Vyplníte formulář a nic se neozve. Žádné potvrzení. Žádný e-mail. Žádné "vaše odeslání jsme přijali." Nemáte tušení, jestli to fungovalo. Odeslali jste do ticha. Teď odešlete jiný formulář a hned dostanete e-mail: "Děkujeme. Vaši zprávu jsme dostali." Najednou si jste jistí. Víte, že zpráva někoho došla.
Právě ten rozdíl mezi zmatkem a jistotou dělá e-mailová automatizace. Tento článek popisuje, jak posílat návštěvníkům automatické potvrzovací e-maily po odeslání, jak informovat svůj tým o nových odeslání a jak pomocí e-mailu zvýšit dokončování formulářů i důvěru.
Co dělá e-mailová automatizace formulářů
E-mailová automatizace formulářů znamená nastavit e-maily, které se po odeslání odesílají automaticky. Běžné jsou dva typy:
Potvrzovací e-maily návštěvníkovi: "Děkujeme za odeslání. Vaši zprávu jsme přijali a odpovíme do 24 hodin."
Upozornění pro váš tým: "Nové odeslání kontaktního formuláře od Jane Smith: jane@example.com. Zpráva: [podrobnosti odeslání formuláře]."
Oba mají svůj účel. Potvrzovací e-mail ujistí návštěvníka, že se něco stalo. Upozornění varuje váš tým, aby mohl odpovědět.
Proč jsou potvrzovací e-maily důležitější, než si myslíte
Potvrzovací e-mail dělá dvě věci:
Dokazuje návštěvníkovi, že jeho odeslání proběhlo. Bez něj to neví. To vede k duplicitním odesláním, e-mailům na podporu typu "dostali jste moje odeslání formuláře?" a ztrátě důvěry.
Nastavuje očekávání. V potvrzovacím e-mailu můžete říct, za jak dlouho se ozvete. "Odpovíme do 24 hodin" je slib. Dodržte ho. Když řeknete 24 hodin a odpovíte za 2, návštěvník je nadšený. Když řeknete 24 hodin a trvá to týden, je frustrovaný.
Typy e-mailů z formulářů
Potvrzovací e-maily
Odesílají se hned po odeslání formuláře. Měly by být stručné a uklidňující. Uveďte:
Poděkování. Potvrzení, že jste odeslání přijali. Kdy se může návštěvník odpovědi dočkat. (Volitelně) Shrnutí toho, co odeslal. (Volitelně) Další kroky nebo užitečné informace.
E-mail držte krátký. Jeden nebo dva odstavce. Většina lidí e-maily jen prolétne. Dlouhé potvrzovací e-maily zůstanou nepřečtené.
Upozornění pro váš tým
Odesílají se vašemu týmu nebo vám, když dorazí odeslání formuláře. Měla by obsahovat všechny podstatné informace, aby tým věděl, co dělat:
Jméno, e-mail a telefon návštěvníka (pokud je sbíráte). Co odeslal (pokud jde o pole se zprávou). Který formulář odeslal (pokud jich máte více). Přímý odkaz na celé odeslání ve vašem nástroji na formuláře.
Tyto e-maily jsou pro vnitřní použití. Udělejte je podrobné. Váš tým potřebuje všechny informace, aby mohl rychle odpovědět.
Podmíněné e-maily
Některé nástroje na formuláře umožňují posílat různé e-maily podle odeslání. Například: Pokud vybere "Obchodní dotaz", pošlete mu potvrzení z obchodního oddělení. Pokud vybere "Technická podpora", pošlete mu potvrzení z technické podpory.
Tato personalizace dělá zážitek relevantnější. Návštěvníci mají pocit, že se řeší právě jejich problém, a ne že dostali obecnou automatickou odpověď.
Jak nastavit e-mailovou automatizaci formulářů
Ve vašem nástroji na formuláře
Většina nástrojů na formuláře má e-mailovou automatizaci vestavěnou. Přihlaste se do nástroje. Najděte formulář. Hledejte nastavení "E-mail" nebo "Automatizace". Měli byste vidět možnosti jako:
Poslat potvrzovací e-mail odesílateli. Poslat upozornění na [vaši e-mailovou adresu]. Upravit předmět a text e-mailu.
Mnoho nástrojů má šablony, takže nemusíte psát od nuly. Vyberte šablonu, upravte ji podle své značky a uložte.
