Jeden e-mail končí „S úctou, David Park, Operations Director, pod tím úplný blok podpisu“. Čtenář přesně ví, kdo ho napsal a jak navázat. Jiný e-mail končí „Odesláno z mého telefonu“ a ničím dalším. Oba podaly stejné informace. Jen jeden působil dokončeně.
Příklady závěrečných formulí profesionálních e-mailů jsou vzorové závěry, které ukazují správnou frázi, formát jména a podpis pro danou situaci. Studium příkladů vám pomůže přestat přemýšlet nad posledními dvěma řádky každé zprávy. Tady jsou praktické příklady závěrečných formulí pro situace, se kterými se setkáte nejčastěji.
Který příklad závěrečné formule stojí za zkopírování?
Dobrý příklad závěrečné formule obsahuje tři části. Závěrečná věta v těle uvádí výzvu k akci. Fráze závěrečné formule odpovídá tónu. Blok podpisu dává čtenáři vaše kontaktní údaje. Kopírujte strukturu, ne přesná slova, a upravte je podle svého hlasu a vztahu.
Příklady držte krátké. Samotná závěrečná formule je jeden řádek. Podpis má čtyři až šest řádků. Cokoli delšího soupeří se zprávou o pozornost.
Příklady závěrečných formulí pro běžné situace
Každý příklad níže ukazuje závěrečný odstavec, závěrečnou formuli a podpis pohromadě, abyste viděli, jak části zapadají.
1. Formální první kontakt
Závěrečná věta: „Těším se na vaši odpověď a rád poskytnu další informace.“
Závěrečná formule: „S úctou,“
Podpis: celé jméno, pracovní pozice, název firmy, telefon, firemní e-mailová adresa, adresa webu. Odpovídá to formátu z kapitoly formální formát e-mailu pro firmy.
2. Navázání na klienta
Závěrečná věta: „Dejte mi prosím do středy vědět, zda upravený harmonogram vašemu týmu vyhovuje.“
Závěrečná formule: „S pozdravem,“
Podpis: jméno a příjmení, role, firma, telefon. Firemní adresa z kapitoly co je e-mailová adresa ve vlastní doméně posiluje důvěru.
3. Žádost o laskavost nebo schválení
Závěrečná věta: „Děkuji, že jste si na kontrolu udělali čas. Vaše schválení do pátku by nám pomohlo dodržet harmonogram.“
Závěrečná formule: „Děkuji,“ nebo „Díky,“
Podpis: jméno a role. Když je zpráva krátká, držte ho čistý.
4. Interní novinky pro tým
Závěrečná věta: „Není potřeba žádná akce, pokud neuvidíte problém s čísly níže.“
Závěrečná formule: „Hezký den,“ nebo „Díky,“
Podpis: křestní jméno a název týmu. Úplné bloky podpisu jsou u rychlých interních poznámek volitelné.
5. Odpověď zákaznické podpory
Závěrečná věta: „Pokud máte další otázky, odpovězte na tento e-mail a pomůžeme vám.“
Závěrečná formule: „S pozdravem,“
Podpis: křestní jméno pracovníka, název týmu podpory, firma, e-mailová adresa podpory, odkaz na centrum nápovědy.
Jak příklady závěrečných formulí přizpůsobit své značce
Ukázkové údaje nahraďte vlastním jménem, pozicí a kontakty. Použijte stejný název firmy a adresu webu, jaké jsou na vašem webu. Jednota webu a podpisu e-mailu buduje povědomí, jak popisuje kapitola e-mail ve vlastní doméně a identita značky.
Uložte si v e-mailovém klientovi dvě nebo tři verze jako šablony. Jednu pro formální externí poštu, jednu pro běžnou komunikaci s klienty a jednu pro interní poznámky. Tak závěr nemusíte pokaždé skládat znovu.
Rady k výběru správné fráze najdete v kapitole závěrečné formule e-mailu pro každou situaci. K celé struktuře závěru se podívejte na jak ukončit firemní e-mail.
Často kladené otázky
Jaký je úplný příklad profesionální závěrečné formule e-mailu?
Úplný příklad obsahuje závěrečnou větu, frázi závěrečné formule, napsané jméno a blok podpisu s pozicí a kontaktními údaji. WEMASY vám pomáhá držet branding jednotný pomocí tvůrce webů, aby podpis odpovídal vašemu webu.
Mám do podpisu uvést e-mailovou adresu, když už je v poli Od?
Uvedení e-mailu v podpisu pomáhá, když se zpráva přeposílá nebo tiskne. Použijte adresu ve své firemní doméně, aby příjemci vždy viděli váš profesionální kontakt.
Můžu pro odpovědi použít jiný příklad závěrečné formule než pro nové e-maily?
Odpovědi mohou používat kratší formule jako Díky nebo Hezký den, zvlášť v probíhajících vláknech. Nové e-maily externím kontaktům těží z úplné závěrečné formule a celého bloku podpisu.
Jaký příklad závěrečné formule se hodí pro e-mail se žádostí o práci?
Použijte S úctou nebo S pozdravem s celým jménem, telefonním číslem a odkazem na portfolio nebo profesionální profil. Držte formální tón celou dobu. Úvod najdete v kapitole jak začít formální e-mail.
Jak vytvořit šablonu závěrečné formule v e-mailovém klientovi?
Většina e-mailových klientů umožňuje uložit výchozí podpis včetně fráze závěrečné formule. Nastavte jednu verzi pro externí poštu a kratší pro interní odpovědi.
Mají v týmu všichni používat stejné příklady závěrečných formulí?
Sdílené standardy závěrečných formulí udržují hlas značky jednotný. Zdokumentujte dva nebo tři schválené formáty ve firemním stylistickém průvodci spolu s kapitolou příklady profesionálních e-mailů.