Bezpečnost není problém jen serverovny. Je to heslo použité u pošty i u fakturace. Je to odkaz na fakturu, na který někdo klikl, aniž by zkontroloval odesílatele. Je to PDF se smlouvou přeposlané na soukromou adresu, protože to bylo v telefonu pohodlnější.
Běžné bezpečnostní chyby v e-mailu jsou každodenní návyky, které obejdou vaše technické nastavení. Silné záznamy DNS nepomohou, pokud si zaměstnanci sdílejí jedno přihlášení nebo uvěří falešné žádosti o platbu. Tady jsou chyby, které se v obyčejných schránkách objevují každý týden.
Jaké bezpečnostní chyby se objevují v běžném e-mailu?
Většina denních chyb spadá do tří skupin: slabý přístup, nepozorná kliknutí a s daty se zachází jako s nezávazným povídáním. K ničemu z toho nejsou potřeba pokročilé útoky. Všechno to vytváří skutečné riziko pro malé firmy.
Slabý přístup znamená sdílená hesla, chybějící dvoufázové přihlášení a poštu otevřenou na odemčených zařízeních. Nepozorná kliknutí zahrnují phishingové zprávy, falešné přihlašovací stránky a nečekané přílohy. Nedbalé zacházení s daty znamená posílání dokladů, čísel karet nebo celých seznamů klientů v prostém textu.
Běžné chyby a bezpečnější návyky
1. Brát phishing jako cizí problém
Falešné platební a přihlašovací zprávy vypadají každým rokem lépe. Zaměstnanci, kteří si nikdy nezkusili je rozpoznat, nejdřív kliknou a ptají se potom. Školení podle kapitoly jak rozpoznat phishingový e-mail opakujte vždy, když k vám přijde nový člověk.
2. Sdílet přihlášení ke schránce
Jedno heslo ke sdílenému přihlášení podpory znamená, že nepoznáte, kdo co poslal, ani nemůžete jednomu člověku odebrat přístup. Dejte každému členu týmu vlastní účet s oprávněními podle role. Širší seznam najdete v kapitole bezpečnostní chyby firem v e-mailu.
3. Posílat citlivé údaje bez ochrany
Rodná čísla, zdravotní poznámky a úplné platební údaje patří do šifrovaných kanálů nebo zabezpečených portálů, ne do běžného vlákna. Když se e-mailu nevyhnete, použijte soubory chráněné heslem a heslo pošlete jiným kanálem.
4. Ignorovat ověřování vaší domény
Firmy, které přeskočí SPF, DKIM a DMARC, usnadní útočníkům podvržení jejich adresy a poškodí doručitelnost své legitimní pošty. Nastavení záznamů najdete v kapitole záznamy SPF, DKIM a DMARC.
Jak si vybudovat bezpečnější denní rutinu
V obdobích, kdy je podvodů hodně, začněte schůzky minutovou připomínkou. Zeptejte se, jestli tento týden nepřišla nějaká podezřelá zpráva. Podezřelou poštu hlaste na jednu interní adresu, aby se vzorce rychle ukázaly.
Zamykejte obrazovky na sdílených kancelářských počítačích. Odhlašujte se z webové pošty na veřejných počítačích. Tyto kroky znějí základně, protože fungují.
Opomenuté navázání přináší jiný druh rizika. Ticho po bezpečnostním dotazu vede zákazníky k dojmu, že jste ignorovali hlášení incidentu. Další kapitola se věnuje chybám při navazování, které stojí zakázky i důvěru.
Často kladené otázky
Jsou běžné bezpečnostní chyby horší pro malé firmy?
Malé týmy často nemají formální pravidla a sdílejí přihlášení kvůli rychlosti. Jedna napadená schránka může odhalit každé vlákno s klientem v tom účtu. WEMASY pomáhá malým firmám zveřejnit bezpečné cesty ke kontaktu přes Tvůrce webů, zatímco vy zpřísňujete přístup k poště.
Mají zaměstnanci používat soukromý e-mail pro pracovní nouzové situace?
Soukromá pošta obchází firemní uchovávání dat a bezpečnostní kontroly. Používejte schválené firemní adresy i ve spěchu. Rizika soukromé pošty najdete v kapitole rizika soukromého e-mailu pro firmu.
Jak často by firmy měly školit phishing?
Čtvrtletní osvěžení plus zaškolení každého nového člověka udrží povědomí živé. Sdílejte interně skutečné příklady téměř podařených útoků a nikoho nepranýřujte.
Ovlivňují veřejné sítě Wi-Fi bezpečnost e-mailu?
Otevřené sítě zvyšují riziko odposlechu relací webové pošty. Na cestách používejte důvěryhodné sítě nebo VPN. Základy najdete v kapitole co je zabezpečení e-mailu pro firmu.
Mohou e-mailové podpisy způsobit bezpečnostní problémy?
Zastaralá telefonní čísla a neoficiální odkazy posílají lidi na špatné místo. Čtvrtletní kontrola podpisů zmenšuje mezery pro sociální inženýrství. Projděte si kapitolu chyby v e-mailových podpisech, kterým se vyhnout spolu s bezpečnostním kontrolním seznamem.
Jaká je první technická oprava běžného rizika?
Zapněte dvoufázové přihlášení u každé firemní schránky a ještě tentýž týden odstraňte sdílené přihlašovací údaje. Potom ověřte SPF, DKIM a DMARC na své odesílací doméně.