Podívejte se na jakékoli zásady ochrany osobních údajů na internetu a najdete husté zdi právního žargonu, nemožné větné konstrukce a slova, která nikdo normální v rozhovoru nepoužívá. Rolujete a rolujete a čekáte na něco srozumitelného. Většina návštěvníků to vzdá a podmínky přijme bez přečtení jediného slova, protože nerozumí tomu, co čtou.
Skutečně ale záleží na tomhle. Vaši návštěvníci musí rozumět tomu, co s jejich údaji děláte. Zákon vyžaduje, abyste to sdělili. Dobré psaní (jasné, přímočaré psaní) je to, co lidi přiměje text skutečně číst a pochopit, místo aby jen klikli na "Souhlasím", aniž by věděli, co právě přijali.
Psaní zásad ochrany osobních údajů a textů souhlasu je vyvažování mezi právní přesností a skutečnou srozumitelností. Tento článek ukazuje, jak uspořádat informace o soukromí tak, aby splňovaly právní požadavky a zůstaly přístupné skutečným lidem.
Co se dozvíte: jak uspořádat zásady ochrany osobních údajů, jak napsat zaškrtávací políčka souhlasu, která splní právní požadavky, jak zpřehlednit právní jazyk bez ztráty přesnosti a jak informace o soukromí udržovat aktuální.
Stavba zásad ochrany osobních údajů
Úplné zásady ochrany osobních údajů by měly obsahovat tyto části:
Jaké údaje sbíráme
Vypište kategorie informací, které sbíráte z formulářů a jiných zdrojů. Buďte konkrétní.
Dobře: "Sbíráme: jména, e-mailové adresy, telefonní čísla, poštovní adresy, názvy firem, pracovní pozice a údaje o účtu z kontaktních formulářů a registrací účtů."
Nejasně: "Sbíráme osobní údaje."
Zmiňte také méně zřejmé údaje, které sbíráte. Mnoho zásad zapomene zmínit analytická data (IP adresy, navštívené stránky, strávený čas) nebo cookies. I ty se počítají jako osobní údaje.
Proč je sbíráme (právní základ)
Vysvětlete důvod každého druhu sběru údajů. GDPR to vyžaduje, CCPA to očekává.
- "E-mail sbíráme, abychom mohli odpovědět na váš dotaz"
- "Telefonní číslo sbíráme, abychom vás mohli kontaktovat ohledně objednávky"
- "Souhlas s marketingem sbíráme, abychom vám mohli posílat propagační e-maily, pokud je chcete dostávat"
- "Analytická data sbíráme, abychom viděli, jak návštěvníci používají náš web"
Ke každému údaji přiřaďte konkrétní účel. Nesbírejte údaje s nejasným důvodem.
Jak dlouho je uchováváme
Uveďte doby uchovávání. Různé druhy údajů mohou mít různé doby uchovávání.
Příklad:
- "Odeslání kontaktních formulářů uchováváme 6 měsíců, pokud nás nepožádáte o smazání"
- "Pokud u nás nakoupíte, uchováváme údaje o objednávce 7 let kvůli daním a právním účelům, pak je smažeme"
- "Pokud se odhlásíte z marketingových e-mailů, uchováváme váš e-mail na seznamu nekontaktovat natrvalo, abychom vám už nepsali"
- "Analytická data uchováváme 14 měsíců, poté se automaticky smažou"
Kdo má k údajům přístup
Řekněte návštěvníkům, kdo může jejich informace vidět:
- Vaši zaměstnanci, kteří je potřebují k práci
- Služby třetích stran (poskytovatel e-mailů, zpracovatel plateb, analytická platforma)
- Zda údaje prodáváte nebo sdílíte s jinými firmami
Pokud používáte služby třetích stran, jmenujte je a vysvětlete proč.
Příklad: "K odesílání marketingových e-mailů používáme [e-mailová služba]. Vaše e-mailová adresa je uložena v jejím systému, který chrání její zásady ochrany osobních údajů."
Práva vašich návštěvníků
Vysvětlete, jaké možnosti lidé mají:
- Mohou se odhlásit z marketingových e-mailů
- Mohou požádat o kopii svých údajů
- Mohou vás požádat o smazání svých údajů
- Mohou opravit nepřesné informace
U každého práva uveďte způsob uplatnění. Pro odhlášení přidejte odkaz nebo e-mailovou adresu. Pro smazání údajů vysvětlete, jak o ně požádat.
Kontaktní údaje
Uveďte e-mail nebo adresu, na kterou vás návštěvníci mohou kontaktovat s dotazy nebo žádostmi o soukromí.
Psaní jasného textu souhlasu
Zaškrtávací políčka souhlasu jsou místo, kde se návštěvníci rozhodují, jak se jejich údaje použijí. Text musí být dost jasný, aby člověk bez právnického vzdělání rozuměl, s čím souhlasí.
Špatný text souhlasu (nejasný, právní žargon)
[ ] Souhlasím s podmínkami zpracování údajů [ ] Potvrzuji přijetí zásad ochrany osobních údajů a přihlašuji se k odběru komunikaceJsou nejasné. Návštěvník, který je čte, neví přesně, s čím souhlasí.
