrazuje stav místnosti na obrazovkách u dveří. Dává rezervaci konferenčních místností do kapsy místo kalendáře na počítači, který je o tři kliknutí dál. Tady je, jak tyto aplikace fungují a jak zapadají do širší sady pro rezervaci místností.
Co je aplikace pro rezervaci konferenčních místností?
Aplikace pro rezervaci konferenčních místností je uživatelské rozhraní pro rezervaci velkých prostor. Uživatelé aplikaci otevřou, vyberou datum, vyfiltrují podle kapacity nebo vybavení a klepnutím rezervují. Aplikace komunikuje se stejnou plánovací databází, která pohání nástroje na počítači i nástěnné displeje.
Většina aplikací podporuje hledání poblíž pro vícepatrové kanceláře, oblíbené pro často používané místnosti a akce prodloužit nebo uvolnit, když schůzky skončí dřív nebo se protáhnou.
Některé aplikace přidávají příchod pomocí QR kódu, návštěvnické karty nebo napojení na řízení přístupu. Data o příchodech plní pravidla automatického uvolnění, která uvolní místnosti, když nikdo nepřijde.
Proč je u konferenčních místností důležitý mobilní přístup
Potřeby konferenčních místností se mění rychle. Návštěvy klientů se přidají cestou do práce. Celofiremní setkání se zmenší a uvolní prostor uprostřed dopoledne. Nástroje jen pro počítač tyto okamžiky minou, protože člověk, který místnost potřebuje, není u stolu.
Mobilní aplikace pomáhají i zaměstnancům, kteří se pohybují po coworkingových a kancelářích se službami. Jednací síň si zarezervujete ještě před odchodem z kavárny. Kolegové vidí blokaci na displejích v patře, když jdou kolem.
Prospěch mají i recepce a správa budovy. Zaměstnanci se podívají do aplikace, aby odpověděli na otázku „ve které místnosti je ukázka v 15:00?“, aniž by otevírali celý administrační panel.
Funkce, které čekat od dobré rezervační aplikace
1. Živá dostupnost s fotkami nebo mapami pater
Uvidíte kapacitu, rozložení a vybavení, než se zavážete. Vizuální kontext snižuje nevhodné rezervace pro setkání s klienty.
2. Okamžité potvrzení a synchronizace kalendáře
Rezervace se zobrazí ve vašem kalendáři s názvem místnosti, patrem a údaji pro připojení. Pozvánky sdílíte bez přepisování informací o místě.
3. Push oznámení
Připomínky před začátkem a výzvy k dřívějšímu uvolnění snižují duchové rezervace, které blokují kolegy.
4. Zásahy správce a schvalování
Vedoucí schvalují nejlepší místnosti ze stejné aplikace. Správa budovy může blokovat místnosti kvůli údržbě bez přihlašování do samostatného systému.
5. Propojení s rezervací stolů a zdrojů
Sjednocené aplikace pro pracoviště vám umožní rezervovat stůl, konferenční místnost i vybavení v jedné relaci. Tento postup navazuje na plánování zdrojů, když vaše kancelář spravuje víc než samotné místnosti.
Za aplikací stojí systém rezervace zasedacích místností, který uchovává přehled a pravidla. Aplikace je pohodlný povrch. Systém je zdroj pravdy.
Často kladené otázky
Liší se aplikace pro rezervaci konferenčních místností od softwaru pro rezervaci zasedacích místností?
Aplikace je často mobilní klient pro stejné softwarové zázemí. Software pro rezervaci zasedacích místností může zahrnovat webovou administraci, nástěnné displeje a API. Rezervační aplikace se zaměřuje na zážitek zaměstnance při rezervaci na telefonu nebo tabletu.
Mohou aplikaci pro rezervaci konferenčních místností používat návštěvníci?
Některé aplikace podporují hostující účty nebo časově omezený přístup pro externí partnery. Klienti coworkingu rezervují jednací síně přes aplikace pro členy vázané na úroveň jejich předplatného.
Fungují aplikace pro rezervaci konferenčních místností bez nástěnného hardwaru?
Nástěnné tablety pomáhají s rezervací na místě, ale jsou volitelné. Aplikace s přesnými mapami pater pokryje většinu potřeb, dokud míra no-show nebo zmatek na chodbě neospravedlní displeje u dveří.
Může rezervace konferenčních místností fungovat na firemním webu místo samostatné aplikace?
Rezervace v prohlížeči funguje pro zaměstnance i klienty, kteří nechtějí instalovat další aplikaci. WEMASY obsahuje Tvůrce webů, ve kterém vložíte responzivní rezervační postupy, které se na mobilních obrazovkách chovají jako aplikace.
Jak rezervační aplikace řeší opakující se schůzky vedení?
Opakující se série se rezervují z aplikace s viditelnými daty ukončení hned od začátku. Správci kontrolují dlouhodobé série přes reporty systému rezervace místností, aby nejlepší místnosti zůstaly k dispozici pro klienty.
Co mám vyzkoušet před nasazením aplikace pro rezervaci konferenčních místností?
Rezervujte, prodlužte, zrušte a přihlaste se z telefonu v síti své skutečné kanceláře. Ověřte synchronizaci kalendáře, zprávy o konfliktech a přesnost map pater. Jedno zkušební patro po dobu dvou týdnů odhalí většinu potíží před spuštěním pro celou firmu.