Většina chyb ve firemních e-mailech není nijak dramatická. Jsou to drobné návyky, které se opakují, dokud zákazníkovi, partnerovi nebo kolegovi nedojde trpělivost. Nejasný předmět tady. Zapomenuté navázání támhle. Jedno „Odpovědět všem“, které zahltí dvanáct lidí, kteří vlákno vůbec nepotřebovali.
Časté chyby ve firemních e-mailech jsou opakující se omyly, kvůli kterým schopná značka působí nedbale, pomalu nebo nedůvěryhodně. K jejich odstranění nepotřebujete dokonalou češtinu. Potřebujete vědět, co se obvykle pokazí, a před odesláním udělat pár jednoduchých kontrol. Tento modul projde každý typ chyby. Tady je přehled.
Jaké jsou nejčastější chyby ve firemních e-mailech?
Nejčastější chyby spadají do šesti skupin: kvalita psaní, tón, předměty, práce s příjemci, přílohy a dotažení věcí do konce. Na seznam patří i bezpečnostní přehmaty, i když je mnoho značek řeší jako problém IT, dokud se něco nerozbije.
Kvalita psaní zahrnuje překlepy, gramatické chyby a zprávy, které se rozplývají bez jasné žádosti. Problémy s tónem vznikají, když uvolněná zpráva přistane ve formálním vlákně nebo strohá odpověď zchladí vřelý vztah. Chybné předměty ukryjí důležitou poštu mezi desítky zpráv „Rychlý dotaz“. Chyby u příjemců jsou špatné adresy, zneužívání „Odpovědět všem“ a zprávy odeslané dřív, než je dopíšete.
Chyby, které nejdřív poškodí důvěryhodnost
1. Nedbalé psaní a nejasné žádosti
Překlepy a chybějící interpunkce prozrazují, že jste zprávu po sobě nepřečetli. Nejasná žádost nutí čtenáře hádat, co potřebujete. Obojí navazuje na rady v článku jak napsat jasný a stručný e-mail a na hlubší seznam v článku e-mailové chyby, které škodí důvěryhodnosti.
2. Nejasné nebo zavádějící předměty
Předmět „Aktualizace“ nebo „Ahoj“ čtenáři nic neřekne. Vaši zprávu odsune nebo smaže, aniž by ji otevřel. Dobré návyky pro předměty začínají v článku předměty profesionálních e-mailů.
3. Tón, který neodpovídá situaci
Vtip ve sporu o platbu. Ledová formálnost po měsících přátelského kontaktu. Nesoulad tónu čtenáře mate a zpomaluje rozhodování. Další kapitola o špatném tónu ve firemních e-mailech jde do tohoto vzorce víc do hloubky.
Chyby, které berou čas nebo vytvářejí riziko
1. Odpovědět všem, když stačilo odpovědět
Celé týmy se vtáhnou do vedlejších rozhovorů. Schránky se plní šumem. Lidé vlákna ztiší a přehlédnou tu jednu zprávu, na které záleželo. Pravidla etikety v článku kdy použít „Odpovědět všem“ ve firemním e-mailu dávají jasné výchozí pravidlo.
2. Přehmaty s přílohami a bezpečností
Špatné soubory, příliš velké přílohy a citlivé údaje v čistém textu způsobí ostudu i skutečnou škodu. Návyky kolem příloh najdete v článku jak profesionálně zacházet s přílohami. Základy bezpečnosti jsou v článku co je e-mailová bezpečnost pro firmy.
3. Tiché mezery po slíbené akci
Řekli jste, že nabídku pošlete do pátku. Pátek uplyne. Klient si myslí, že jste na něj zapomněli nebo zvolili konkurenci. Disciplína při navazování je později v tomto modulu samostatnou kategorií chyb.
Vyberte si tento týden jednu skupinu k prověření. Přečtěte si příslušnou kapitolu, opravte jeden návyk a pokračujte další. Kapitoly o překlepech a gramatice, špatném tónu a nejasných předmětech jsou obvyklým začátkem pro značky, které už mají vlastní doménu.
Často kladené otázky
Jakou chybu ve firemních e-mailech dělají malé značky jako první?
Mnoho malých značek začíná bezplatnou osobní adresou na kontaktní stránce a k ní přidá nejasné předměty a pomalé odpovědi. Prvním krokem je oprava adresy a nastavení DNS. WEMASY vám pomůže zveřejnit značkové kontaktní údaje přes Tvůrce webů.
Ovlivňují časté e-mailové chyby doručitelnost?
Nedbalé vzorce odesílání, vysoký počet stížností a chybějící ověřovací záznamy mohou poslat poštu do spamu. Samotné chyby v psaní umístění zprávy zřídka ovlivní, ale podkopávají důvěru, když zpráva dorazí. Technickou stránku najdete v článku proč firemní e-maily končí ve spamu.
Jak často by značka měla své e-mailové návyky kontrolovat?
Čtvrtletní kontrola deseti nedávných vláken se zákazníky zachytí většinu opakujících se chyb. Zprávy z prodeje, podpory a fakturace si vezměte zvlášť, protože každý typ selhává jinak. Postupy ze článku postup správy profesionálního e-mailu udělají z kontrol rutinu.
Jsou automatické e-maily z těchto chyb vyňaty?
Automatizace chyby zesiluje, protože jedna špatná šablona zasáhne každý nový kontakt. Rozbitá pole pro osobní údaje a falešně osobní tón škodí při velkém objemu rychleji. Než sekvence zapnete, přečtěte si chyby v automatizaci e-mailů, kterým se vyhnout.
Může jeden člověk opravit chyby za celou firmu?
Jeden vlastník může nastavit standardy a šablony, ale každý odesílatel se jimi musí řídit. Psaná pravidla a zaškolení fungují lépe než připomínky po vzniku škody. Rady pro týmy jsou v článku osvědčené postupy firemního e-mailu pro značky.
Co je nejrychlejší výhra po přečtení této kapitoly?
Přepište tři nejčastěji používané šablony předmětů tak, aby každá uváděla téma a požadovanou akci. Tahle jediná změna zlepší hledání, prioritu i rychlost odpovědí bez nových nástrojů. Podrobnější rady k předmětům jsou v článku předměty profesionálních e-mailů.