Proč se tolik firemních e-mailů rozpadne v posledních třech řádcích? Tělo dává dokonalý smysl. Oslovení bylo v pořádku. Pak se zpráva rozplyne větou „Dejte vědět“ a vůbec žádnou závěrečnou formulí. Čtenář musí hádat, co vlastně potřebujete a dokdy.
Ukončit firemní e-mail znamená zavřít tělo jasnou výzvou k akci, zvolit vhodnou závěrečnou formuli a přidat podpis. Závěr je vaše poslední šance, jak čtenáře nasměrovat k odpovědi. Silný závěr může znamenat rozdíl mezi odpovědí dnes a týdenním tichem. Tady je, jak firemní e-mail ukončit správně.
Co patří na konec firemního e-mailu?
Konec firemního e-mailu má tři části. Závěrečná věta říká, co potřebujete nebo co bude dál. Závěrečná formule je krátké slovo nebo fráze před jménem. Podpis obsahuje jméno, roli a kontaktní údaje. Každá část má svůj účel a vynechání kterékoli zprávu oslabuje.
Závěrečnou větu berte jako návod k obsluze pro čtenáře. „Potvrďte prosím svou dostupnost do čtvrtka“ je konkrétní. „Dejte vědět, co si myslíte“ je vágní. Konkrétní závěry dostávají rychlejší odpovědi.
Jak napsat účinnou závěrečnou větu
Závěrečná věta by měla odpovídat účelu e-mailu. Pokud jste v těle položili otázku, zopakujte ji nebo přidejte termín. Pokud jste sdíleli informace, řekněte čtenáři, zda potřebujete potvrzení, nebo zda není potřeba žádná akce.
1. Žádost o odpověď
Buďte přímí v tom, co potřebujete a dokdy. „Mohli byste poslat upravenou smlouvu do konce dne v pátek?“ dává čtenáři jasný úkol a lhůtu. Vyhněte se otevřeným závěrům, když máte konkrétní termín.
2. Pouhé sdílení informací
Když není potřeba odpověď, řekněte to. „Z vaší strany není potřeba žádná akce. Chtěl jsem vás udržet v obraze.“ Čtenáři to ušetří přemýšlení, zda má odpovídat.
3. Plánování nebo navazování
Nabídněte konkrétní další krok. „V úterý nebo ve středu odpoledne mám čas na hovor. Který termín vám vyhovuje víc?“ se odpovídá snáz než „Měli bychom brzy mluvit“. Spojte to s radami z kapitoly jak napsat profesionální e-mail pro celý průběh zprávy.
Volba správné závěrečné formule
Po závěrečné větě přidejte závěrečnou formuli na vlastní řádek a pak jméno. Běžné možnosti jsou S pozdravem, S přátelským pozdravem, Děkuji a S úctou. Formuli přizpůsobte tónu zprávy. Formální nabídka končí S úctou nebo S pozdravem. Rychlá interní novinka může končit Děkuji.
Za závěrečnou formuli přidejte blok podpisu. Uveďte celé jméno, pracovní pozici, název firmy, telefonní číslo a web. Do bloku patří i firemní adresa ve vaší doméně, kterou nastavíte podle kapitoly jak získat e-mail na vlastní doméně.
Hlubší pohled na možnosti závěrečných formulí najdete v kapitolách závěrečné formule e-mailu pro každou situaci a jak profesionálně ukončit e-mail.
Často kladené otázky
Mám na konci firemního e-mailu vždy uvést výzvu k akci?
Většina firemních e-mailů těží z jasné výzvy k akci, i jednoduché. Řekněte čtenáři, zda potřebujete odpověď, rozhodnutí, nebo žádnou akci. WEMASY vám pomáhá udržet profesionální přítomnost značky pomocí tvůrce webů a vaše e-maily by měly odrážet stejnou jasnost.
Je Děkuji vhodná závěrečná formule pro externí kontakty?
Děkuji funguje dobře, když někoho žádáte, aby něco udělal, nebo když vám už pomohl. U prvního formálního kontaktu je bezpečnější volbou S pozdravem nebo S úctou.
Kolik řádků má mít podpis e-mailu?
Držte podpis na čtyřech až šesti řádcích. Uveďte jméno, pozici, firmu, telefon a web. Dlouhé podpisy s citáty nebo velkými obrázky odvádějí pozornost od zprávy.
Mám v závěrečné větě zopakovat svou žádost?
Zopakování hlavní žádosti v závěrečné větě pomáhá zaneprázdněným čtenářům, kteří text přelétají. Stačí jedna věta. Tato technika se dobře pojí se stručným psaním z kapitoly jak napsat jasný a stručný e-mail.
Je neprofesionální ukončit e-mail bez závěrečné formule?
Ukončení bez závěrečné formule působí ve většině firemních kontextů příkře. Jedno slovo jako Děkuji nebo Hezký den zabere vteřinu a dá najevo, že zpráva je hotová.
Má podpis e-mailu odpovídat brandingu webu?
Podpis by měl používat stejný název firmy, logo a kontaktní údaje jako web. Jednota napříč kanály buduje důvěru, jak popisuje kapitola jednotný e-mail napříč značkou.