Čas na rozhovory s potenciálními zákazníky máte omezený. Stojí za to se potkat s těmi, kdo mají skutečnou potřebu, mohou si vaše řešení dovolit a mají pravomoc rozhodovat. Problém je, že nevíte, kteří zájemci splňují všechny tři podmínky, dokud si s nimi nepromluvíte. Formulář pro konzultaci nebo discovery call to řeší tím, že zájemce předem posoudí dřív, než strávíte hodinu hovorem, který nikam nevede.
Formuláře pro konzultaci a pro discovery call dělají podobnou práci, ale v různých fázích. Formulář pro konzultaci vyplní zájemce před rezervací času s vámi. Formulář pro discovery call používáte během hovoru nebo před ním, abyste posoudili příležitost. Oba typy používají promyšlené otázky, aby zjistily, jestli se někdo hodí, ještě než investujete svůj čas. Bez těchto formulářů přijímáte schůzky s kýmkoli, což znamená, že váš obchodní tým tráví čas se zájemci, kteří se hodí málo, místo těch s velkým potenciálem.
Co je formulář pro konzultaci?
Formulář pro konzultaci vyplní zájemce před rezervací konzultačního hovoru nebo schůzky s vámi. Je na vašem webu, obvykle napojený na rezervační systém s kalendářem nebo na vstupní stránku s rezervačním tlačítkem. Návštěvník klikne na "Domluvit konzultaci", vyplní své údaje a podrobnosti o své situaci a pak uvidí volné termíny, které si může rezervovat.
Formulář má jeden úkol. Získat dost informací, abyste věděli, jestli se vyplatí se s tou osobou potkat, a mohli se na rozhovor připravit. Obvykle zahrnuje jméno a kontaktní údaje, problém, který chce řešit, časový plán, rozpětí rozpočtu a to, kdo ho doporučil. Nejsou to obecné otázky. Každé pole tam má být proto, že odpověď mění to, jestli schůzku přijmete.
Formulář pro konzultaci funguje, protože filtruje dřív, než dojde k rezervaci. Zájemce ho vyplňuje s pocitem "Tenhle člověk chce pochopit mou situaci, než se potkáme", ne "Tenhle člověk zjišťuje, jestli mám cenu jeho času". Formulář působí jako spolupráce, ne jako výslech.
Co je formulář pro discovery call?
Formulář pro discovery call je jiný. Používáte ho během hovoru nebo těsně před ním, abyste posoudili příležitost. Některé týmy pošlou formulář 24 hodin před naplánovaným hovorem s prosbou "Řekněte nám víc o své situaci." Jiné nechají zájemce vyplnit ho v čekárně před začátkem hovoru. Několik týmů ho používá jako osnovu během hovoru a vyplňují ho, zatímco kladou otázky.
Formuláře pro discovery call jsou podrobnější než formuláře pro konzultaci. Zkoumají přesnou situaci zájemce, jeho současné řešení, co nefunguje, jak vypadá jeho úspěch, parametry rozpočtu, časový plán a kdo další to musí schválit. To jsou informace, podle kterých obchodní tým rozhoduje, jestli pokračovat, a jak své řešení představit.
Formuláře pro discovery call fungují, když působí jako rozhovor, ne jako výslech. Nejlepší z nich se používají jako nástroj během hovoru k zaznamenávání poznámek, zatímco mluvíte, ne jako překážka, než rozhovor vůbec začne.
Hlavní rozdíly mezi formulářem pro konzultaci a pro discovery call
Formuláře pro konzultaci jsou strážci brány. Odpovídají na otázku "Vyplatí se s tímto člověkem setkat?" Formuláře pro discovery call jsou rozhodčí. Odpovídají na otázku "Vyplatí se tento obchod sledovat?"
