Než si vyberete nástroj pro formuláře nebo spustíte první formulář, musíte pochopit, co se s údaji návštěvníků děje po odeslání. Kde jsou uložené. Kdo je může vidět. Jak jsou chráněné. Většina lidí předpokládá, že to všechno nástroj pro formuláře řeší automaticky. Někdy ano. Často ne.
Tento článek ukazuje, jak ukládání dat z formulářů ve skutečnosti funguje, jaké bezpečnostní funkce byste od nástroje pro formuláře měli požadovat a jaká pravidla platí podle toho, jaké informace sbíráte.
Co znamená bezpečné ukládání dat z formulářů
Bezpečné ukládání formulářů má tři součásti: šifrování uložených dat (data jsou při uložení zašifrovaná), šifrování při přenosu (data jsou zašifrovaná na cestě na váš server) a řízení přístupu (data si mohou přečíst jen oprávněné osoby).
Většina formulářů si se šifrováním při přenosu poradí dobře. Data na váš server dorazí bezpečně. Ale pak leží v databázi jako prostý text. Kdokoli, kdo databázi prolomí, nebo kdokoli ze zaměstnanců s přístupem, který mít nemá, si může přečíst všechno. Tehdy bezpečné ukládání selhává.
Šifrování uložených dat a šifrování při přenosu
Tato dvě šifrování chrání data v různých fázích. Pochopit rozdíl je zásadní, abyste věděli, co skutečně máte.
Šifrování při přenosu
Je to šifrování, které probíhá, když data putují z prohlížeče návštěvníka na váš server. Pokud je váš formulář na stránce s HTTPS (hledejte ikonu zámku vedle adresy), je šifrování při přenosu zapnuté. Data jsou během přenosu zašifrovaná.
Šifrování při přenosu je dnes standard. Každý větší nástroj pro formuláře, každá pokladna e-shopu a každý seriózní web používá HTTPS. Pokud váš formulář HTTPS nepoužívá, opravte to jako první. Není to volitelné.
Šifrování uložených dat
Toto se děje poté, co data dorazí na váš server a uloží se do databáze. Jsou data v databázi zašifrovaná? Nebo jsou uložená jako prostý text?
Mnoho nástrojů pro formuláře tuto možnost nabízí, ale ve výchozím nastavení ji nezapíná. Musíte ji zapnout sami. Některé ji nenabízejí vůbec, zvlášť bezplatná nebo levná řešení. Pokud nástroj pro formuláře šifrování uložených dat ve své bezpečnostní dokumentaci nezmiňuje, předpokládejte, že ho nemá.
Šifrování uložených dat znamená, že i když někdo získá neoprávněný přístup k vaší databázi, data jsou bez šifrovacího klíče nečitelná. Chrání vás to, pokud je napaden váš hostingový poskytovatel, pokud do databáze nahlédne nepoctivý zaměstnanec nebo pokud třetí strana ukradne kopii vašich dat.
Jak poznat, že jsou data z vašich formulářů zašifrovaná
Přečtěte si bezpečnostní dokumentaci svého nástroje pro formuláře. Hledejte formulace jako „data zašifrovaná v klidu“ nebo „end-to-end šifrování“. Pokud to dokumentace nezmiňuje, napište podpoře a zeptejte se přímo: „Jsou odeslané formuláře ve vaší databázi zašifrované?“
Co vám odpovědi říkají:
„Ano, všechna data jsou ve výchozím nastavení zašifrovaná.“ To je dobře. Vaše data jsou chráněná.
„Šifrování je k dispozici jako prémiová funkce.“ To je varovný signál. Šifrování by mělo být standardem. Pokud potřebujete splnit předpisy (GDPR a další), možná budete muset přejít na vyšší tarif nebo změnit nástroj.
„Data šifrujeme standardními metodami, například AES-256.“ To je výborné. AES-256 je zlatý standard šifrování.
„Nešifrujeme uložená data, ale máme přísné řízení přístupu.“ To nestačí. Řízení přístupu pomáhá, ale šifrování je lepší. Napadeny mohou být i firmy s přísným řízením přístupu.
Řízení přístupu: kdo může vidět data z vašich formulářů
Kromě šifrování řiďte, kdo má přístup k odeslaným formulářům. Týká se to jak členů vašeho týmu, tak zaměstnanců nástroje pro formuláře.
Přístup vašeho týmu
Ne každý ve vašem týmu musí vidět všechna odeslání. Pracovník zákaznické podpory má vidět odeslání, která jsou přiřazená jemu. Manažer může vidět přehledy a souhrny, ale ne podrobnosti jednotlivých formulářů. Účetní by neměl vidět odeslání kontaktního formuláře nikdy.
Dobré nástroje pro formuláře umožňují přidělit různé úrovně oprávnění. Používejte je. Zásada nejmenších oprávnění znamená, že každý dostane přístup jen k tomu, co potřebuje pro svou práci.
Přístup zaměstnanců nástroje pro formuláře
Zaměstnanci nástroje pro formuláře mohou vaše data vidět. Otázka je, zda by měli. Hledejte nástroje, které:
Mají jasné zásady ochrany osobních údajů, které říkají, zda pracovníci podpory někdy nahlížejí do dat zákazníků. Mnoho nástrojů má zásadu, že data zákazníků neprohlíží, pokud je o pomoc s problémem nepožádáte.
