Data z formulářů sbíráte z nějakého důvodu. Potřebujete je analyzovat, sdílet s týmem, importovat do jiného systému nebo se podle nich rozhodovat. Pokud ale data zůstanou zamčená v administraci nástroje pro formuláře, nic z toho udělat nemůžete. Data, ke kterým se nedostanete, jsou data, která nevyužíváte.
Tento článek popisuje všechny způsoby, jak se dostat k odeslaným formulářům, která metoda se hodí pro jaké situace a na co se zaměřit u nástroje pro formuláře, který vám opravdu dovolí vlastnit vaše data.
Proč potřebujete přístup k datům formulářů
Data z formulářů mají hodnotu, jen když je můžete použít. Možná právě teď potřebujete:
Analyzovat všechna odeslání v tabulce a najít vzorce (které stránky přinášejí nejkvalitnější poptávky, na které otázky přicházejí neúplné odpovědi). Sdílet podrobnosti odeslání s týmem v reálném čase (obchodní tým potřebuje nové poptávky vidět okamžitě). Archivovat odeslání pro účely shody s předpisy nebo právní záznamy. Přesunout data do jiného systému (do CRM, datového skladu nebo vlastní aplikace). Zálohovat data jako bezpečnostní opatření. Segmentovat nebo filtrovat odeslání (ukaž mi jen poptávky s vysokou prioritou). Sledovat metriky v čase (kolik poptávek týdně, konverzní poměry atd.).
Pokud vám nástroj pro formuláře přístup k těmto datům ztěžuje nebo znemožňuje, data jako by neexistovala. Sebrali jste je, ale nemůžete je použít. Nástroj pro formuláře, který vaše data zamyká, je nástroj, který má nad vaším podnikáním příliš velkou moc.
Export do CSV: nejběžnější způsob přístupu k datům
CSV (hodnoty oddělené čárkami) je univerzální datový formát. Přečte ho téměř každý nástroj. Vytvoří ho téměř každý nástroj pro formuláře. Co potřebujete vědět.
Jak export do CSV funguje
Přihlásíte se do nástroje pro formuláře, vyberete formulář, kliknete na „exportovat“ a zvolíte časové rozmezí nebo konkrétní odeslání. Nástroj všechna data zabalí do souboru CSV a stáhne ho do počítače. Otevřete ho v tabulkovém procesoru nebo v Google Sheets. Každý řádek je jedno odeslání. Každý sloupec je jedno pole.
Je to jednoduché a pro většinu lidí to funguje.
Omezení exportu do CSV
Export do CSV je užitečný, ale má omezení:
Jednorázový snímek: Při exportu dostanete odeslání, která existovala v tu chvíli. Pro nová odeslání musíte exportovat znovu. Neexistuje „automatická synchronizace“ ani „udržuj tuto tabulku aktuální“.
Obrovské soubory: Pokud máte tisíce odeslání, může být CSV obrovské (soubory o velikosti 10 MB zpomalují tabulkové procesory). Některé tabulkové programy s tak velkými soubory bojují.
Velká textová pole: Pokud váš formulář obsahuje textovou oblast, kam lidé píšou delší odpovědi, může to rozbít formátování CSV nebo vytvořit řádky, které se v tabulce špatně čtou.
Žádné přírůstkové aktualizace: Nemůžete exportovat „dej mi jen odeslání za posledních 24 hodin od mého posledního exportu“. Exportujete vždy všechno.
Smazaná odeslání: Jakmile exportujete, pokud je odeslání později smazáno (například kvůli právu na výmaz podle GDPR), zůstane ve vašem starém exportovaném souboru. Udržování CSV v souladu se skutečnými daty vyžaduje ruční práci.
Kdy je export do CSV správná volba
Export do CSV použijte, když potřebujete jednorázový snímek nebo občasný přístup k datům. Hodí se pro:
Měsíční nebo týdenní kontroly dat. Sdílení dat s někým, kdo je potřebuje jednou, ne neustále. Ruční zálohování dat. Analýzu v tabulkovém procesoru, kterou nemusíte opakovat každý den.
Automatizované přehledy
Pokročilejší nástroje pro formuláře nabízejí vestavěné reporty. Místo exportu do tabulky si prohlížíte reporty v reálném čase v administraci formulářů.
Co přehledy obsahují
Běžné metriky: počet odeslání v čase, míra odesílání (kolik za den nebo týden), míra dokončení (kolik lidí začne a kolik dokončí), data na úrovni polí (nejčastější odpovědi na otázku s výběrem), geografická data (pokud jste sbírali informace o poloze), rozdělení podle zařízení (kolik lidí odeslalo z mobilu a kolik z počítače).
Výhody vestavěných reportů
Data v reálném čase (vždy aktuální). Žádný ruční export. Grafy, které se chápou snáz než surové CSV. Filtrované pohledy (ukaž mi jen odeslání z minulého týdne). Některé nástroje vás upozorní, pokud míra odesílání nečekaně klesne.
Omezení vestavěných reportů
Jste omezeni reporty, které nástroj nabízí. Pokud potřebujete vlastní analýzu, nemůžete ji provést. Pokročilá analýza je obvykle možná jen přes export do CSV nebo přístup přes API.
Přístup přes API: pro vývojáře a integrace
API (rozhraní pro programování aplikací) vám umožňuje vyžádat si data formulářů programově. Místo ručního stahování souboru se váš vlastní kód zeptá nástroje pro formuláře „dej mi všechna odeslání od tohoto data“ a nástroj odpoví daty ve strukturovaném formátu (obvykle JSON).
