Čtyři slova stojí nahoře téměř v každém firemním e-mailu, který kdy pošlete. Vážený, Dobrý den, Ahoj nebo Dobré ráno. Ten drobný řádek určuje, jak se čtenář cítí u všeho, co následuje. Vyberete-li špatně, pečlivá zpráva může působit příliš chladně nebo příliš neformálně, než čtenář dojde ke druhé větě.
Oslovení v profesionálních e-mailech jsou pozdravy, kterými čtenáře oslovujete na začátku firemní zprávy. Sahají od formálních (Vážená paní Lopez) po konverzační (Ahoj Tome). Správná volba závisí na vztahu se čtenářem, účelu zprávy a zvyklostech vašeho oboru. Tady je praktický průvodce oslovením v profesionálních e-mailech.
Co se počítá za profesionální oslovení?
Profesionální oslovení oslovuje čtenáře přímo a nastavuje uctivý tón. Nepoužívá slang, přezdívky, ke kterým vás čtenář nevyzval, ani příliš familiární jazyk u nových kontaktů. I neformální „Ahoj“ je profesionální, pokud je spojené s jasnou zprávou a firemní adresou odesílatele.
Oslovení stojí na vlastním řádku a před začátkem těla následuje prázdný řádek. Tato drobná volba formátu zlepšuje čitelnost e-mailu a odpovídá standardům z kapitoly pravidla e-mailové etiky pro značky.
Běžná oslovení v profesionálních e-mailech a kdy je použít
Různá oslovení dávají najevo různou míru formálnosti. Vybírejte podle situace, ne ze zvyku.
1. Vážený [jméno]
Vážený použijte u formálních zpráv, prvního kontaktu s vyššími pozicemi, oficiálních žádostí a motivačních dopisů. „Vážený pane Alvarezi“ nebo „Vážený pane doktore Kim“ ukazuje úctu. Dobře se pojí se strukturou popsanou v kapitole jak začít formální e-mail.
2. Dobrý den [jméno]
Dobrý den funguje ve většině firemních kontextů. Je zdvořilé, ale ne strnulé. Použijte ho u klientů, partnerů a kolegů, když chcete vyvážený tón, který není ani příliš formální, ani příliš neformální.
3. Ahoj [jméno]
Ahoj je nejběžnější oslovení v každodenním firemním e-mailu. Hodí se pro zavedené vztahy, interní týmy a obory s uvolněným stylem komunikace. Spojte ho s profesionálním tělem a závěrem, aby celá zpráva zůstala dopracovaná.
4. Dobré ráno nebo Dobré odpoledne
Oslovení podle denní doby fungují, když znáte časové pásmo čtenáře a zpráva není zpožděná. Dodávají osobní nádech kontrolním zprávám pro klienty a týmovým novinkám. Vyhněte se jim ve formální nebo časově citlivé oficiální korespondenci, kde se čas odeslání nemusí shodovat s dnem čtenáře.
5. Oslovení pro skupiny
Když oslovujete víc lidí, použijte Ahoj všem, Dobrý den, týme nebo Vážení kolegové. Pokud je hlavním příjemcem jeden člověk, jmenujte ho v oslovení a zmiňte skupinu. „Ahoj Sarah, dávám do kopie projektový tým pro přehled“ udrží zaměření jasné.
Oslovení, kterým se v profesionálním e-mailu vyhnout
U externích kontaktů vynechte Čau, Nazdar, Ahojky a podobné neformální úvody. Vyhněte se „Vážení“ bez jména, když je konkrétní jméno k dispozici na webu firmy nebo ve vlákně. Nepoužívejte emoji místo oslovení.
Pokud si nejste jistí, v první zprávě volte spíš o něco formálnější tón a upravte ho podle odpovědi čtenáře. Jeho oslovení v odpovědi vám řekne, jaký tón preferuje. Dobrá oslovení spojte s radami z kapitoly jak začít firemní e-mail a s důvěryhodnou adresou z kapitoly co je vlastní e-mailová doména, abyste udělali silný první dojem.
Další kapitoly tohoto modulu se věnují tomu, jak zprávy ukončit. Až budou úvody sedět, začněte kapitolou jak ukončit firemní e-mail.
Často kladené otázky
Které oslovení je v profesionálním e-mailu nejběžnější?
Ahoj a křestní jméno čtenáře je nejběžnější oslovení v každodenním firemním e-mailu. Vyvažuje vřelost a profesionalitu pro většinu pracovních vztahů. WEMASY vám pomáhá budovat značku, která tomu leštění odpovídá, pomocí tvůrce webů a profesionálního e-mailu ve vaší doméně.
Mám v oslovení použít křestní jméno, nebo příjmení?
Příjmení s titulem (Vážený pane Chene) použijte při formálním prvním kontaktu. Křestní jméno (Ahoj Sarah) použijte, až máte zavedený vztah nebo když druhá osoba podepisuje odpovědi jen křestním jménem.
Je neslušné vynechat oslovení ve firemním e-mailu?
Vynechání oslovení může působit příkře, zvlášť u externích kontaktů. Jednoslovný úvod stojí málo úsilí a dává najevo úctu. Hlavní výjimkou jsou interní rychlé odpovědi mezi blízkými kolegy.
Jaké oslovení mají používat týmy zákaznické podpory?
Týmy podpory obvykle používají Ahoj nebo Dobrý den s jménem zákazníka. Tón by měl být vřelý a nápomocný, ale ne příliš familiární. Více rad najdete v kapitole profesionální e-mail pro zákaznickou podporu.
Můžu pro každý firemní e-mail použít stejné oslovení?
Ahoj ve všech zprávách funguje v mnoha oborech, ale ne ve všech. Formálnost přizpůsobte čtenáři a situaci. Žádost o práci a týdenní týmová novinka by neměly začínat stejně.
Jaké oslovení se hodí, když píšu někomu v jiné zemi?
Dobrý den a Vážený jsou v mezinárodním obchodě široce srozumitelné. U velmi formálních kontextů si zjistěte místní zvyklosti. Pište jasně a vyhněte se idiomům, které se nemusí dobře přeložit.