Formulář pro konzultaci je na vašem webu před domluvením schůzky. Někdo ho vyplní a pak uvidí váš kalendář. Formulář pro discovery call přijde po naplánování schůzky, ale před hovorem nebo během něj. Zájemce může formulář pro konzultaci přeskočit a rezervovat si termín přímo (některé týmy je nepoužívají), ale formulář pro discovery call je součástí vašeho obchodního procesu.
Formuláře pro konzultaci bývají krátké. Maximálně pět až osm otázek. Zájemce se chystá dostat do vašeho kalendáře, takže chce jít dál. Příliš mnoho otázek před rezervací zabíjí dokončení formuláře. Formuláře pro discovery call mohou být delší, protože zájemce se k hovoru už zavázal. Odpoví na 15 nebo 20 otázek, pokud mu to pomůže se připravit.
Formuláře pro konzultaci jsou o zájemci. Formuláře pro discovery call jsou o příležitosti. Formulář pro konzultaci se ptá "Kdo jste a jaká je vaše obecná situace?" Formulář pro discovery call se ptá "Řekněte nám všechno o tomto konkrétním projektu, abychom věděli, jak pomoci."
Kdy použít formulář pro konzultaci
Formulář pro konzultaci použijte, pokud chcete mít pod kontrolou svůj kalendář. Pokud si může váš čas rezervovat kdokoli, skončíte s hovory jeden za druhým s lidmi, kteří se nehodí. Formulář pro konzultaci před rezervačním kalendářem tomu zabrání.
Formulář pro konzultaci použijte, pokud jsou vaše služby drahé. Pokud za projekt účtujete $10,000+ nebo je váš paušál značný, měl by zájemce odpovědět na kvalifikační otázky dříve, než si zamluví váš čas. Měl by počítat s tím, že před rezervací poskytne informace, a vy byste měli počítat s tím, že před přijetím schůzky posoudíte, jestli se hodí.
Formulář pro konzultaci použijte, pokud máte více nabízených služeb a potřebujete lidi směrovat ke správné osobě. Formulář pro konzultaci se může zeptat "Co se snažíte vyřešit?" a podle odpovědi je nasměrovat na vašeho webdesignéra, marketingového stratéga nebo vývojáře. Směrování kalendářů šetří administrativní čas.
Formulář pro konzultaci použijte, pokud chcete snížit počet nedostavení se. Když někdo vyplní formulář pro konzultaci s podrobnostmi, investoval do procesu. Míra nedostavení klesá, když lidé musí před rezervací poskytnout informace.
Kdy použít formulář pro discovery call
Formulář pro discovery call použijte, pokud váš obchodní tým potřebuje jednotné informace k hodnocení příležitostí. Formulář zachytí stejná data od každého zájemce, takže můžete v obchodním přehledu srovnávat srovnatelné věci.
Formulář pro discovery call použijte, pokud máte složité řešení s mnoha možnými konfiguracemi. Obchodní tým potřebuje pochopit konkrétní situaci zájemce, aby věděl, co navrhnout. Formulář pro discovery call získá informace, které potřebuje, aby řešení správně představil.
Formulář pro discovery call použijte, pokud je váš obchodní cyklus dlouhý a rozhodování složité. B2B prodej s mnoha zainteresovanými osobami, velkými rozpočty a dlouhými lhůtami zavedení potřebuje formuláře pro discovery call, aby hned na začátku zachytil procesy schvalování rozpočtu, časová omezení a informace o rozhodovacích osobách.
Formulář pro discovery call použijte, pokud chcete svůj obchodní proces sledovat systematicky. Formulář pro discovery call se stane součástí pracovního postupu ve vašem CRM. U každé příležitosti jsou zachycena stejná pole, takže můžete vyhodnocovat tok obchodů, míru kvalifikace a rychlost prodeje.
Struktura formuláře pro konzultaci a strategie polí
Formulář pro konzultaci by nikdy neměl přesáhnout 8 otázek. Návštěvník je jedno kliknutí od rezervace vašeho kalendáře. Každé pole navíc vás stojí dokončená odeslání. Návštěvník opustí formulář o 15 polích a najde konkurenta, ke kterému je snazší se dostat.
