Kurzor visí nad řádkem s oslovením. Ještě jste této osobě nikdy nepsali. