Co hledat v tarifu e-mailového hostingu?

Checklist pro výběr tarifu e-mailového hostingu

Výběr správného poskytovatele je snazší, když víte, co v tarifu hledat. Níže najdete praktický checklist s tipy pro majitele firem, který pokrývá nejlepší funkce e-mailového hostingu, které by měla posoudit každá firma.

1. Vlastní doména

Podpora vlastní domény je jedna z nejlepších funkcí, kterou byste měli upřednostnit. Každý důvěryhodný průvodce vám řekne, že e-mail na vlastní doméně je nutnost. Tarif vám musí umožnit vytvářet firemní e-mailové adresy na doméně vaší firmy. Nabízený tarif vám musí dát e-maily na vlastní doméně.

Je to jedna ze základních věcí, které by platforma e-mailového hostingu měla nabízet. Ověřte, že tarif podporuje nastavení vlastní domény, abyste mohli vytvořit firemní e-maily, které budují důvěru zákazníků. Zjistěte, kolik e-mailů na vlastní doméně v tarifu vytvoříte. Čím víc, tím lépe pro váš tým.

2. Zabezpečení

Zabezpečení je jedna z nejdůležitějších věcí při rozhodování, co v tarifu hledat. Vaše e-maily budou obsahovat citlivé informace. Mohou v nich být platební údaje, firemní informace, data klientů a interní komunikace. Bez zabezpečení hrozí přes e-mail podvody, úniky, phishing a další hrozby pro vaši značku. Tady jsou ochrany, které musí vaše platforma e-mailového hostingu poskytovat.

• 2FA: Dvoufázové ověření přidává další vrstvu zabezpečení pomocí jednorázového hesla nebo bezpečnostní otázky.

• Ochrana proti spamu: Spamové filtry blokují nechtěné e-maily a možné pokusy o phishing.

• Šifrování: U citlivých e-mailů šifrování zajistí, že zprávy přečte jen zamýšlený příjemce.

3. Úložiště

Jakmile máte firemní e-mail, začnou e-maily proudit do doručené i odeslané pošty. Jak firma roste, roste i vaše schránka a složka odeslaných. Kapacita úložiště je jedna z nejlepších funkcí, která přímo ovlivňuje každodenní provoz. Potřebujete platformu s dostatkem místa a možností e-maily třídit.

• Úložiště: Hledejte tarify s dostatkem místa, abyste nemuseli pořád uklízet.

• Archivace: Ověřte, že staré e-maily snadno archivujete a v případě potřeby jsou pořád dostupné.

• Rozšiřitelné úložiště: Jak firma roste, potřebujete tarif, který poroste s vašimi nároky na místo.

4. Spolupráce v týmu

Kompletní průvodce e-mailovým hostingem vždy řadí spolupráci mezi klíčové faktory. Nástroje pro spolupráci patří k nejlepším funkcím pro rostoucí týmy. Sdílení přihlašovacích údajů může vést k bezpečnostnímu incidentu. Pokud máte tým, potřebujete funkce, díky kterým jsou všichni na stejné vlně. Vyberte platformu s funkcí týmové spolupráce, abyste mohli spravovat přístupy v týmu.

• Sdílená schránka: Vyberte platformu, která umožní víc členům týmu přistupovat k e-mailům ze stejné schránky a spravovat je, což se hodí hlavně pro zákaznickou podporu nebo prodej.

• E-maily podle rolí: Platforma by vám měla umožnit pojmenovat adresy po svém. Měli byste mít možnost vytvořit adresy jako info, podpora, hr a další.

• Napojení týmu: Synchronizace e-mailu s kalendáři a nástroji pro úkoly usnadní plánování i navazující kroky.

5. Zákaznická podpora

Když posuzujete, co v tarifu hledat, nikdy nepřehlížejte zákaznickou podporu. Když máte účet na platformě e-mailového hostingu, můžete potřebovat pomoc na začátku nebo kdykoli později. Vyberte poskytovatele, který je vám k dispozici 24/7. Pokud chcete dobrou podporu, ověřte, že platforma nabízí následující.