Cílem je sbírat jen informace, které potřebujete k rozhodnutí, jestli schůzku přijmete. Pokud odpověď k tomuto rozhodnutí nepotřebujete, pole odstraňte.
Základní pole formuláře pro konzultaci
1. Jméno a kontaktní údaje. Vždy začněte jménem, e-mailem a telefonem. To není k diskusi.
2. Co vás sem přivádí? Použijte krátkou otevřenou otázku, například "Jaký problém se snažíte vyřešit?" nebo "Čeho chcete dosáhnout?" Z odpovědi poznáte, jestli se hodí. Pokud jeho odpověď nesouvisí s tím, co děláte, můžete schůzku v e-mailu odmítnout.
3. Časový plán. Zeptejte se "Kdy chcete začít?" nebo "Jak je to pro vás naléhavé?" Použijte rozbalovací seznam s možnostmi jako "Co nejdřív", "Do 30 dnů", "Za 3 až 6 měsíců", "Jen se rozhlížím". Odfiltrujete tak lidi ve fázi průzkumu, pokud se chcete setkávat jen s těmi, kdo chtějí brzy začít.
4. Rozpočet nebo rozpětí investice. Zeptejte se "S jakým rozpětím rozpočtu počítáte?" Zeptat se na to je nepříjemné, ale nezbytné. Použijte rozpětí, ne otevřené pole ($5K-10K, $10K-25K, $25K-50K, $50K+). Lidé je vyplní upřímněji než volný text a získáte srovnatelná data. Pokud někdo hledá řešení za $500 a vaše minimum je $5,000, oba ušetříte čas, když to víte hned na začátku.
5. Otázka na pravomoc a rozhodovací osobu. Zeptejte se "Jste hlavní osobou rozhodující o tomto projektu?" nebo "Kdo další se bude na rozhodnutí podílet?" Pokud je odpověď "Musím to schválit u šéfa", víte, že obchodní cyklus bude delší. Pokud musí schvalovat víc lidí, vaše konzultace se může změnit ve skupinový hovor nebo bude potřebovat souhlas lidí, kteří v prvním rozhovoru nebyli.
6. Zdroj. Zeptejte se "Jak jste se o nás dozvěděli?" To jsou marketingová data. Zjistíte, které kanály přinášejí kvalitní zájemce. Pokud Google přináší zájemce s vážným rozpočtem a doporučení přinášejí ty, kdo se jen rozhlížejí, budete marketingové výdaje optimalizovat jinak.
7. Obor nebo typ firmy. Zeptejte se "V jakém oboru pracujete?" nebo "Jaký typ firmy máte?" Pokud se specializujete na určité obory, pomůže vám to nasměrovat zájemce ke správné osobě nebo přizpůsobit přístup během hovoru.
8. Další souvislosti (nepovinné). Zeptejte se "Je ještě něco, co byste nám chtěli před hovorem sdělit?" Toto pole je nepovinné. Zachytí cokoli, co se nevejde do strukturovaných polí, ale může být pro váš tým důležité.
Na co se ve formuláři pro konzultaci NEPTAT
Neptejte se na věci o vašem řešení. "Kolik máte členů týmu?" nebo "Jakou platformu právě používáte?" může být pro vaši nabídku důležité, ale pro rozhodnutí, jestli schůzku přijmout, ne. Tyto otázky položte během hovoru, ne ve formuláři.
Neptejte se na různé varianty téže otázky. "Jaká je největší výzva, které čelíte?" a potom "Řekněte nám o dalších výzvách" jsou dvě otevřená pole, která se ptají na totéž. Vyberte jedno.
