Po každém odeslání formuláře pravděpodobně chcete, aby se něco stalo. Chcete poslat e-mail, vytvořit kontakt v CRM, zapsat data do tabulky nebo aktualizovat skladový systém. Váš nástroj na formuláře ale nemusí mít hotové propojení pro každý systém, který používáte. Tady přicházejí na řadu webhooky.
Tento článek vysvětluje, jak webhooky fungují, co všechno s nimi můžete automatizovat a jak je nastavit, i když nejste technik.
Co je webhook a jak funguje
Webhook je způsob, jak váš nástroj na formuláře automaticky pošle data do jiného systému. Nemusíte data kopírovat a vkládat mezi systémy ručně, nástroj to udělá za vás.
Průběh vypadá takto: Někdo odešle váš formulář. Nástroj na formuláře odeslání přijme. Tím to ale nekončí: pošle data na adresu webhooku, kterou zadáte. Ta adresa je napojená na jiný systém (může to být vaše vlastní aplikace, služba třetí strany, tabulka a podobně). Webhook data do toho systému doručí. Systém je přijme a něco s nimi udělá (vytvoří záznam, pošle e-mail, aktualizuje sklad a podobně).
Všechno se to stane během několika sekund. Žádná ruční práce.
Webhooky a hotová propojení
Mnohé nástroje na formuláře mají hotová propojení s oblíbenými CRM a e-mailovými nástroji. Kliknete na tlačítko, přihlásíte se a je hotovo. Jsou jednodušší, protože jsou předpřipravená.
Webhooky jsou jiné. Jsou flexibilní, ale vyžadují víc nastavování. V podstatě říkáte nástroji na formuláře "pošli tato data na tuto adresu", místo "pošli tato data do mého CRM" (což je předpřipravené).
Kdy použít webhooky místo hotových propojení?
Když vaše služba není na seznamu hotových propojení: Váš nástroj na formuláře se propojuje s oblíbeným CRM, ale ne s vaším vlastním. Použijte webhook.
Když potřebujete vlastní logiku: Nechcete data jen poslat tak, jak jsou. Chcete je upravit, filtrovat nebo spojit s dalšími daty. Webhooky vám to umožní.
Když se chcete připojit k interním systémům: Vaše firma má vlastní aplikaci nebo interní databázi, která není veřejnou službou. Webhook do ní umí poslat data z formuláře.
Běžné případy použití webhooků
Posílání dat do vlastní aplikace
Postavili jste si vlastní systém na zpracování formulářů nebo máte interní nástroj. Webhook posílá odeslání formulářů do vaší aplikace, aby je zpracovala po svém.
Vytváření upozornění v týmovém chatu
Když někdo odešle formulář, automaticky se pošle zpráva do kanálu vašeho týmového chatu. Tým dostane upozornění hned, aniž by musel kontrolovat nástroj na formuláře.
Aktualizace tabulky v Google Sheets nebo jiné tabulce
Každé odeslání formuláře automaticky přidá řádek do tabulky. Máte přehled o všech odeslaných formulářích v reálném čase, aniž byste je museli přidávat ručně.
Ukládání dat do vlastní databáze
Pošlete data z formuláře do databáze, kterou máte pod kontrolou. Úplné kopie všeho si ponecháte pro své záznamy nebo vlastní analýzu.
Spouštění SMS a textových zpráv
Když někdo odešle formulář, automaticky mu pošlete potvrzení textovou zprávou. Nebo pošlete zprávu svému týmu.
Vytváření úkolů nebo tiketů
Když někdo požádá o podporu přes formulář, automaticky se vytvoří tiket ve vašem systému pro podporu. Když někdo požádá o ukázku, vytvoří se úkol pro váš obchodní tým.
Nahrávání souborů do cloudového úložiště
Když někdo nahraje soubor přes váš formulář, automaticky se uloží do Google Drive nebo jiného cloudového úložiště.
Jak nastavit webhook (bez technických znalostí)
Pokud nejste vývojář, nemusíte webhook vytvářet od nuly. Použijte službu pro automatizaci bez kódu, která se o webhooky postará za vás.
Použití nástroje pro automatizaci (snadná cesta)
Nástroj pro automatizaci je služba bez kódu. Nepíšete žádný kód. Jen klikáte na tlačítka a nastavujete pravidla.
Krok 1: V nástroji pro automatizaci vytvořte novou automatizaci. Jako spouštěč zvolte svůj nástroj na formuláře ("když je odeslán formulář").
Krok 2: Autorizujte svůj nástroj na formuláře. Přihlaste se jeho přihlašovacími údaji.
Krok 3: Vyberte formulář a to, která odeslání mají automatizaci spustit (všechna, nebo jen některá podle podmínek).
Krok 4: Vyberte akci. Co se má stát po odeslání formuláře? "Přidat řádek do Google Sheets"? "Poslat zprávu do týmového chatu"? "Vytvořit zájemce v CRM"? Většina nástrojů pro automatizaci podporuje stovky akcí.
Krok 5: Namapujte pole. Propojte pole formuláře s poli akce (e-mail z formuláře = e-mail v chatu, zpráva z formuláře = zpráva v chatu a podobně).
Krok 6: Otestujte to. Odešlete testovací formulář a ověřte, že se akce provedla.
Jak vypadá formát dat webhooku
Když webhook posílá data, používá standardní formát zvaný JSON. Při použití webhooků přes nástroj pro automatizaci mu rozumět nemusíte, ale pokud vytváříte vlastní webhook, narazíte na něj.
JSON jen znamená, že jsou data uspořádaná do dvojic: název pole = hodnota. Například: "email" = "jane@example.com", "name" = "Jane Smith", "message" = "I'm interested in pricing".
Většina služeb pro webhooky to za vás zpracuje automaticky. Data uvidíte v čitelné podobě.
Spolehlivost webhooků a řešení chyb
Co se stane, když webhook selže? Když přijímající systém nefunguje ve chvíli, kdy se mu nástroj na formuláře snaží poslat data?
Dobré systémy webhooků to zkoušejí znovu. Pokud první pokus selže, zkusí to znovu. Obvykle to opakují několikrát během několika minut nebo hodin. Pokud selžou všechny pokusy, selhání zaznamenají, abyste viděli, co se stalo, a mohli to zkusit ručně znovu.
Proto je důležité testování. Nastavení webhooku vyzkoušejte testovacím odesláním formuláře. Než ho zapnete pro skutečná odeslání, ujistěte se, že data opravdu dorazí do cíle.
Jak WEMASY zachází s webhooky
Webhooky můžete používat u formulářů ve WEMASY. Zadáte vlastní adresu webhooku a WEMASY na ni bude posílat data z odeslání automaticky. Automatizace můžete nastavit i přes nástroje pro automatizaci, takže nemusíte psát kód webhooku. Webhooky nastavíte v nastavení formuláře ve WEMASY. Na ceníku zjistíte, jaká propojení jsou součástí vašeho tarifu.