Dobrý text souhlasu (konkrétní, jasný)
[ ] Souhlasím s tím, že mě můžete kontaktovat ohledně mého dotazu [ ] Chci dostávat marketingové e-maily o nových produktechJsou konkrétní a srozumitelné. Návštěvník ví přesně, co se stane, když políčko zaškrtne.
Pravidla pro text souhlasu
Mluvte první osobou ("já"): "Souhlasím s přijímáním e-mailů" je jasné. "Subjekty údajů mohou udělit souhlas s marketingovou komunikací" ne.
Buďte konkrétní v četnosti nebo účelu: "Chci dostávat měsíční aktuality o produktech" je lepší než jen "Souhlasím s marketingovými e-maily." Dejte lidem představu, k čemu se přihlašují.
Oddělte účely: Nespojujte více účelů do jednoho políčka. "Souhlasím s kontaktováním a přidáním do vašeho seznamu adresátů" by mělo být dvě samostatná políčka:
- [ ] Můžete mě kontaktovat ohledně mého dotazu
- [ ] Chci být přidán do vašeho seznamu adresátů
Začínejte s nezaškrtnutými políčky: Návštěvníci se mají aktivně rozhodnout souhlasit, ne odškrtávat předem vybrané políčko.
Nepoužívejte dvojité záporné: ŠPATNĚ: "Nemám námitky proti přijímání e-mailů." SPRÁVNĚ: "Souhlasím s přijímáním e-mailů." Dvojité záporné lidi mate.
Informace o soukromí přímo ve formuláři
Úplné zásady ochrany osobních údajů jsou důležité, ale návštěvníci je před odesláním formuláře často nečtou. Přidejte přímo do formuláře krátké shrnutí, aby lidé věděli, co se děje.
Příklad upozornění ve formuláři:
"Sbíráme vaše jméno a e-mail, abychom mohli odpovědět na váš dotaz. Pokud nás o to nepožádáte, nepřidáme vás do seznamu adresátů. Vaše údaje jsou uloženy bezpečně a nebudou sdíleny s třetími stranami. Kdykoli můžete požádat o přístup ke svým údajům nebo o jejich smazání. Přečtěte si naše úplné zásady ochrany osobních údajů."
Je to krátké, konkrétní a pokrývá klíčové body.
Různý souhlas pro různé případy použití
Kontaktní formuláře
Je potřeba minimální souhlas. Potřebujete e-mail a případně telefon, abyste mohli odpovědět. Obvykle stačí jedno políčko:
[ ] Rozumím, že mě kontaktujete s odpovědí na tento dotazNežádáte tím o svolení. Potvrzujete, že člověk rozumí tomu, co se stane.
Formuláře pro přihlášení k newsletteru
Pro marketing potřebujete výslovný souhlas. Jedno nebo dvě políčka:
[ ] Ano, chci dostávat váš týdenní newsletter [ ] Ano, chci dostávat také propagační nabídky (volitelné)Objednávka v e-shopu
Potřebujete souhlas pro fakturaci, doručení a komunikaci o objednávce. Volitelně: souhlas s marketingem.
[ ] Souhlasím s tím, že údaje o mé objednávce budou použity ke zpracování a odeslání objednávky [ ] Chci dostávat informace o doručení a objednávce (ve výchozím stavu zaškrtnuto, lze odškrtnout) [ ] Chci dostávat propagační e-maily o slevách a nových produktechSběr údajů pro analytiku
Některé země vyžadují souhlas se sledováním pro analytiku. Uveďte ho poblíž upozornění na analytiku nebo v zásadách ochrany osobních údajů:
[ ] Souhlasím se sledováním pro analytiku, abychom viděli, jak používáte náš webUdržování zásad ochrany osobních údajů aktuálních
Vaše zásady ochrany osobních údajů nejsou jednorázový dokument. Aktualizujte je, když:
- Změníte způsob sběru nebo používání údajů
- Přidáte nové služby třetích stran (například nový analytický nástroj nebo poskytovatele e-mailů)
- Vstoupí v platnost nové zákony, které se vás týkají
- Dojde k úniku údajů
Když zásady aktualizujete, informujte návštěvníky. Některé předpisy vyžadují získat nový souhlas, pokud provedete významné změny.
Právní kontrola zásad ochrany osobních údajů
Zásady ochrany osobních údajů jsou právní dokument. Než své zveřejníte, nechte je zkontrolovat právníkem, který se specializuje na ochranu osobních údajů. Cena kontroly stojí za to, abyste se později vyhnuli pokutám a právním potížím.
Nemusíte zásady psát od nuly. Existují šablony (podívejte se na web úřadu pro ochranu údajů nebo se poraďte s právníkem), ale musí se upravit pro vaši konkrétní firmu a zkontrolovat z hlediska přesnosti.
Co WEMASY dělá pro zásady ochrany osobních údajů
Formuláře WEMASY obsahují správu souhlasu a nástroje pro dokumentaci soukromí. Upozornění na soukromí můžete přidat přímo do formulářů a spravovat políčka souhlasu pro různé účely. Právní dokumentaci a znění souhlasu napsané pro vaši firmu je ale stále potřeba připravit a zkontrolovat.
Víc o nástrojích pro soukromí a soulad s předpisy ve vašem tarifu najdete na stránce s ceníkem.