Formulář pro nahrání souboru je jakýkoli formulář na vašem webu, který návštěvníkům umožní připojit k odeslání dokument, obrázek nebo soubor. Na rozdíl od běžných kontaktních formulářů, které zachytí jen text, formuláře pro nahrání souboru zajistí samotný přenos souboru, takže vše dorazí pohromadě na jedno místo.
Vezměte jakoukoli situaci, kdy vám návštěvník potřebuje poslat soubor. Uchazeč o práci s připojeným životopisem. Klient, který nahrává zadání designu. Pacient, který odesílá lékařské zprávy. Zákazník, který posílá snímek obrazovky s chybou. Řemeslník, který posílá fotografie před a po. Dodavatel, který nahrává svůj certifikát. Pokaždé si návštěvník musí vybrat: připojit soubor k e-mailu, použít samostatnou službu pro sdílení souborů, nebo slovy popsat, co chce poslat.
Každé z těchto náhradních řešení zabírá čas a vytváří překážky. Formulář pro nahrání souboru tu překážku odstraní. Říká návštěvníkovi: připojte vše, co potřebujete poslat, přímo tady. Vyberou soubor, vyplní zbytek formuláře a odešlou. Žádné samostatné e-maily. Žádná překvapení s velikostí souboru. Žádný ztracený kontext. Všechno v jednom odeslání, které přistane ve vaší administraci.
Proč jsou formuláře pro nahrání souboru důležitější, než si myslíte
Většina majitelů webů bere nahrávání souborů jako bonusovou funkci. Hezkou věc, kterou lze přidat, když to vyvstane. Formuláře pro nahrání souboru ale řeší dva zásadní problémy, na které čistě textové formuláře nestačí.
Za prvé snižují počet opuštěných formulářů. Když návštěvník začne vyplňovat formulář a zjistí, že potřebuje připojit podklady, mnozí se zastaví a hledají jiný způsob odeslání. Pokud musí poslat e-mail zvlášť, možná se už vůbec neozvou. Formulář, který přijme soubory hned na místě, je udrží v plynulém postupu.
Za druhé vytvářejí úplná odeslání. Když je soubor nahrán přes formulář, zůstává s tím odesláním navždy spojený. Když soubor přijde e-mailem, během pár dní se od dat z formuláře oddělí. Po měsících se díváte na odeslání a přemýšlíte, které soubory k němu patří. Nahraný soubor zůstává připojený přesně k tomu odeslání, se kterým přišel.
Co všechno formulář pro nahrání souboru opravdu potřebuje
Formulář pro nahrání souboru není jen pole pro nahrání. Potřebuje několik prvků, které spolupracují, aby návštěvník věděl, co má dělat, jaké soubory jsou přijatelné a co bude následovat. Začněte tím, že budete u požadavků konkrétní a otevření.
Požadavky na typ souboru jasně uvedené předem
Nenuťte uživatele hádat, jaké formáty přijímáte. Zobrazte přesně, které typy souborů jsou podporované, přímo vedle pole pro nahrání. "Přijímané formáty: PDF, DOC, JPG, PNG" je jasné. "Nahrajte dokument" není. Buďte konkrétní v tom, co potřebujete. Pokud přijímáte jen PDF, napište to. Pokud přijímáte obrázky, ale jen ve formátu JPG nebo PNG, uveďte to. Pokud přijímáte designové soubory, vyjmenujte je.
Zabráníte tím tomu, aby uživatelé nahráli nekompatibilní soubory a dostali chybu poté, co už do formuláře vložili čas. Ukažte pravidla dřív, než něco nahrají, aby mohli hned napoprvé vybrat správný soubor. Uživatelé jasnost oceňují.
Limity velikosti souboru uvedené předem
Jasně uveďte maximální velikost souboru, kterou přijímáte. "Maximální velikost souboru: 5 MB" nebo "Maximální velikost souboru: 10 MB na soubor" odstraní veškeré hádání. Nenuťte uživatele zjišťovat limit tím, že nahrají příliš velký soubor. Pokud přijímáte více souborů, uveďte i celkový limit. "Můžete nahrát až 3 soubory po 5 MB, celkem 15 MB" je důkladné a užitečné.
