Průměrný firemní e-mail se na telefonu mezi schůzkami čte 15 sekund. Váš úvod o třech odstavcích, dvě odbočky a schovaná žádost to okno nepřežijí. Čtenář odpoví „Můžete shrnout, co potřebujete?“ a teď oba trávíte víc času, než původní zpráva vyžadovala.
Jasný a stručný e-mail je firemní zpráva, která uvede svůj účel brzy, používá prostý jazyk a obsahuje jen podrobnosti, které čtenář potřebuje k odpovědi. Stručný neznamená chladný ani neúplný. Znamená, že každá věta si své místo zaslouží. Takto napíšete e-maily, které šetří čas čtenáře a přitom dosáhnou cíle.
Co znamená jasný a stručný e-mail?
Jasný znamená, že čtenář pochopí, o co ho žádáte, bez opakovaného čtení. Stručný znamená, že to řeknete co nejméně slovy, která ještě dávají smysl. Dohromady vznikají zprávy, které dostanou rychlejší odpovědi a méně doplňujících otázek.
Jasnost začíná jedním účelem na jeden e-mail. Pokud máte dvě nesouvisející žádosti, pošlete dvě zprávy. Smíchání témat v jednom e-mailu zdrží obě odpovědi a zprávu hůř přečtete rychlým pohledem.
Jak napsat jasný a stručný e-mail
Postavte e-mail na potřebách čtenáře, ne na svém myšlenkovém postupu. Nepotřebuje znát každý krok, kterým jste došli k závěru. Potřebuje závěr a akci, kterou od něj chcete.
1. Začněte hlavním bodem
Účel napište do první věty po oslovení. „Potřebuji do čtvrtka vaše schválení přiložené smlouvy“ je jasné. Tři věty pozadí před žádostí jasné nejsou. Souvislosti přidejte až po hlavním bodu, ne před něj.
2. Používejte krátké odstavce a prostá slova
Odstavce omezte na dvě až čtyři věty. Žargon nahraďte běžným jazykem. Pište „začít“ místo „zahájit“ a „použít“ místo „využít“. Krátké věty mají v průměru 12 až 16 slov. Pokud věta přesáhne 25 slov, rozdělte ji.
3. Vyřaďte vatu a opakování
Smažte fráze, které nepřidávají žádnou informaci. „Jen jsem se chtěl ozvat, že“ se může změnit na „Mám dotaz k“. Odstraňte zdvojené body. Pokud jste termín uvedli v předmětu, nepotřebujete ho v textu připomínat třikrát.
4. U více položek použijte seznam
Když máte tři a více bodů, použijte číslovaný nebo odrážkový seznam. Seznamy se čtou rychlým pohledem snáz než dlouhé odstavce. Čtenáři také usnadní odpověď bod po bodu.
Techniky úprav, které e-maily zkracují
Napište koncept a pak ho přečtěte jednou s jednou otázkou na mysli. Co mohu odstranit, aniž by se ztratil smysl? Z prvního konceptu zkraťte alespoň 20 procent. Většina prvních konceptů obsahuje vatu, kterou čtenář nepotřebuje.
Před odesláním si zprávu přečtěte na telefonu. Pokud musíte listovat víc než dvakrát, abyste došli k výzvě k akci, je příliš dlouhá. Stručné psaní spojte s ostrým předmětem z textu profesionální předměty e-mailů, aby čtenář věděl, co čekat, ještě než zprávu otevře.
I stručné e-maily potřebují správnou stavbu. Ponechte oslovení, závěrečnou větu, pozdrav i podpis. Kapitola jak napsat profesionální e-mail pokrývá celý postup. Dobré návyky z textu osvědčené postupy firemního e-mailu pro značky posilují stejné zásady napříč vaším týmem.
Tato kapitola uzavírá modul o psaní. Teď máte návod na stavbu, úvody, závěry, pozdravy i předměty. Vše spojte s adresou své značky podle textu jak vytvořit e-mailové adresy na své doméně a se standardy etikety z dřívějších modulů.
Často kladené otázky
Jak krátký by měl být firemní e-mail?
Většina firemních e-mailů by se měla vejít do 100 až 200 slov. Složitá témata mohou potřebovat víc, ale každá další věta si své místo musí zasloužit. WEMASY vám pomůže sdělit jasnou značku online pomocí Tvůrce webů a vaše e-maily by měly být stejně přímé.
Působí moje e-maily kvůli stručnosti nezdvořile?
Stručný a nezdvořilý není totéž. Můžete být struční a slušní, když ponecháte oslovení, použijete prosím a děkuji, kde je to přirozené, a skončíte uctivým pozdravem.
Mám všechny podrobnosti dát do jednoho e-mailu, nebo je rozdělit?
Uveďte podrobnosti, které čtenář potřebuje k jednání, ale vynechte pozadí, které už zná. Pokud e-mail pokrývá dvě oddělená rozhodnutí, rozdělte ho na dvě zprávy, aby každá zůstala zaměřená.
Která slova mám při úpravě e-mailu škrtat jako první?
Škrtejte vycpávkové fráze jako jen jsem chtěl, jak jsem zmínil a jak víte. Odstraňte příslovce, která nemění význam. Dlouhé obraty nahraďte kratšími.
Jsou odrážky ve firemním e-mailu profesionální?
Odrážky jsou profesionální a složité informace se podle nich čtou snáz. Použijte je pro seznamy tří a více položek, kroky k akci nebo možnosti, ze kterých si čtenář vybírá.
Jak naučit tým psát jasnější e-maily?
Sdílejte příklady před a po ve svém interním stylovém průvodci. Odkažte kolegy na příklady profesionálních e-mailů a stanovte standard, že každá zpráva uvede svůj účel v prvním odstavci.