Jedna zpráva dorazí se šesti ikonami sociálních sítí, motivačním citátem a upozorněním delším než samotný e-mail. Další dorazí bez telefonního čísla a s rozmazaným logem z roku 2019. Obě poslala stejná firma.
Chyby v e-mailovém podpisu jsou drobné přehmaty, které dohromady působí nedbale. Sahají od přeplněného designu přes rozbité odkazy až po zastaralé pozice. Jejich oprava zabere málo času, ale chrání důvěru, kterou budujete profesionální komunikací.
Proč chyby v podpisu škodí důvěryhodnosti značky
Příjemci procházejí váš podpis ve chvíli, kdy chtějí zavolat, navštívit váš web nebo si ověřit, kdo jste. Rozbitý odkaz nebo špatné číslo tuto akci okamžitě zastaví. Příliš velký banner způsobí, že vaše zpráva vypadá jako spam.
Chyby v podpisu odrážejí širší problémy s e-maily, které popisuje kapitola e-mailové chyby, které škodí důvěryhodnosti. Pokud patička vypadá nedbale, čtenáři si říkají, co dalšího vaše značka přehlíží.
Časté chyby v e-mailovém podpisu, kterým se vyhnout
Většina problémů spadá do několika kategorií. Porovnejte svůj současný podpis s tímto seznamem.
1. Příliš mnoho obsahu
Citáty, bannery, pět ikon sociálních sítí a právní text vytlačí vaši odpověď z obrazovky. Držte blok zaměřený na kontaktní údaje. Propagaci přesuňte do těla zprávy.
2. Zastaralé informace
Stará loga, bývalé pozice a nefunkční telefonní čísla vypadají jako zanedbanost. Podpisy zkontrolujte po každém rebrandingu a po každé změně role. Stejná kontrola platí pro více e-mailových adres na jedné doméně, když lidé mění pozice.
3. Rozbité nebo chybějící odkazy
Odkazy, které končí chybou 404, nebo obrázky na vypršelých adresách dělají podpis nedůvěryhodným. Každý odkaz testujte jednou měsíčně. Soubory s logem ukládejte na vlastní doméně.
4. Nejednotné podpisy v týmu
Když si každý zaměstnanec navrhne vlastní blok, zákazníci vidí pět verzí vaší značky. Používejte společnou šablonu e-mailového podpisu a aktualizace spravujte centrálně.
5. Nesoulad s adresou odesílatele
Podpis uvádějící jednu firmu, zatímco adresa odesílatele ukazuje jinou doménu, příjemce mate. Doména v podpisu, odkaz na web a adresa odesílatele by se měly shodovat.
Jak podpis zkontrolovat a opravit
Pošlete si testovací zprávu a otevřete ji na mobilu. Klikněte na každý odkaz. Porovnejte logo se současným webem. Požádejte kolegu, zda mu něco nepřipadá divné.
Nejdřív opravte hlavní šablonu, potom informujte tým. Úklid spojte s radami z kapitoly osvědčené postupy designu e-mailového podpisu, aby se problémy nevracely.
Když se těmto chybám vyhnete, podpis zůstane tichým přínosem pro značku, ne každodenní přítěží.
Časté dotazy
Je dlouhé právní upozornění chybou v podpisu?
Zbytečná upozornění nafukují patičku a otravují čtenáře na mobilu. Právní text uvádějte jen tehdy, když to váš obor vyžaduje. Pokud je povinný, dejte ho pod kontaktní blok menším písmem.
Jsou inspirativní citáty v e-mailovém podpisu špatný nápad?
Citáty přidávají délku, ale čtenáři neusnadní odpověď. Navíc kazí profesionální tón u vážných témat. Osobní citáty si nechte na profily na sociálních sítích, ne do firemní pošty.
Je chybou používat v podpisu osobní telefonní číslo?
Uvádět osobní mobil, když vaše značka nabízí firemní linku, stírá hranice a po odchodu člověka z firmy vyvolává zmatek. Ve sdílených šablonách používejte firemní čísla. WEMASY vám pomůže prezentovat jednotné kontaktní údaje na webu ve Tvůrci webů i v e-mailech.
Jak často by značky měly podpisy kontrolovat?
Podpisy kontrolujte alespoň jednou za čtvrtletí a po každém rebrandingu nebo změně domény. Projděte vzorek odeslané pošty z různých oddělení, abyste odchylky odhalili včas. Kapitola o správě e-mailových podpisů v týmu popisuje celý postup kontroly.
Může mnoho ikon sociálních sítí podpisu uškodit?
Řada nepoužívaných ikon blok zaplevelí a láká ke kliknutí na neaktivní profily. Odkazujte jen na profily, které pravidelně aktualizujete. Kapitola odkazy na sociální sítě v e-mailovém podpisu popisuje výběr odkazů.
Jaká je nejrychlejší oprava zastaralého e-mailového podpisu?
Aktualizujte hlavní šablonu, vyměňte logo a odkazy a pošlete si testovací zprávu na mobil. Pak požádejte tým, aby si nastavení obnovil z nové hlavní kopie.