Nastavte reálné limity podle toho, co skutečně potřebujete. 5 MB zvládne většinu dokumentů, souborů PDF a běžných obrázků. 10 MB pokryje větší designové soubory. Přesáhnout 20 MB je zřídka nutné a zpomaluje nahrávání uživatelům s pomalejším připojením.
Sdělení o bezpečnosti a ochraně souborů
Uživatelé se o nahrávání souborů obávají. Přemýšlejí, jestli jejich soubor zůstane soukromý. Přemýšlejí, jestli soubor, který nahrávají, nemůže způsobit problémy nebo je vystavit riziku. Obě obavy řešte přímo.
Nejdřív je ujistěte, že jejich soubory jsou z vaší strany v bezpečí. "Vaše soubory jsou před zpracováním kontrolovány na bezpečnostní hrozby" nebo "Všechny nahrané soubory jsou šifrovány a bezpečně uloženy" dává uživatelům jistotu. Pokud váš web používá šifrování SSL (což weby WEMASY používají), zmiňte to. "Vaše nahrávání je chráněno šifrováním SSL" uklidňuje a je pravdivé.
Potom vysvětlete, jak jejich soubory používáte. Přidejte větu, která váš záměr objasní. "Nahrané soubory používáme jen ke zpracování vaší žádosti a nesdílíme je s třetími stranami" nebo "Vaše soubory slouží jen k interní kontrole." Pokud existuje konkrétní účel, uveďte ho. "Nahrané fotografie posuzujeme, abychom vám dali zpětnou vazbu k vašemu návrhu" je průhlednější než nic neříct. Průhlednost buduje důvěru.
Můžete také odkázat na zásady ochrany osobních údajů nebo obchodní podmínky, pokud zacházení se soubory pokrývají. Přidejte odkaz typu "Podrobnosti o tom, jak nakládáme s nahranými soubory, najdete v našich zásadách ochrany osobních údajů", aby ho našli uživatelé, kteří chtějí víc.
Přehledné pole pro nahrání nebo oblast pro přetažení
Mechanismus nahrávání by měl být vizuálně zřejmý a okamžitě srozumitelný. Mnoho tvůrců formulářů nabízí dva přístupy. Tlačítko s textem "Vybrat soubor" nebo "Vybrat soubory", které otevře výběr souboru. Nebo zónu pro přetažení s textem jako "Přetáhněte sem svůj životopis nebo klikněte a vyhledejte". Obojí funguje dobře. Přetažení je o trochu rychlejší, protože vyžaduje méně kliknutí a na počítači působí přirozeněji. Tlačítko je na mobilu spolehlivější, protože ne všechny telefony zvládají přetahování dobře.
Nejlepší formuláře pro nahrání souboru nabízejí obojí. Ukažte oblast pro přetažení jako hlavní způsob, ale pod ni dejte záložní tlačítko, aby uživatelé, kteří přetahování nerozumí, mohli místo toho kliknout a vyhledat. V obou případech by zóna pro nahrání měla být dost velká, aby bylo zřejmé, že se dá kliknout, a jasně odlišená od běžných textových polí.
Krátký popis nebo pole s kontextem
Samotný soubor vám toho moc neřekne. Životopis je životopis, ale na jakou pozici? Snímek obrazovky je snímek obrazovky, ale jaký problém ukazuje? Dokument je dokument, ale jaká je to verze a proč ho uživatel posílá? Přidejte textové pole, kam mohou napsat pár slov o souboru. Nechte ho nepovinné, pokud je soubor sám o sobě srozumitelný. Udělejte ho povinným, pokud na kontextu opravdu záleží.
Je to něco jiného než pole s popisem celého formuláře. Týká se to výhradně samotného souboru. "Toto je můj životopis na pozici marketingového manažera" vám přesně řekne, kam tento dokument patří.
Základní pole formuláře jako jméno a e-mail
I když sbíráte soubor, stále potřebujete vědět, kdo ho posílá. Jméno a e-mail jsou nezbytné. Formulář tato pole potřebuje, abyste se mohli ozvat tomu, kdo soubor odeslal. Bez nich je soubor jen plovoucí dokument bez přiřazeného vlastníka.
