Zákazník odešle formulář. Váš obchodní tým ho nikdy neuvidí, protože je jen ve vašem nástroji pro formuláře. Účetní tým neví, že přišel nový zákazník, protože data se nikdy nedostala do jeho tabulky. Podpora nemá souvislosti, protože k odeslání nemá přístup. Mezitím vy ručně kopírujete stejná data do tří různých systémů, třikrát píšete stejné informace a stejně děláte chyby.
Tento článek ukazuje, jak synchronizovat odeslané formuláře do více platforem najednou, aby každý tým, který data potřebuje, je dostal automaticky a okamžitě.
Co synchronizace dat znamená a proč na ní záleží
Synchronizace dat znamená, že se odeslané formuláře automaticky posílají do více systémů současně. Když někdo formulář odešle, data putují do vašeho CRM, do e-mailového seznamu, do tabulky, do nástroje pro řízení projektů a kamkoli jinam je potřebujete. Vše během vteřin. Vše jedinou akcí.
Bez synchronizace žijí data v oddělených silech. Obchodní tým má v CRM neúplná data. Finance mají v tabulce něco jiného. Podpora neví, že přišel nový zákazník. Každý pracuje z jiného zdroje pravdy.
Synchronizace udržuje všechny systémy aktuální. Jedno odeslání doputuje do všech cílů. Všichni mají stejné informace.
Jednosměrná a obousměrná synchronizace
Jednosměrná synchronizace (z formuláře do dalších systémů)
Data tečou z vašeho formuláře do dalších nástrojů. Když někdo formulář odešle, data jdou do vašeho CRM, e-mailové platformy, tabulky a podobně. Je to nejběžnější vzor. Synchronizaci spouští odeslání formuláře.
Obousměrná synchronizace
Méně běžná, ale někdy potřebná. Data tečou oběma směry. Například když někdo upraví kontakt ve vašem CRM, změna se synchronizuje zpět do záznamu o něm ve vašem nástroji pro formuláře. Nebo když upravíte tabulku, nástroj pro formuláře změnu uvidí.
Obousměrná synchronizace je složitější a obvykle se používá jen u klíčových datových toků, kde záleží na dokonalé shodě.
Většina použití formulářů potřebuje jen jednosměrnou synchronizaci: z formuláře všude jinam.
Práce s více cíli s různou strukturou
Problém: váš formulář sbírá „name“ a „company“, ale vaše CRM dělí jméno na „first_name“ a „last_name“. Vaše tabulka má pole „company_name“. Vaše e-mailová platforma potřebuje jen „email“.
Řeší to mapování dat. Při nastavování synchronizací každému cíli řeknete, jak má data z formuláře přijmout. Pole formuláře „name“ se mapuje na pole CRM „first_name“. Pole formuláře „email“ se mapuje na pole „email“ e-mailové platformy. A tak dále.
Většina nástrojů pro synchronizaci toto mapování zvládá automaticky. Jen kliknete, které pole kam patří.
Nastavení synchronizace do více platforem pomocí automatizačního nástroje
Možnost 1: Více jednoduchých synchronizací
Vytvořte samostatné pracovní postupy pro každý cíl. Postup 1: Formulář do CRM. Postup 2: Formulář do e-mailové platformy. Postup 3: Formulář do tabulky. Když se formulář odešle, spustí se všechny tři postupy. Data jdou na všechna tři místa.
Je to jednoduché na nastavení a snadné na správu. Nevýhoda: pokud máte 10 cílů, potřebujete 10 postupů a mnoho automatizačních nástrojů účtuje poplatek za každý postup.
Možnost 2: Vícekrokové pracovní postupy
Vytvořte jeden postup s několika kroky akcí. Spouštěč: odeslání formuláře. Akce 1: přidat do CRM. Akce 2: přidat do e-mailového seznamu. Akce 3: přidat řádek do tabulky. Vše v jednom postupu.
Je to efektivnější a levnější, pokud máte mnoho cílů. Jeden postup dělá mnoho věcí.
Podmíněná synchronizace (ne všechno jde všude)
Možná nechcete, aby se každé odeslání synchronizovalo do každého cíle. Možná obchodní poptávky jdou do CRM, ale dotazy na podporu ne. Možná do e-mailové platformy synchronizujete jen kontakty s vysokou prioritou.
Použijte podmínky. V nástroji pro synchronizaci nastavte pravidla: „Synchronizovat jen pokud inquiry_type = Sales“ nebo „Synchronizovat jen pokud priority = High“.
Udržíte tak své systémy čisté. Nezaplavujete každý systém každým odesláním. Do správných míst jdou jen relevantní data.
Kvalita dat napříč synchronizovanými systémy
Když se data synchronizují na více míst, na kvalitě záleží. Překlep ve formuláři se stane překlepem ve všech pěti systémech.
Před synchronizací formulář validujte. Používejte povinná pole, ověření e-mailu a kontroly formátu. Čistá data na vstupu znamenají čistá data všude, kam se synchronizují.
Sledování synchronizací a řešení selhání
I dobrá synchronizace někdy selže. Cílový systém může být nedostupný. API se může změnit. Mapování pole se může rozbít.
Synchronizace pravidelně sledujte. Kontrolujte, zda data přicházejí do všech cílů. Většina nástrojů pro synchronizaci má záznamy nebo přehledy s mírou úspěchů a selhání. Procházejte je týdně, abyste zachytili problémy včas.
Když synchronizace selže, neignorujte to. Opravte to. Dokud to neopravíte, budou vaše systémy nesynchronizované.
Úvahy o nákladech na synchronizaci do více platforem
Služby synchronizace obvykle účtují za úlohu nebo za měsíc. Pokud máte mnoho častých synchronizací, náklady rostou. Spočítejte:
Kolik odeslání formulářů měsíčně? Kolik cílů? To dává počet úloh synchronizace za měsíc. Co si vaše služba za tento objem účtuje?
Někdy je levnější využít nativní integrace tam, kde jsou k dispozici (nativní integrace bývají zahrnuty v ceně nástroje pro formuláře), a automatizační nástroj použít jen pro systémy, které nativní integraci nemají.
Jak WEMASY řeší synchronizaci do více platforem
Aktuální možnosti propojení formulářů WEMASY s dalšími systémy najdete ve svém účtu WEMASY. Podrobnosti k tarifům najdete na ceníku.