Neptejte se na podrobné informace, které zajímají jen váš obchodní tým. "Popište prosím své technické nastavení" nebo "Řekněte nám o svém současném pracovním postupu" patří do formuláře pro discovery call, který přijde během hovoru nebo před ním, ne do rezervačního formuláře. Snažíte se, aby si rezervovali termín, ne aby před schůzkou provedli technický audit.
Struktura formuláře pro discovery call a strategická pole
Formulář pro discovery call unese víc polí, protože se zájemce k hovoru už zavázal. Můžete se ptát na 15 až 20 otázek, pokud jsou dobře uspořádané a snadno se na ně odpovídá. Ale víc otázek stále znamená nižší míru dokončení. Držte se polí, na kterých pro váš obchodní proces záleží.
Základní části formuláře pro discovery call
Část 1: Situace. Začněte pochopením současného stavu zájemce. Použijte otázky jako "Popište svou současnou situaci", "Co nefunguje na tom, co máte teď?" nebo "Provedte nás svým dnešním postupem." Tyto otázky pomáhají vašemu týmu pochopit, s čím se zájemce potýká. Odpověď zabere čas, ale jsou na začátku formuláře, dřív než se dostaví únava z vyplňování.
Část 2: Cíl. Zeptejte se "Jak vypadá úspěch?" nebo "Co by se muselo změnit, abyste to považovali za vyřešené?" To je zásadní. Zájemce může chtít zvýšit tržby, snížit náklady, ušetřit čas nebo zlepšit kvalitu. Vaše řešení se k různým cílům hodí různě. Pochopení jeho cíle utváří vaše doporučení.
Část 3: Omezení. Zjistěte rozpočet, časový plán a technická omezení. Zeptejte se "S jakým rozpětím rozpočtu počítáte?" "Kdy to potřebujete mít hotové?" "Existují technická omezení, o kterých bychom měli vědět?" To jsou pevné hranice, které rozhodují o tom, jestli je vaše řešení použitelné.
Část 4: Rozhodovací proces. Zeptejte se "Kdo další to musí schválit?" "Jaký je váš termín rozhodnutí?" "Co byste potřebovali vidět, abyste šli dál?" Tyto otázky odhalí, jestli mluvíte s rozhodovací osobou, nebo s někým, kdo ji jen ovlivňuje, jak dlouhý bude obchodní cyklus a v jaké fázi obchod je.
Část 5: Současný stav. Zeptejte se "Jaké nástroje nebo dodavatele nyní používáte?" "Kolik na to teď utrácíte?" Tyto otázky vám pomohou pochopit vaši konkurenční pozici a náklady na přechod, kterým zájemce čelí.
Mobil a úvahy před hovorem
Někteří zájemci vyplňují formuláře pro discovery call na telefonu v pěti minutách před začátkem hovoru. Jiní je dokončí na počítači den předem. Váš formulář musí fungovat na obojím. Textová pole držte krátká. Pokud je to možné, nežádejte odpovědi v rozsahu eseje. Kde to jde, používejte hodnocení, rozbalovací seznamy nebo výběr z možností. Zájemce, který formulář vyplňuje na mobilu, by neměl psát tři odstavce na malé obrazovce.
U formulářů poslaných před hovorem přidejte poznámku: "Při rozhovoru na to budeme odkazovat. Pomůže nám to připravit se na to, co je pro vás nejdůležitější." Formulář tak působí jako spolupráce, ne jako vniknutí.
Umístění formuláře pro konzultaci a propojení s rezervací
Formulář pro konzultaci je mezi vaší vstupní stránkou a rezervačním kalendářem. Někdo klikne na "Domluvit konzultaci" nebo "Rezervovat schůzku", vyplní formulář a pak uvidí váš kalendář s volnými časy.
Většina týmů používá kalendářové nástroje, které umožňují předběžné vyřazení podle formuláře. Můžete nastavit pravidla jako "Ukaž volné termíny, jen pokud je rozpočet nad $10K" nebo "Nasměruj na osobu A, pokud vybrali službu X." Tato automatizace vašemu týmu ušetří kontrolu formulářů a ruční blokování kalendářů.