Odesílací tlačítko, které jasně vyjadřuje akci
Tlačítko s textem "Nahrát" nebo "Odeslat" musí být výrazné a snadno k nalezení. Nepoužívejte slabé formulace jako "Další" nebo "Pokračovat". Uživatel by měl vědět, že kliknutím na toto tlačítko nahraje soubor a dokončí odeslání. Udělejte tlačítko výraznou barvou, která vyniká nad zbytkem formuláře.
Časté chyby, které zabíjejí dokončování formulářů pro nahrání souboru
Žádost o soubory ve špatném kontextu
Pokud je váš formulář určen lidem, kteří nic nahrávat nepotřebují, pole pro soubor nezařazujte. Vytváří zmatek. Jednoduchý kontaktní formulář by neměl mít nepovinné pole pro nahrání souboru. Uživatelé ho uvidí a přemýšlejí, jestli mají něco nahrát, bojí se, že jejich odeslání bude neúplné, pokud to neudělají, nebo mají pocit, že se formulář ptá na příliš mnoho. Pole pro nahrání souboru patří do formulářů, kde je odeslání souboru skutečně součástí procesu. Žádosti o práci. Podpůrné požadavky s chybovými hlášeními. Poptávky nabídky, kde záleží na designovém souboru. Zadání projektu, které potřebují vysvětlující podklady. Formuláře pro nahrání souboru používejte jen tehdy, když jsou soubory k odeslání skutečně relevantní.
Neověřování typů nebo velikostí souborů v reálném čase
Pokud uživatel nahraje 50 MB soubor PowerPoint do formuláře, který přijímá jen PDF do 5 MB, řekněte mu to okamžitě. Nečekejte, až vyplní celý formulář a klikne na odeslání, a teprve pak ukažte chybu, že soubor není kompatibilní. Ověřování v reálném čase znamená kontrolu typu a velikosti souboru ve chvíli, kdy je vybrán nebo přetažen. Pokud nesplňuje vaše požadavky, ukažte hned užitečnou zprávu, aby mohl vybrat jiný soubor a neztratil zbytek rozpracovaného formuláře.
Skrývání bezpečnostních informací před uživateli
Uživatelé mají oprávněné obavy z nahrávání souborů. Přemýšlejí, jestli jejich soubor zůstane soukromý. Bojí se virů nebo narušení bezpečnosti. Pokud váš web používá šifrování SSL (což používá každý web WEMASY), zmiňte to. "Vaše nahrávání je šifrované a zabezpečené" dává uživatelům jistotu. Pokud jsou soubory uloženy bezpečně a přístupné jen vašemu týmu, napište to. Bezpečnost není jen záležitost zázemí. Uživatelé musí mít jistotu, že je jejich soubor v bezpečí.
Neposkytnutí zpětné vazby po nahrání
Poté, co uživatel soubor nahraje, ukažte potvrzení. Ukazatel postupu během nahrávání souboru. Zaškrtnutí nebo zelenou zprávu o úspěchu po dokončení nahrání. Potom jasnou zprávu "Soubor přijat", když je odeslán celý formulář. Bez zpětné vazby uživatelé nevědí, jestli jejich nahrání opravdu proběhlo. Mohou formulář odeslat několikrát v domnění, že soubor nedošel. Zpětná vazba je zdarma a výrazně zlepšuje míru dokončení.
Jak bezpečně nastavit nahrávání souborů
Nahrávání souborů přináší dvě bezpečnostní vrstvy, na které musíte myslet. První je ochrana vaší značky a systémů před škodlivými soubory. Druhá je ochrana vašich uživatelů tím, že nahrané soubory zůstanou soukromé a zabezpečené.
Ochrana vaší značky před nebezpečnými soubory
Ne každý soubor, který dorazí, je tím, čím tvrdí, že je. Soubor označený "dokument.pdf" může být ve skutečnosti spustitelný program určený k poškození vašich systémů. Váš tvůrce formulářů musí nahrané soubory před uložením zkontrolovat a ověřit. Tvůrce formulářů ve WEMASY to dělá automaticky. Každý soubor je před přijetím zkontrolován na malware a hrozby. Pokud soubor ověření nesplní, je okamžitě odmítnut a uživatel je upozorněn.
Typy souborů vždy omezte jen na to, co skutečně potřebujete. Pokud potřebujete jen životopisy, přijímejte PDF a DOC, nic jiného. Omezení typů je vaše první linie obrany před náhodným nebo zlomyslným nahráním. Nepřijímejte všechny typy souborů jen kvůli flexibilitě. Méně povolených typů znamená méně bezpečnostních rizik.
