Projektová manažerka zakončí novinky pro klienta formulí „Srdečně, Jessica“. Klient se usměje a odpoví týž den. Její kolega zakončí podobnou novinku formulí „Zatím“ a týden neslyší nic. Tělo obou e-mailů bylo v pořádku. Závěrečná formule nastavila úplně jiné očekávání.
Závěrečné formule e-mailu jsou slova, která stojí mezi posledním odstavcem a vaším jménem. Dávají najevo tón zprávy a zanechávají poslední dojem. Správná formule závisí na vztahu ke čtenáři, formálnosti zprávy a na tom, o co ho žádáte. Tady jsou formule, které fungují v běžných firemních situacích.
Co je závěrečná formule e-mailu?
Závěrečná formule e-mailu je krátká zdvořilostní fráze, která zprávu uzavírá před jménem a podpisem. Není to totéž co závěrečná věta v těle, která uvádí výzvu k akci. Závěrečná formule je společenská vrstva. Říká, že rozhovor je u konce a že čtenáře respektujete.
Mezi běžné formule patří S pozdravem, Děkuji, S úctou a S přátelským pozdravem. Každá nese trochu jiný tón. Výběr té správné trvá vteřiny a ovlivňuje, jak zpráva dopadne.
Závěrečné formule pro různé firemní situace
Formuli přizpůsobte kontextu. Když si nejste jistí, S pozdravem je nejbezpečnější volba pro externí kontakty.
1. Formální zprávy a první kontakt
Použijte S úctou, S pozdravem nebo S přátelským pozdravem pro žádosti o práci, právní korespondenci, nabídky novým klientům a oficiální žádosti. Tyto formule se pojí s formálními začátky z kapitoly jak začít formální e-mail.
2. Běžná komunikace s klienty a partnery
S pozdravem, Děkuji a Zdravím fungují pro dlouhodobé obchodní vztahy. Děkuji se hodí zvlášť, když o něco žádáte nebo oceňujete úsilí čtenáře. Držte tón vřelý, ale profesionální.
3. Interní zprávy v týmu
Děkuji, Hezký den a Zdravím jsou běžné v týmech, které komunikují denně. Znejte kulturu své firmy. Interní vlákno v advokátní kanceláři může i mezi kolegy stále očekávat Zdravím.
4. Odpovědi zákaznické podpory
Týmy podpory často zakončují zprávy helpdesku formulí S pozdravem nebo Děkujeme. Formule by měla působit nápomocně a uctivě. Rady v kapitole profesionální e-mail pro zákaznickou podporu pokrývají tón pro vlákna podpory.
Závěrečné formule, které používat opatrně
Některé formule nesou předpoklady, které se nemusí hodit každému čtenáři. Srdečně a Objímám implikují osobní vztah. S veškerou úctou může znít obranně, pokud zpráva není sporná. Váš oddaný působí ve většině moderních firemních kontextů zastarale.
V profesionálních zprávách se vyhněte žertovným formulím, emoji a slangu. Při mezinárodní komunikaci držte široce srozumitelné možnosti jako S pozdravem nebo Děkuji. Vaše firemní adresa z kapitoly jak zvolit předponu e-mailu pro vaši značku už nastavuje profesionální tón dřív, než čtenář dojde k závěrečné formuli.
Konkrétní příklady, které můžete zkopírovat a upravit, najdete v kapitole příklady závěrečných formulí profesionálních e-mailů. K celé struktuře závěru si přečtěte jak profesionálně ukončit e-mail.
Často kladené otázky
Jaká je nejbezpečnější závěrečná formule pro jakoukoli firemní situaci?
S pozdravem je nejbezpečnější univerzální formule pro firemní e-mail. Je zdvořilá, profesionální a vhodná pro klienty, partnery i formální kontakty. WEMASY vám pomáhá udržet stejnou profesionalitu na webu z tvůrce webů i ve firemním e-mailu.
Je Zdravím příliš neformální pro firemní e-mail?
Zdravím je v některých oborech a regionech běžné, ale pro formální firemní kontexty příliš neformální. Používejte ho s kolegy, které dobře znáte. U externích kontaktů zůstaňte u S pozdravem nebo Děkuji.
Mám měnit závěrečnou formuli podle tématu e-mailu?
Formule by měla odpovídat tónu zprávy, nejen vztahu. Vážná zpráva o zpoždění projektu si zaslouží S pozdravem, ne Zdravím. Upravte ji, když se téma posune v míře formálnosti.
Můžu pro každý e-mail použít stejnou závěrečnou formuli?
Používat S pozdravem pro všechny externí zprávy je rozumné výchozí nastavení. Obměňování formule podle kontextu ukazuje pozornost k detailům. Možnosti najdete v kapitole příklady závěrečných formulí profesionálních e-mailů.
Potřebuje závěrečná formule za sebou čárku?
Americké firemní e-maily obvykle používají čárku za závěrečnou formulí. S pozdravem, a jméno na dalším řádku je standardní formátování.
Jaké závěrečné formule se vyhnout v e-mailu se stížností?
Ve stížnostech se vyhněte veselým formulím jako Zdravím nebo Děkuji. Mohou působit neupřímně. S pozdravem nebo S úctou udrží vhodný tón. Další rady najdete v kapitole co dělat a nedělat v tónu e-mailu.