Jeden dodavatel začne „Vážený pane Chene, děkuji za rychlou odpověď ohledně březnové zásilky.“ Čtenář hned ví, komu zpráva je a na co odkazuje. Jiný dodavatel začne „Čau, tak k tomu, o čem jsme se bavili.“ Stejná schránka, dvě velmi odlišné úrovně profesionality.
Začít firemní e-mail znamená zvolit oslovení a úvodní větu, které odpovídají vztahu a účelu zprávy. Oslovení nasměruje zprávu ke čtenáři. Úvodní věta uvede, proč píšete, nebo se vrátí k jeho poslední zprávě. Když tyto dva prvky zvládnete, zbytek e-mailu se píše snáz. Tady je, jak začít firemní e-mail v různých situacích.
Co obsahuje silný začátek firemního e-mailu?
Silný začátek má dvě části. Oslovení pojmenuje čtenáře nebo skupinu. První věta navazuje na důvod zprávy. Společně čtenáři říkají, že jste organizovaní, uctiví a že si zaslouží jeho pozornost.
Vynechejte obecné úvody typu „Doufám, že se vám daří“, pokud to nemyslíte doopravdy a vztah to nepodporuje. Jděte rovnou k věci, když čtenář kontext už zná. Stálý klient nepotřebuje dlouhý úvod o tom, jak doufáte, že se mu daří.
Jak zvolit správné oslovení
Oslovení přizpůsobte tomu, jak dobře čtenáře znáte a jak formální je situace. První kontakt s potenciálním partnerem vyžaduje formálnější úvod. Týdenní kontrola s kolegou, se kterým pracujete roky, může být vřelejší a kratší.
1. První nebo formální kontakty
Použijte jméno čtenáře se zdvořilým oslovením. „Vážená paní Patel“ nebo „Dobrý den, pane Okonkwo“ se hodí pro představení, nabídky a oficiální žádosti. Pokud si s formálností nejste jistí, přikloňte se spíš k formálnějšímu. Tón můžete v dalších zprávách vždy upravit, až se vztah vyvine.
2. Zavedené obchodní vztahy
„Dobrý den, Sarah“ nebo „Dobrý den, James“ se hodí pro klienty a kolegy, které už znáte. Držte se profesionálního, ale konverzačního tónu. Vaše firemní adresa z kapitoly příklady profesionálních e-mailových adres pro značky už dává najevo důvěryhodnost, takže oslovení může působit přirozeně, ne strnule.
3. Zprávy pro skupinu
Když píšete týmu nebo vláknu s více lidmi, oslovte skupinu. „Dobrý den všem“ nebo „Dobrý den, týme“ se hodí, když odpověď nepatří jedné osobě. Pokud je hlavním kontaktem jeden člověk, jmenujte ho jako prvního a pozdravte i ostatní.
Úvodní věty, které posouvají konverzaci dál
Po oslovení navažte na účel. Odkažte na předchozí zprávu, schůzku nebo termín, aby měl čtenář kontext a nemusel hledat ve starých vláknech. „Děkuji za zaslání upravené nabídky včera“ nebo „Navazuji na náš hovor minulé úterý“ dává čtenáři oporu.
U nového oslovení uveďte důvod, proč píšete, hned v první větě. „Obracím se na vás, protože se vaše značka objevila v našem adresáři partnerů“ je jasnější než tři věty pozadí před jádrem. Celou strukturu od začátku po závěr popisuje kapitola jak napsat profesionální e-mail.
Nezačínejte omluvou, pokud se opravdu nemusíte omlouvat. „Omlouvám se, že ruším“ oslabí zprávu dřív, než začne. Pokud od čtenáře něco potřebujete, požádejte sebevědomě a jasně.
Dál si prohlédněte oslovení v profesionálních e-mailech s úplným seznamem možností, nebo si přečtěte jak začít formální e-mail, když situace vyžaduje větší formálnost.
Často kladené otázky
Je neprofesionální začít firemní e-mail pozdravem Hi?
Začít pozdravem a jménem čtenáře je ve většině firemních situací standard. Je to přátelské, ale ne příliš neformální. Spojte to s jasnou úvodní větou a firemní adresou odesílatele ze své domény. WEMASY vám pomáhá prezentovat jednotnou značku pomocí tvůrce webů a odpovídajícího firemního e-mailu.
Jaké oslovení použít, když neznám jméno čtenáře?
Použijte neutrální oslovení jako Dobrý den nebo Vážení, pokud nemáte konkrétní jméno. Pokud je jméno na webu firmy nebo v předchozím vlákně, věnujte chvíli jeho nalezení. Osobní oslovení ukazují, že jste dávali pozor.
Mám v úvodní větě odkázat na předchozí e-mail?
Odkaz na předchozí zprávu pomáhá čtenáři zařadit vaši zprávu do kontextu. Stručně uveďte datum nebo téma. Hodí se to zvlášť v dlouhých vláknech, které řeší kapitola pravidla e-mailové etiky pro značky.
Jak formální má být úvod pro nového klienta?
Noví klienti si zaslouží trochu dopracovanější úvod než běžná interní pošta. Použijte jejich jméno, zmiňte, jak jste se spojili, a jasně uveďte účel. Tón můžete uvolnit, až budete mít zavedený pracovní vztah.
Můžu u rychlé odpovědi vynechat oslovení?
I krátké odpovědi těží z jednoslovného oslovení. Zabere dvě vteřiny a udrží uctivý tón. Úplné vynechání může působit příkře, zvlášť u externích kontaktů.
Jaký je rozdíl mezi začátkem firemního a formálního e-mailu?
Začátky firemních e-mailů sahají od vřelých po formální podle kontextu. Formální e-maily dodržují přísnější konvence oslovení i jazyka. Když to situace vyžaduje, přečtěte si jak začít formální e-mail.