Nastavte reálný limit velikosti souboru. 5 MB zvládne většinu dokumentů a obrázků. 10 MB pokryje větší designové soubory nebo vícestránkové dokumenty. Přesáhnout 20 MB je obvykle zbytečné a zpomaluje nahrávání uživatelům s pomalejším připojením. Limity velikosti vás také chrání před zahlcením úložiště a útoky, které mají úložiště ucpat.
Ochrana soukromí a dat uživatelů
Uživatelé nahrávají soubory, které mohou obsahovat citlivé informace. Jejich životopis může obsahovat domácí adresu. Jejich designový soubor může obsahovat práci pro klienta. Jejich snímek obrazovky může ukazovat soukromá data. Tyto soubory musí zůstat soukromé a přístupné jen vašemu týmu.
Nahrané soubory ukládejte bezpečně tam, kam veřejnost nemá přístup hádáním adresy URL. WEMASY ukládá nahrávky do soukromého adresáře, takže jsou dostupné jen přes administraci odeslání formulářů. Návštěvník nemůže procházet veřejnou složku a stahovat náhodné soubory, které nahráli jiní. Soubory, které prošly vašimi formuláři, vidí a stahují jen lidé s přístupem k vašemu účtu. Soubory jsou šifrovány při přenosu i v klidu, takže jsou chráněny před zachycením.
Řekněte uživatelům, jak dlouho jejich soubory uchováte. Pokud odeslání po 30 dnech mažete, napište to. Pokud je archivujete trvale, napište i to. Průhlednost ohledně uchovávání dat buduje důvěru. Tuto informaci můžete přidat do zásad ochrany osobních údajů nebo přímo na stránku s potvrzením odeslání formuláře.
Kdy použít formuláře pro nahrání souboru místo jiných řešení
Formuláře pro nahrání souboru fungují nejlépe, když potřebujete, aby jednotliví návštěvníci odeslali jeden nebo několik souborů jako součást určené žádosti. Žádost o práci. Podpůrný požadavek. Poptávka nabídky. Členský formulář, který potřebuje kopii licence.
Pokud potřebujete průběžně sdílet soubory se stejnou osobou, může být lepší sdílený disk nebo odkaz na cloudové úložiště. Pokud potřebujete, aby si váš tým sdílel soubory interně, použijte firemní nástroj pro spolupráci, ne webový formulář. Formuláře pro nahrání souboru jsou pro konkrétní jednorázová odeslání od externích návštěvníků.
Další hledisko je rozsah. Formulář pro nahrání souboru funguje skvěle pro 50 žádostí týdně. Pokud očekáváte tisíce nahrání denně, vaše infrastruktura a nároky na úložiště se zkomplikují. Pro většinu malých a středních značek je ale nahrávání souborů přes formulář jednoduché, cenově dostupné a účinné.
Jak WEMASY pomáhá s nahráváním souborů
Tvůrce formulářů ve WEMASY vám umožní přidat pole pro nahrání souboru do jakéhokoli formuláře. Vytvořte jednoduchý přihlašovací formulář se jménem, e-mailem, shrnutím zkušeností a polem pro nahrání životopisu. Sestavte formulář pro podpůrný požadavek s popisem a oblastí pro přílohu. Navrhněte formulář pro poptávku nabídky, který přijímá soubory projektu. Přidejte nahrávání souborů do stávajících kontaktních formulářů, aby návštěvníci mohli připojit podklady, aniž by opustili váš web.
Nastavte, které typy souborů přijímáte, zadejte maximální velikost a rozhodněte, jestli je povoleno více souborů. Zbytek zařídí WEMASY. Soubory jsou zkontrolovány a bezpečně uloženy. Každé nahrání vidíte v administraci odeslání formulářů a soubory můžete stahovat přímo. Žádná samostatná e-mailová schránka. Žádné hledání v úložišti souborů. Všechno propojené s odesláním, ze kterého pochází.
Navštivte náš tvůrce formulářů a vytvořte svůj první formulář pro nahrání souboru, nebo si přečtěte, jak se formuláře WEMASY propojují s vaším webem a pracovním postupem.