Vaše osobní schránka je mix všeho. Rezervace večeře vedle upozornění z banky vedle zprávy od klienta, který našel vaši starou bezplatnou adresu z doby před třemi lety. Právě toto rozmazání mezi soukromým životem a podnikáním je důvod, proč záleží na jejich oddělení.
Osobní a firemní e-mail se na povrchu mohou podobat, ale mají různé role. Jeden je pro soukromý život. Druhý zastupuje vaši značku navenek. Tady je, jak se liší a proč na tom rozdílu záleží.
Jaký je rozdíl mezi osobním a firemním e-mailem?
Největší rozdíl je v doméně. Osobní e-mail používá doménu bezplatného poskytovatele, na kterou se může zaregistrovat kdokoli. Firemní e-mail používá vlastní doménu značky, třeba vasznacka.cz. Tato jediná změna ovlivňuje, jak lidé vnímají každou vaši zprávu.
Firemní e-mail je také nastavený pro profesionální použití. Můžete vytvořit více adres, sdílet schránky v týmu a řídit, kdo má přístup. Osobní e-mail je určen pro jednoho člověka a jeden soukromý účet.
Kdy používat osobní e-mail
Osobní e-mail si nechte pro přátele, rodinu, osobní odběry a vše, co s vaší značkou nesouvisí. Je to váš soukromý prostor a míchání firemních zpráv do něj ztěžuje správu obojího.
Občas použít osobní adresu pro firmu se může zdát pohodlné, ale časem to vytváří problémy. Klienti si adresu uloží, formuláře se odesílají na ni a najednou je vaše soukromá schránka plná vláken zákaznické podpory, která nelze snadno předat.
Kdy používat firemní e-mail
Firemní e-mail používejte pro všechno, co zastupuje vaši značku. To zahrnuje nabídky klientům, faktury, odpovědi podpory, přijaté žádosti o práci a každou adresu uvedenou na webu nebo vizitce.
Firemní e-mail drží vaši značku viditelnou a komunikaci uspořádanou. Když do týmu přijde nový člověk, vytvoříte mu adresu. Když někdo odejde, přesměrujete mu poštu, aniž byste ztratili historii zákazníků vázanou na vaši doménu.
Jakmile rozdíl jasně vidíte, další logické téma je, co firemní e-mail pohání v pozadí. Kapitola co je e-mailový hosting tuto vrstvu vysvětluje. Pohled zaměřený na značku na stejné srovnání najdete v blogu firemní vs bezplatný e-mail pro budování značky.
Často kladené otázky
Mohu firemní e-mail přeposílat do osobní schránky?
Mnoho majitelů firem to dělá pro pohodlí. Firemní poštu můžete přijímat v osobní schránce a odpovědi přitom odesílat ze značkové adresy. Jen dávejte pozor, abyste neodpověděli ze špatného účtu. WEMASY vám umožní spravovat doménu a web dohromady a Tvůrce webů pomůže zveřejnit na kontaktní stránce správnou firemní adresu.
Je neprofesionální používat pro firmu bezplatný e-mail?
Ve většině případů ano. Bezplatná adresa neodpovídá doméně vaší značky a může vás vykreslit jako méně zavedenou firmu. Zákazníci a partneři obecně očekávají, že firmy mají e-mail na vlastní doméně.
Musím smazat osobní e-mail, když začnu podnikat?
Ne. Osobní účet si nechte pro soukromý život. Pro komunikaci značky přidejte samostatnou firemní adresu. Mohou existovat vedle sebe, pokud je jasné, kterou adresu zveřejňujete.
Mohu pro osobní i firemní poštu použít stejnou e-mailovou aplikaci?
Většina e-mailových aplikací umožňuje přidat více účtů. Obě schránky můžete kontrolovat z jedné aplikace v telefonu nebo počítači. Účty zůstávají oddělené, i když je zobrazujete na stejném místě.
Co se stane s firemním e-mailem, když firmu zavřu?
Doménu ovládáte vy, takže sami rozhodnete, kdy adresy zrušíte nebo necháte doménu vypršet. To je další výhoda oproti používání osobního účtu pro podnikání. Vaše komunikace zůstává vázaná na doménu, kterou vlastníte.
Mají firemní e-mail používat i freelanceři?
Ano. Freelanceři často soutěží jen důvěryhodností. Značková adresa jako ahoj@vasejmeno.cz z vás dělá skutečnou firmu, i když jste tým jednoho člověka.