• Pomoc 24/7: Nikdy nevíte, kdy se objeví problém, proto je nepřetržitá podpora zásadní.

• Podpora ve více kanálech: Hledejte poskytovatele, který nabízí živý chat, telefonickou a e-mailovou podporu.

• Systém tiketů: Vyberte platformu, která vytváří tikety a pravidelně aktualizuje stav vašeho problému nebo dotazu.

• Užitečné zdroje: Ne vždy můžete čekat, až se vám podpora ozve. Zjistěte, jestli platforma má dobré zdroje a znalostní bázi s články, častými otázkami a tipy na řešení problémů, které vám ušetří spoustu času.

6. Napojení nástrojů

Napojení je jedna z nejlepších funkcí pro efektivní provoz. Váš e-mail musí dobře fungovat s dalšími nástroji, které denně používáte. Vyberte platformu, která umožňuje napojit víc nástrojů nebo má vestavěný systém vše v jednom, aby se vám snadno pracovalo. Zjistěte, jestli napojení zahrnuje následující.

• Napojení na CRM: Ověřte, že e-mail dobře funguje s vaším CRM, nebo vyberte platformu s vlastním CRM.

• Napojení nástrojů: Je mnoho nástrojů pro kampaně a analytiku, které musíte s e-mailem propojit. Ověřte, že platforma takové napojení umožňuje.

• Napojení na kalendář: Synchronizace e-mailu s kalendářem je zásadní pro plánování schůzek a termínů.

• Napojení na sdílení souborů: Možnost sdílet soubory přímo z e-mailu přes napojení na disk nebo úložiště ušetří čas a usnadní spolupráci.

7. Možnosti zálohování

Ztráta důležitých informací nebo dat se může stát komukoli a kdykoli. Může se týkat i vašich e-mailů. Příčinou může být chyba systému, omyl nebo výpadek. Vyberte systém, který vám pomůže důležité e-maily obnovit, když je potřebujete.

• Automatické zálohy: Vyberte poskytovatele, který e-maily pravidelně zálohuje, abyste nepřišli o nic důležitého.

• Možnosti obnovení: Ověřte, že tarif umožňuje v případě potřeby snadno obnovit staré e-maily a složky.

8. Cena

Cena je zásadní část výběru poskytovatele e-mailového hostingu. Srovnání cen vám ukáže, které tarify nabízejí skutečnou hodnotu a které si za základní funkce účtují příliš. Ne každý drahý tarif nabízí nejlepší funkce. Na trhu jsou poctiví poskytovatelé s férovými cenami. Jsou tam ale i tací, kteří účtují příliš. Jeden z nejpraktičtějších tipů pro firmy je porovnat aspoň tři poskytovatele vedle sebe, než se zavážete. V cenovém tarifu hledejte následující.

• Průhledné ceny: Ověřte, že přesně víte, za co platíte, a že nejsou žádné skryté poplatky.

• Flexibilita: Vaše potřeby se mohou časem zvětšit, proto hledejte tarif, který umožní růst bez komplikací.

• Zkušební verze zdarma nebo ukázka: Dá vám šanci službu vyzkoušet, než se dlouhodobě zavážete.

Vyberte E-mailový hosting WEMASY

U e-mailového hostingu se nemusíte spokojit s jakýmkoli poskytovatelem. WEMASY nabízí vše, co potřebujete k hladké správě firemních e-mailů. Se zaměřením na bezpečnost, snadné používání a škálovatelnost je WEMASY navržené tak, aby rostlo s vaší firmou bez složitostí. Srovnání cen vám ukáže, že WEMASY dává v jednom tarifu vlastní domény, silné zabezpečení, nástroje pro spolupráci i podporu. Vyberte si nás a zjednodušte správu e-mailů řešením vše v jednom, přizpůsobeným vašim potřebám.

Více o ochraně e-mailů najdete v našem článku s tipy na úložiště a zabezpečení e-mailu. Jak firemní e-maily budují značku, zjistíte v článku firemní a bezplatný e-mail pro budování značky. Můžete si také přečíst, jak postavit web, který podporuje cíle vaší firmy.

Často kladené otázky