Poslední dojem je ten, který si lidé pamatují. Silný e-mail, který končí vágním „Co si myslíte?“ a bez podpisu, nechá čtenáře nejistého a lehce rozladěného. Zpráva, která končí jasným dalším krokem, dopracovanou závěrečnou formulí a úplným podpisem, působí hotově a důvěryhodně.
Profesionálně ukončit e-mail znamená zavřít tělo s účelem, zvolit závěrečnou formuli odpovídající tónu a přidat podpis s kontaktními údaji. Je to poslední vrstva dopracování každé firemní zprávy, kterou odešlete. Tady je, jak profesionální závěry vypadají v praxi.
Co obsahuje profesionální závěr e-mailu?
Profesionální závěr má tři prvky, které spolupracují. Závěrečný odstavec zprávu uzavře a řekne, co potřebujete. Závěrečná formule je krátká zdvořilostní věta před jménem. Podpis dává čtenáři vaše úplné kontaktní údaje. Odeberte kterýkoli z nich a zpráva působí nedokončeně.
Profesionální závěry také respektují čas čtenáře. Nezavádějí nová témata. Nepřidávají zbytečné zdvořilosti. Potvrzují účel a vyzývají k správné odpovědi.
Jak zavřít tělo e-mailu
Poslední odstavec těla by měl odpovědět na jednu otázku. Co má čtenář udělat dál? Pokud potřebujete schválení, požádejte o ně. Pokud jste sdíleli zprávu, řekněte, zda je zpětná vazba vítána. Pokud je zpráva čistě informační, řekněte čtenáři, že odpověď není potřeba.
1. Zakončete poděkováním, když se to hodí
Čtenáři poděkujte, když pro vás něco udělal nebo když o něco žádáte. „Děkuji za prostudování nabídky“ je upřímné a stručné. Nepoužívejte poděkování v každém odstavci. Jednou na konci stačí.
2. Přidejte termín, když záleží na čase
Pokud je vaše žádost časově citlivá, uveďte termín v závěrečné větě. „Dejte mi prosím vědět do pondělí, abychom mohli objednávku dokončit“ dává čtenáři důvod vaši zprávu upřednostnit.
3. Nezavádějte nové informace
Závěrečný odstavec není místo pro druhé téma. Pokud zjistíte, že máte další věc k projednání, pošlete samostatný e-mail nebo ji jasně označte jako druhou položku. Míchání témat na konci čtenáře zmate a zpozdí obě odpovědi.
Závěrečné formule a podpisy, které vypadají profesionálně
Vyberte závěrečnou formuli, která odpovídá formálnosti zprávy. S pozdravem a S přátelským pozdravem fungují ve většině firemních kontextů. S úctou se hodí do formální korespondence. Děkuji a Hezký den se hodí pro známé kontakty a interní týmy.
Váš podpis by měl obsahovat celé jméno, pracovní pozici, firmu, telefonní číslo a adresu webu. Používejte stejný název firmy a branding jako na webu. Jednota napříč kanály je důležitá, jak vysvětluje kapitola branding e-mailu je stejně důležitý jako branding webu.
Odesílejte z firemní adresy ve své doméně, ne z osobního účtu. Adresa odesílatele je součástí závěru, který čtenář vidí v náhledu schránky. Podrobnosti o nastavení najdete v kapitole osobní a firemní e-mail.
Konkrétní možnosti závěrečných formulí najdete v kapitole příklady závěrečných formulí profesionálních e-mailů. K závěrečným větám v kontextu si projděte jak ukončit firemní e-mail.
Často kladené otázky
Jaká je nejprofesionálnější závěrečná formule e-mailu?
S pozdravem je nejuniverzálnější profesionální závěrečná formule pro firemní e-mail. Funguje pro klienty, partnery i formální kontakty a nezní strnule. WEMASY vám pomáhá držet značku jednotnou pomocí tvůrce webů a odpovídajícího e-mailu ve vaší doméně.
Mám napsat své jméno za závěrečnou formuli, když ho podpis už obsahuje?
Napište své křestní nebo celé jméno na řádek přímo za závěrečnou formulí, i když ho automatický podpis zopakuje. Dodá to osobní nádech, zvlášť ve zprávách jeden na jednoho.
Je v pořádku ukončit profesionální e-mail jen svým jménem?
Vynechání závěrečné formule a přechod rovnou ke jménu působí ve většině firemních kontextů stroze. Krátká závěrečná formule jako Hezký den nebo Děkuji před jménem zabere vteřinu a udrží uctivý tón.
Mám do podpisu e-mailu vložit odkazy na sociální sítě?
Uveďte jeden nebo dva relevantní profesionální odkazy, například web firmy nebo hlavní firemní profil. Příliš mnoho ikon a odkazů zahlcuje podpis a odvádí pozornost od zprávy.
Jak ukončit e-mail, když sděluji špatnou zprávu?
Zakončete jasnou, empatickou závěrečnou větou a nabídněte cestu vpřed. Vyhněte se příliš veselým závěrečným formulím jako Zdravím. S pozdravem nebo S úctou udrží vhodný tón.
Záleží na závěru e-mailu stejně jako na začátku?
Záleží na obojím, ale závěr rozhoduje, zda čtenář jedná. Jasný závěr se správnou závěrečnou formulí podněcuje odpovědi. Projděte si závěrečné formule e-mailu pro každou situaci a přizpůsobte závěr kontextu.