Kdy je přístup přes API důležitý
API použijte, když potřebujete:
Synchronizaci v reálném čase: Automaticky přesouvat nová odeslání z formuláře do databáze nebo datového skladu ve chvíli, kdy dorazí.
Vlastní integrace: Postavit vlastní nástroj, který potřebuje přístup k datům formuláře. Přístup přes API vám umožní dotazovat se na data programově místo ručního exportu.
Přírůstkové aktualizace: Zeptat se API „dej mi jen odeslání za poslední hodinu“ místo toho, abyste pokaždé stahovali všechno.
Složité pracovní postupy: Automaticky spouštět akce na základě odeslání formulářů (když někdo odešle, pošli ho do jiného systému, porovnej s databází atd.).
Jak fungují API nástrojů pro formuláře
Většina API používá REST (representational state transfer) nebo webhooky. U REST váš kód posílá požadavky HTTP nástroji pro formuláře a žádá o data. U webhooků nástroj pro formuláře posílá data do vašich systémů automaticky, když dorazí odeslání.
Obojí vyžaduje ověření API (poskytnete přihlašovací údaje, aby nástroj pro formuláře věděl, že data opravdu žádáte vy). Většina API má limity počtu požadavků (nemůžete žádat o data víc než X krát za sekundu), aby se zabránilo zneužití.
Technické požadavky pro přístup přes API
Používání API vyžaduje vývojáře nebo někoho, kdo se s kódem cítí dobře. Pokud nejste technicky zaměření, přístup přes API vám nepomůže. Pokud ale technické zdroje máte, je to silný nástroj.
Cena přístupu přes API
Mnoho nástrojů pro formuláře zahrnuje přístup přes API zdarma. Některé účtují příplatek. Některé nabízejí na nejlevnějších tarifech jen omezený přístup přes API. Než nástroj pro formuláře vyberete, zkontrolujte, zda je přístup přes API součástí vašeho tarifu.
Webhooky: posílání dat do jiných systémů
Webhook je forma API, kdy nástroj pro formuláře posílá data vám automaticky, místo abyste si je vyžádali vy. Když někdo odešle formulář, nástroj pošle ta data na adresu URL, kterou určíte.
Jak webhooky fungují
Nástroji pro formuláře zadáte URL (koncový bod na vašem serveru nebo ve službě třetí strany pro automatizace). Pokaždé, když někdo formulář odešle, nástroj pošle data odeslání na tuto URL automaticky.
Takto fungují integrace formulářů. Když formulář propojíte s CRM, nástroj pro formuláře používá webhooky a posílá každé odeslání do CRM automaticky.
Výhody webhooků
Automatické (žádné dotazování, žádné „zkontroluj aktualizace“). V reálném čase (data se posílají okamžitě). Nižší datový přenos (nestahujete velké soubory). Integrace se snadno nastavují, pokud webhooky podporují nástroj pro formuláře i přijímající systém.
Omezení webhooků
Přes webhook si nemůžete vyžádat historická data (posílá jen nová odeslání od teď). Pokud je přijímající systém ve chvíli doručení webhooku nedostupný, odeslání se může ztratit. Pro příjem dat potřebujete spolehlivý koncový bod.
Přenositelnost dat: vlastnictví vašich dat
Nejlepší nástroje pro formuláře usnadňují získání všech vašich dat. Zkontrolujte, zda váš nástroj:
Umožňuje export všech odeslání do CSV (ne jen nedávných). Poskytuje přístup přes API pro programové získání. Nabízí hromadný export (stažení všech dat za celou dobu najednou). Umělé neomezuje, kolik dat můžete exportovat. Má jasnou dokumentaci o tom, jak se k datům dostat.
Pokud vám nástroj pro formuláře cokoli z toho ztěžuje, jste uzamčeni. Nástroj, který vás uzamyká u vašich dat, je nástroj, který má nad vaším podnikáním příliš velkou moc.
Výběr mezi způsoby exportu
Různé situace vyžadují různé metody:
Rychlá jednorázová analýza: Použijte export do CSV. Přihlásit, exportovat, otevřít v tabulkovém procesoru, hotovo za pár minut.
Pravidelné reporty: Použijte vestavěné přehledy, pokud existují, nebo nastavte přístup přes API pro automatizované reporty.
Propojení s datovým skladem: Použijte API nebo webhooky a nová odeslání se budou do datového skladu synchronizovat automaticky.
Archivace pro shodu s předpisy: Použijte hromadný export do CSV a zálohujte všechna odeslání pro právní evidenci.
Migrace systému: Při přechodu na jiný nástroj pro formuláře použijte API nebo hromadný export a přesuňte všechna data do nového nástroje.
Jak WEMASY řeší přístup k datům formulářů
WEMASY umožňuje export všech odeslání do CSV pro libovolné časové rozmezí. Export obsahuje všechna pole a všechna vlastní data. K odeslaným formulářům se také dostanete v administraci s pohledy v reálném čase na počty odeslání, odpovědi v polích a trendy. WEMASY podporuje také webhooky, takže můžete nastavit automatizace, které posílají odeslání do externích systémů automaticky. Pro technické integrace je přístup přes API dostupný podle vašeho tarifu. Data exportujete ve svém účtu WEMASY, nebo si prohlédněte ceník a zjistěte, jaké funkce přístupu k datům váš tarif obsahuje.