V doručené poště máte dvanáct nepřečtených zpráv. Předměty projedete za méně než deset sekund. Tři říkají „Rychlý dotaz“. Dva „Navazuji“. Jeden zní „Faktura 4821 splatná 15. dubna, potřebuje schválení“. Otevřete právě ten. Předmět splnil svůj úkol, ještě než jste přečetli jediné slovo uvnitř.
Profesionální předmět e-mailu je krátký popis obsahu zprávy, který čtenáři pomůže určit prioritu a později váš e-mail najít. Není to návnada ani prodejní věta. Je to štítek, který odpovídá na otázku „O čem to je?“. Takto napíšete profesionální předměty e-mailů, které se otevřou a na které se odpoví.
Čím je profesionální předmět e-mailu účinný?
Účinný předmět je konkrétní, stručný a pravdivý. Říká čtenáři, co ho uvnitř zprávy čeká. Když je místo, uvádí klíčové údaje, jako je název projektu, datum nebo požadovaná akce. Vyhýbá se vágním slovům, která by mohla popisovat cokoli.
Předměty pomáhají i při hledání. Když čtenář hledá diskusi o smlouvě z minulého měsíce, předmět „Úprava smlouvy, termíny dodání v březnu“ se dá najít. Předmět „Ahoj“ se ztratí navždy.
Jak psát profesionální předměty e-mailů
Předmět napište dřív než samotný text. Když znáte svůj cíl, bude ostřejší předmět i zpráva. Pokud je to možné, držte se šesti až deseti slov. Nejdůležitější informaci dejte na začátek.
1. Uveďte téma i akci
Spojte, o čem zpráva je, s tím, co potřebujete. „Kontrola rozpočtu za Q2, zpětná vazba do pátku“ řekne čtenáři téma i termín v jednom řádku. Porovnejte to se slovem „Rozpočet“, které vyvolá víc otázek, než zodpoví.
2. Uveďte jména nebo referenční čísla, když se hodí
U žádostí o podporu, faktur nebo novinek k projektu uveďte číslo objednávky, číslo tiketu nebo jméno klienta. „Žádost o podporu, objednávka 9182, zpoždění dodávky“ pomůže správné osobě zprávu přesměrovat a určit její prioritu.
3. Změňte předmět, když se změní téma
Pokud se vlákno posune k novému tématu, změňte předmět. Nenechávejte řetěz „Re: Re: Re:“, který už konverzaci nepopisuje. Je to dobrá etiketa, o které se píše v pravidlech e-mailové etikety pro značky.
Vzory předmětů pro běžné situace
Představení: „Představení od [vaše jméno] ze společnosti [firma]“. Navázání: „Navazuji na [konkrétní téma], [datum posledního kontaktu]“. Žádost o schůzku: „Žádost o schůzku, [téma], týden od [datum]“. Stav projektu: „[Název projektu], novinky, [datum]“. Schválení: „[Název dokumentu], schválení potřeba do [datum]“.
Vyhněte se velkým písmenům, nadměrné interpunkci a zavádějícím předmětům, které neodpovídají textu. Předmět s „NALÉHAVÉ“ u běžné novinky čtenáře naučí vaše zprávy ignorovat. Tón držte stejný jako ve zbytku profesionálního e-mailu, jak popisuje jak napsat profesionální e-mail.
Záleží i na adrese odesílatele. Předmět z adresy s vlastní doménou značky vzbudí větší pozornost než stejný řádek z bezplatného osobního účtu. Celý obraz najdete v textu proč je profesionální e-mail pro značky důležitý.
Až budou vaše předměty ostré, věnujte se tomu, aby byl stejně jasný i text. Pokračujte na jak napsat jasný a stručný e-mail a zpřesněte obsah uvnitř.
Často kladené otázky
Jak dlouhý by měl být profesionální předmět e-mailu?
Mířte na 40 až 60 znaků, aby se celý předmět zobrazil na mobilu. Nejdůležitější slova dejte na začátek. WEMASY vám pomůže působit na webu profesionálně pomocí Tvůrce webů a jasné předměty tuto profesionalitu přenesou do doručené pošty.
Mám v předmětu používat slova s naléhavostí?
Naléhavost použijte jen tehdy, když na čase opravdu záleží. Časté používání slov jako Naléhavé nebo ASAP vzbuzuje u čtenářů skepsi. Uveďte raději skutečný termín, například Schválení potřeba do pátku.
Je v pořádku poslat firemní e-mail bez předmětu?
Firemní e-mail bez předmětu neposílejte nikdy. Působí nedbale a zprávu je pak těžké najít. Předmět napište dřív než text, abyste zůstali u jednoho cíle.
Mám změnit předmět, když odpovídám do starého vlákna?
Předmět změňte, když se téma konverzace výrazně posune. Re: nechte u přímých odpovědí na stejné téma. Jasné předměty pomáhají všem ve vlákně udržet orientaci.
Jaký předmět funguje u oslovení neznámého člověka?
Uveďte důvod své zprávy a přínos pro čtenáře. Nabídka spolupráce od [firma] je jasnější než Dobrý den. Silný předmět spojte s profesionálním úvodem z textu jak začít firemní e-mail.
Patří emoji do profesionálních předmětů e-mailů?
Ve většině firemních situací emoji v předmětu vynechte. Mohou působit neprofesionálně a nemusí se správně zobrazit v každém e-mailovém klientu. Předměty z prostého textu jsou bezpečnější.