Zaznamenávají přístup podpory (pokud podpora do vašich dat kvůli řešení problému nahlédne, je to zaznamenáno a vy jste informováni).
Mají certifikaci SOC 2, což znamená, že jejich bezpečnostní postupy ověřila třetí strana.
Uchovávání dat: jak dlouho odeslání formulářů držet
Odeslání nemusíte držet navždy. Rozhodněte, jak dlouho data potřebujete, a pak je automaticky mažte.
Většina firem drží odeslání jeden až tři roky. Odeslání kontaktního formuláře se mohou držet jeden rok (dost dlouho na případné navazující kontakty). Data o transakcích v e-shopu je třeba uchovávat sedm let (daňové a právní požadavky). Data z průzkumů se mohou držet jeden rok jako podklad pro obchodní rozhodnutí.
Nastavte automatické mazání, pokud ho nástroj pro formuláře podporuje. Pokud ne, stará odeslání pravidelně procházejte a mažte ručně. Sníží to i bezpečnostní riziko (méně dat znamená méně, co může uniknout při napadení).
Zkontrolujte právní požadavky ve svém oboru. Pokud zpracováváte zdravotní údaje, můžete mít povinnost je uchovávat po stanovenou dobu. Pokud zpracováváte finanční údaje, může dobu uchování určovat regulace. Máte-li pochybnosti, poraďte se s právníkem.
Bezpečné zálohování dat z formulářů
Odeslané formuláře byste měli pravidelně zálohovat. Samotné zálohy ale mohou být bezpečnostní slabinou, pokud s nimi nenakládáte správně.
Pokud data zálohujete (automaticky přes nástroj pro formuláře nebo ručně exportem), zajistěte, aby zálohy byly:
Zašifrované: Zálohy by měly být šifrované stejně jako živá data.
Bezpečně uložené: Pokud zálohy ukládáte na vlastní servery nebo do cloudového úložiště, zajistěte, aby byly chráněné heslem a nepřístupné všem ve vaší organizaci.
Oddělené od živého prostředí: Pokud je hlavní databáze napadena, záloha by napadena být neměla. Zálohy ukládejte na jiné systémy s jiným řízením přístupu.
Otestované: Pravidelně ověřujte, že ze záloh skutečně dokážete obnovit data. Záloha, kterou nelze obnovit, je k ničemu.
Požadavky na dodržování předpisů při ukládání dat z formulářů
Podle toho, kde se vaši návštěvníci nacházejí a v jakém oboru podnikáte, můžete mít zákonné povinnosti.
GDPR (obyvatelé EU)
Pokud sbíráte data od obyvatel Evropské unie, platí GDPR. Hlavní požadavky: musíte lidem říct, jaká data sbíráte, proč a jak je chráníte. Musíte je bezpečně ukládat. Musíte je smazat, když o to lidé požádají. Nesmíte je uchovávat déle, než je nutné pro účel, ke kterému byla sebrána.
CCPA (obyvatelé Kalifornie)
Obyvatelé Kalifornie mají práva na soukromí v souvislosti se sběrem dat. Musíte zveřejnit, jaká data se sbírají, umožnit lidem svá data smazat a neprodávat je bez povolení.
Zdravotní údaje (americká pravidla pro zdravotnictví)
Pokud sbíráte zdravotní informace, platí přísné požadavky: data musí být šifrovaná, přístup musí být zaznamenávaný, musí existovat plán oznamování úniku dat a další. Není to volitelné. Porušení mohou vést k vysokým pokutám.
PCI DSS (platební data)
Pokud váš formulář sbírá údaje o platební kartě, PCI DSS vyžaduje konkrétní bezpečnostní opatření. Většina seriózních nástrojů pro formuláře neukládá čísla karet v surové podobě. Používají tokenizaci (místo skutečného čísla karty ukládají referenční kód). Zeptejte se svého nástroje, zda vyhovuje PCI.
Co dělat při podezření na únik dat
Pokud zjistíte neoprávněný přístup k odeslaným formulářům, jednejte rychle:
Určete rozsah: Jaká data unikla? Kolik záznamů? Za jaké období?
Zajistěte slabé místo: Okamžitě změňte všechna hesla. Obnovte klíče API. Zrušte přístupové tokeny. Odstraňte zranitelnost, která únik umožnila.
Informujte dotčené osoby: Podle předpisů můžete mít povinnost informovat každého, jehož data unikla. U GDPR obvykle do 30 dnů, u zdravotních údajů okamžitě.
Vše zdokumentujte: Veďte záznamy o tom, co se stalo, kdy jste to zjistili a co jste udělali. Regulátoři to budou chtít vidět.
Jak WEMASY zabezpečuje odeslané formuláře
WEMASY odesílá formuláře přes HTTPS a ukládá je s přístupem vázaným na váš účet. Pokud potřebujete odeslání smazat (kvůli právu na výmaz podle GDPR), můžete je ze svého účtu odstranit.
S požadavky na dodržování předpisů si projděte funkce svého tarifu nebo kontaktujte podporu. Více o zabezpečení dat a soukromí najdete ve svém účtu WEMASY nebo na ceníku, kde uvidíte, jaké bezpečnostní funkce jednotlivé tarify zahrnují.