Pokud váš kalendářový nástroj předběžné vyřazení podle formuláře nepodporuje, máte dvě možnosti. Buď formuláře kontrolovat a ručně povolit nebo zamítnout přístup k rezervaci, nebo vytvořit chytrý formulář, který podle odpovědí zájemce pošle různé rezervační odkazy. Pokud odpoví "Potřebuji pomoc s X", pošlete ho do kalendáře svého specialisty na X. Pokud odpoví "Potřebuji pomoc s Y", pošlete ho do kalendáře svého specialisty na Y.
Formulář by se měl zobrazit na stejné stránce nebo hned po kliknutí na CTA, ne být ukrytý na samostatné stránce. Čím méně kroků mezi "Chci si rezervovat" a "Mohu si rezervovat", tím vyšší konverze. Tři stránky (kliknutí na CTA, formulář, kalendář) jsou přijatelné. Pět stránek (kliknutí na CTA, formulář, kontrola, potvrzení, kalendář) dokončení zabíjí.
Načasování formuláře pro discovery call a propojení s obchodním procesem
Některé týmy posílají formulář pro discovery call 24 hodin před naplánovaným hovorem se zprávou typu "Abychom se mohli připravit, vyplnili byste to prosím před naším setkáním?" Váš tým tak dostane čas, aby odpovědi prošel a přišel připravený.
Jiné týmy nechají zájemce vyplnit formulář během hovoru. Váš obchodník je na hovoru a dělá si poznámky a formulář je jen strukturovaný systém pro poznámky. Formulář se stane zápisem z hovoru. Funguje to, když je formulář navržený k vyplňování během rozhovoru, ne k zodpovídání jako domácí úkol.
Několik týmů používá formuláře pro discovery call jako asynchronní příjem před hovorem. Zájemci ho vyplní, zatímco čekají, a váš tým ho zkontroluje, než hovor začne. Váš obchodník tak nikdy nemluví s nepřipraveným zájemcem.
Ať zvolíte jakékoli načasování, očekávání nastavte hned na začátku. Pokud posíláte formulář před hovorem, dejte jim vědět, když pošlete pozvánku do kalendáře. "Posíláme krátký formulář pro přípravu. Zabere asi 10 minut." Nepřekvapujte je dlouhým formulářem večer před hovorem.
Posuzování zájemců bez přehnané přísnosti
Formulář pro konzultaci zájemce filtruje, ale může také odradit dobré zájemce. Pokud formulář působí tak, že rozhodujete, jestli se vyplatí se s nimi setkat, ještě než dostanou šanci se vysvětlit, najdou si konkurenta s jednodušším přístupem.
Rovnováha spočívá v tom, že se ptáte na dost informací k posouzení, ale ne na tolik, abyste působili dotěrně. Otázky na rozpočet a časový plán jsou v pořádku. Pomáhají vám i zájemci zjistit, jestli to dává smysl. Ale žádat podrobný technický audit nebo úplnou analýzu firmy předtím, než se s vámi setkají, působí jako práce, ne jako rozhovor.
Nejlepší formuláře pro konzultaci obsahují větu jako "Tyto otázky klademe, abychom se mohli na rozhovor připravit a ujistit se, že to je správná volba pro nás oba." Formulář tak působí jako vzájemné posouzení, ne jednostranné hlídání vstupu.
U formulářů pro discovery call to formulujte stejně. "Tyto otázky nám pomáhají pochopit vaši konkrétní situaci, abychom mohli zjistit, jak vám nejlépe pomoci." Je to pravda a působí to jako spolupráce, ne jako vniknutí.
Zvyšování míry dokončení formuláře pro konzultaci
Formulář pro konzultaci s 8 otázkami by měl mít míru dokončení 70 až 80 procent, pokud je správně umístěn a působí nezbytně. Pokud je vaše míra dokončení pod 60 procenty, něco ve formuláři způsobuje překážky.