Testování automatizace
Než e-mailovou automatizaci zapnete, otestujte ji. Odešlete testovací formulář a zkontrolujte, jestli vám dorazí potvrzení i upozornění. Pokud jeden z nich nedorazí:
Zkontrolujte, že je e-mailová adresa správná. Podívejte se do složky se spamem (automatické e-maily tam občas skončí). Zkontrolujte e-mailová nastavení nástroje, jestli je automatizace zapnutá.
Časté problémy s e-mailovou automatizací
E-maily se neodesílají
Nejčastější příčinou je vypnuté nebo špatně nastavené e-mailové nastavení nástroje. Vraťte se do formuláře a zkontrolujte nastavení e-mailové automatizace. Je přepínač "zapnuto"? Je e-mailová adresa příjemce správná? Je tam testovací tlačítko, kterým můžete poslat zkušební e-mail?
E-maily končí ve spamu
Pokud vaše potvrzovací e-maily končí ve spamu návštěvníků, jde o problém s doručitelností. Nástroj e-maily odesílá, ale e-mailový poskytovatel příjemce si myslí, že by mohly být spam.
Doručitelnost zlepšíte tak, že jako odesílatele použijete e-mailovou adresu, která odpovídá vaší doméně. Pokud je váš web example.com, posílejte potvrzení z noreply@example.com, ne z obecné adresy bez odpovědi. Shoda domény signalizuje důvěryhodnost.
E-maily obsahují citlivé informace
Pokud váš formulář sbírá hesla, platební údaje nebo jiná citlivá data, nedávejte je do upozornění. Váš tým nepotřebuje vidět hesla v čisté podobě. Nástroj by citlivá data měl do e-mailu buď nezahrnout, nebo je automaticky skrýt (například zobrazit jen poslední 4 číslice čísla platební karty).
Osvědčené postupy pro potvrzovací e-maily formulářů
Uveďte jasný čas odpovědi: Řekněte návštěvníkovi, kdy se může odpovědi dočkat. "Odpovíme do 24 hodin" je lepší než žádný časový údaj.
Buďte osobní: Pokud máte jeho jméno, použijte ho. "Dobrý den, Jano" působí lépe než "Dobrý den".
Buďte struční: Tři nebo čtyři věty. Potvrzovací e-mail není místo pro nabídku ani prodejní sdělení.
Přidejte výzvu k akci, když dává smysl: Pokud má návštěvník udělat něco dalšího, řekněte mu to. "Máte-li dotazy, odpovězte na tento e-mail."
Označte ho svou značkou: Použijte své logo, barvy a tón komunikace, aby e-mail působil jako od vás, ne od obecného nástroje na formuláře.
Osvědčené postupy pro upozornění pro tým
Uveďte veškerý potřebný kontext: Váš tým by se neměl muset přihlašovat do nástroje na formuláře, aby viděl podrobnosti. Informace z odeslání dejte přímo do e-mailu.
Udělejte ho přehledný: Používejte řádkování a formátování, aby se e-mail četl snadno na první pohled.
Přidejte přímý odkaz: Vložte odkaz na celé odeslání v nástroji na formuláře. Tým by měl jedním kliknutím skončit na správném místě.
Neposílejte příliš často: Pokud máte formulářů hodně a posíláte upozornění na každé odeslání, zaplevelíte si schránku. U formulářů s velkým objemem zvažte denní souhrn ("tady jsou všechna dnešní odeslání") místo jednotlivých e-mailů.
Pokročilá automatizace: podmíněné e-maily podle odpovědí
Některé nástroje na formuláře umožňují posílat různé e-maily podle toho, co návštěvník odeslal. Pokud má váš formulář podmíněná pole, můžete posílat i podmíněné e-maily.
Příklad: Váš formulář se ptá "O jaký produkt máte zájem?" Pokud vybere "Produkt A", pošlete mu potvrzení o produktu A. Pokud vybere "Produkt B", pošlete jiné potvrzení o produktu B.
Vyžaduje to trochu víc nastavování, ale zážitek je pro každého návštěvníka mnohem relevantnější.
Jak WEMASY zachází s e-maily z formulářů
WEMASY umí po odeslání formuláře poslat návštěvníkovi potvrzovací e-mail. Můžete upravit předmět, text i adresu odesílatele, nebo potvrzení vypnout. Podobně můžete nastavit upozornění pro svůj tým na nová odeslání.
E-mailovou automatizaci nastavíte v nastavení formuláře ve WEMASY. Na ceníku zjistíte, jaké funkce e-mailu jsou součástí vašeho tarifu.