Někdo vyplňuje formulář na telefonu, sedí v autě před schůzkou. Odešle ho. Odeslání dorazí do nástroje na formuláře. Váš obchodní tým ho má dostat do CRM. Nebo ne? Většinou ho nedostane, protože oba systémy nejsou propojené.
Tento článek popisuje, jak funguje propojení formuláře s CRM, které CRM systémy se s formuláři dobře snášejí a jak vše nastavit, aby nová odeslání přicházela do CRM automaticky a nikdo nemusel data ručně kopírovat.
Co je CRM a proč na něm záleží
CRM (systém pro správu vztahů se zákazníky) je centrální místo, kde žije váš obchodní tým. Představte si digitální kartotéku se záznamy o každém zájemci a zákazníkovi. CRM uchovává kontaktní údaje, sleduje každý odeslaný e-mail, eviduje každý telefonát a každou schůzku a ukazuje, v jaké fázi prodeje jednotlivé obchody jsou.
Když zájemce odešle formulář, měl by se ve vašem CRM stát kontaktem. Obchodní tým pak v CRM vidí všechno o dané osobě: odeslaná data z formuláře, všechny interakce i dřívější konverzace. Bez CRM musí tým procházet několik systémů nebo se ptát "ozvali se nám už od této osoby?"
Existuje mnoho oblíbených CRM systémů. Každý funguje trochu jinak, ale všechny slouží stejnému účelu: mít informace o zákaznících na jednom místě.
Proč propojit formuláře s CRM
CRM (systém pro správu vztahů se zákazníky) je místo, kde žije váš obchodní tým. Sleduje každou interakci, každý obchod, každou konverzaci se zájemcem. Když dorazí odeslání formuláře, mělo by se do CRM dostat automaticky. Bez tohoto propojení odeslání leží v nástroji na formuláře a váš obchodní tým netuší, že přišel nový zájemce.
Ruční zadávání dat zabíjí rychlost. Než někdo zkopíruje odeslání z nástroje na formuláře do CRM, uplynou hodiny. V prodeji na hodinách záleží. Čím pomaleji odpovíte, tím nižší je vaše konverze.
Jak funguje propojení formuláře s CRM
Když propojíte formulář s CRM, děje se toto: Někdo odešle váš formulář. Nástroj na formuláře odeslání přijme. Nezastaví se u toho a data odeslání automaticky pošle do vašeho CRM. CRM je přijme a vytvoří nový kontakt (nebo aktualizuje existující, pokud už dotyčný formulář někdy odeslal). Váš obchodní tým nového zájemce vidí okamžitě.
Stane se to během pár sekund. Nikdo nemusí nic dělat ručně.
Nativní integrace a nástroje pro automatizaci
Formuláře lze s CRM propojit dvěma způsoby.
Nativní integrace
Nástroj na formuláře má s CRM vestavěné propojení. Jednou se přihlásíte (svými přihlašovacími údaji do CRM), namapujete pole formuláře na pole v CRM (pole e-mail ve formuláři odpovídá poli e-mail v CRM) a máte hotovo. Odeslání začnou proudit automaticky.
Nativní integrace se nastavují rychle a nevyžadují žádné technické znalosti. Nevýhodou je, že tvůrce nástroje musí pro váš CRM vytvořit konkrétní integraci. Pokud ji nemá, tuto metodu použít nemůžete.
Nástroje pro automatizaci (automatizační služby, vlastní webhooky)
Pokud váš nástroj na formuláře nemá s vaším CRM nativní integraci, můžete použít nástroj pro automatizaci. Automatizační služby umožňují vytvářet "recepty" typu "když se odešle formulář, vytvoř kontakt v mém CRM". Propojí téměř libovolné dvě služby.
Výhodou je flexibilita. Nevýhodou, že přibývá další služba (většina se platí měsíčně) a je potřeba základní znalost nastavení.
Hlavní integrace s CRM a jak fungují
Marketingové CRM typu vše v jednom
Marketingové CRM typu vše v jednom se nativně propojují s většinou významných nástrojů na formuláře. Propojení je jednoduché: přihlásit, namapovat pole, hotovo. Mnohé mají štědrou verzi zdarma, a proto mnoho nástrojů nabízí integraci bez příplatku.
Odeslání se do CRM dostanou jako kontakty. Pokud e-mailová adresa už existuje, CRM aktualizuje stávající kontakt. Pokud je nová, vytvoří nový záznam kontaktu.
Podniková CRM
Integrace s podnikovými CRM se liší podle nástroje na formuláře. Některé nástroje mají nativní integraci, jiné ne. Pokud ji váš nástroj nemá, můžete formuláře s CRM propojit pomocí automatizačních nástrojů s trochou nastavování.
Odeslání obvykle přicházejí do podnikového CRM jako leady (pokud je nenastavíte jako kontakty). Váš obchodní tým je vidí ve frontě leadů okamžitě.