Nejčastějšími překážkami jsou příliš mnoho polí, nejasné otázky nebo otázky na rozpočet a pravomoc, které působí dotěrně. Pokud zájemci formulář opouštějí u otázky na rozpočet, buď ji odstraňte, nebo přeformulujte. "S jakým rozpětím rozpočtu počítáte?" působí méně dotěrně než "Kolik jste ochotni utratit?" První je spolupráce. Druhá působí, jako byste je zkoušeli.
Ukažte postup. Pokud má formulář více kroků nebo částí, ukažte "Krok 1 ze 3", aby zájemce věděl, že před sebou nemá nekonečný formulář. Zájemce může dokončit třikrokový formulář, ale opustit jednostránkový formulář o 15 polích, protože jedna stránka působí ohromujícím dojmem.
Požadavky na pole držte na minimu. Jako povinná označte jen skutečně nezbytná pole. Když někdo přeskočí pole "obor", můžete mít stále dobrý hovor. Když přeskočí telefonní číslo, nemůžete ho zastihnout. Povinná pole by měla být jméno, e-mail, popis problému a časový plán. Všechno ostatní může být nepovinné.
Formulář před spuštěním vyzkoušejte na mobilu. Pokud jsou pole stísněná nebo se špatně klepou, dokončení klesá. Pole by měla být vysoká alespoň 44 pixelů, aby se do nich palcem dalo přesně trefit. Popisky by měly být nad poli, ne vedle nich.
Zvyšování míry dokončení formuláře pro discovery call
Formuláře pro discovery call se dokončují méně často než formuláře pro konzultaci, protože se ptají do větší hloubky. Formulář pro discovery call s 15 otázkami může mít dokončení 50 až 70 procent. Pokud je to u vás pod 50 procenty, lidé formulář opouštějí dřív, než ho dokončí.
Největším zabijákem dokončení jsou otevřená textová pole. Každá otázka, která vyžaduje napsat odstavec, míru dokončení snižuje. Otevřených otázek mějte maximálně tři. Na všechno ostatní používejte hodnocení, rozbalovací seznamy, výběr z možností a řazení. Zájemce odpoví na "Ohodnoťte svou současnou situaci od 1 do 5" rychleji, než napíše odstavec, který ji popisuje.
Související otázky seskupte pod jasné nadpisy částí. Zájemce uvidí "Část 1: Situace" a ví, jaký druh otázek má čekat. Bez nadpisů působí přeskakování mezi tématy chaoticky a lidé odcházejí.
Ptejte se v pořadí podle důležitosti. Pokud jsou vaše tři nejdůležitější otázky na konci a zájemce odejde po prvních pěti, přijdete o data, na kterých vám záleží nejvíc. Začněte nejdůležitějšími otázkami.
U formulářů posílaných před hovorem se ozvěte telefonicky nebo zprávou, pokud ho někdo nedokončí. "Poslali jsme formulář, který nám pomůže se připravit. Můžeme vám s ním nějak pomoci?" Jemné popostrčení přivede zpět 20 až 30 procent lidí, kteří začali, ale nedokončili.
Jak WEMASY pomáhá s formuláři pro konzultace a discovery call
Tvůrce formulářů ve WEMASY vám umožní vytvářet formuláře pro konzultace i discovery call s podmíněnou logikou. Vytvořte krátký formulář pro konzultaci se směrováním podle druhu služby, kterou zájemce vybere, nebo navrhněte víckrokový formulář pro discovery call, který se ptá na různé věci podle jeho situace. Všechna odeslání přistanou v administraci tvůrce webů, kde můžete sledovat míru dokončení, vidět, která pole mají nejvyšší opouštění, a propojit odpovědi z formulářů se svým CRM. Víc o tom, jak formuláře pomáhají obchodním výsledkům, najdete v našem průvodci webové formuláře a jejich význam.