CRM zaměřená na obchodní pipeline
CRM zaměřená na obchodní pipeline mají nativní integraci s některými nástroji na formuláře a s jinými ne. V nabídce integrací svého nástroje zkontrolujte, jestli je váš CRM uveden. Pokud ano, nastavení bývá přímočaré. Pokud ne, dobře poslouží nástroj pro automatizaci.
Tato CRM obvykle berou odeslání formulářů jako osoby (kontakty). Integraci můžete nastavit tak, aby vytvářela i obchody (například "nové odeslání formuláře = nový obchod s hodnotou $0 v rané fázi").
Další systémy (projektové nástroje, pracovní prostory, vlastní databáze)
Ne každý systém se jmenuje CRM, ale data z formulářů tam často potřebují putovat. Nástroje pro automatizaci propojí formuláře téměř s čímkoli: s nástroji pro řízení projektů, databázemi, vlastními aplikacemi a podobně.
Nastavení propojení formuláře s CRM krok za krokem
Krok 1: Ověřte, že váš nástroj na formuláře podporuje váš CRM
Přihlaste se do nástroje na formuláře a hledejte "integrace" nebo "propojení". Podívejte se, jestli je v nich váš CRM. Pokud ano, klikněte na něj. Pokud ne, přejděte k nástrojům pro automatizaci.
Krok 2: Přihlaste se ke svému CRM
Klikněte na tlačítko pro připojení CRM. Budete vyzváni, abyste se přihlásili ke svému účtu v CRM a nástroji na formuláře udělili oprávnění k přístupu. Je to bezpečné: nástroji jen dáváte právo vytvářet kontakty a aktualizovat data.
Krok 3: Namapujte pole formuláře na pole CRM
Váš formulář má pole jako "jméno", "e-mail", "firma". Váš CRM má pole kontaktů. Nástroji musíte říct, které pole formuláře odpovídá kterému poli v CRM. Většinou je to zřejmé (pole formuláře "email" odpovídá poli CRM "email"). Někdy je potřeba být konkrétní (pole formuláře "inquiry_type" odpovídá poli CRM "lead_source").
Krok 4: Otestujte propojení
Vyplňte formulář a odešlete testovací odeslání. Zkontrolujte svůj CRM. Objevil se nový kontakt? Jsou data ve správných polích? Pokud ano, máte hotovo. Pokud ne, zkontrolujte mapování a zkuste to znovu.
Časté problémy s integrací a jak je opravit
Odeslání nepřicházejí do CRM
Propojení se mohlo odpojit. CRM z bezpečnostních důvodů vyžadují pravidelné opětovné přihlášení. Přihlaste se znovu do nástroje na formuláře a CRM znovu ověřte. Pokud to nepomůže, propojení odpojte a nastavte od začátku.
Data jsou ve špatných polích
Mapování polí může být nesprávné. Zkontrolujte, že jsou pole formuláře namapovaná na správná pole CRM. Někdy je problém v tom, že nástroj na formuláře a CRM používají jiné názvy polí. Nástroj může například říkat "phone_number", zatímco CRM "phone". Musíte je namapovat správně.
Vznikají duplicitní kontakty
Pokud stejná osoba odešle formulář dvakrát, CRM může vytvořit dva kontakty místo aktualizace jednoho. To se stane, když CRM nepozná, že obě odeslání pocházejí od téže osoby. Řešením bývá nastavit CRM, aby párovalo podle e-mailové adresy (pokud e-mail už je kontakt, aktualizuje se, pokud ne, vytvoří se nový). Většina CRM to dělá ve výchozím nastavení, ale někdy je potřeba to nastavit.
Některá odeslání se nesynchronizují
Pokud některá odeslání do CRM nedorazí, zkontrolujte, jestli mají vyplněná všechna povinná pole. Pokud je pole v CRM povinné, ale ve formuláři volitelné a někdo formulář odešle bez něj, odeslání se nesynchronizuje. Buď pole udělejte povinné i ve formuláři, nebo CRM nastavte tak, aby pole mohlo zůstat prázdné.
Pokročilé propojení: podmíněná synchronizace
Nechcete vždy, aby každé odeslání šlo do CRM. Třeba máte kontaktní formulář a formulář poptávky ukázky. Poptávky ukázky se mají do CRM synchronizovat. Odeslání kontaktního formuláře nemusí být obchodní příležitosti.
Některé nástroje na formuláře a automatizační nástroje umožňují nastavit podmínky. Například: "Synchronizuj do CRM jen tehdy, když inquiry_type = 'Demo Request'". Váš CRM tak zůstane čistý a obchodní tým ušetří čas, protože ho nezahltíte odesláními, která ve skutečnosti nejsou zájemci.
Jak WEMASY propojuje formuláře s CRM
Formuláře WEMASY můžete s CRM propojit přes webhooky a nástroje pro automatizaci, takže se odeslání mohou přenášet automaticky. Můžete také nastavit podmíněnou synchronizaci, aby se do CRM dostala jen některá odeslání.
Které integrace s CRM jsou ve vašem účtu WEMASY k dispozici, uvidíte v administraci. Na ceníku zjistíte, jaké funkce jsou součástí vašeho tarifu.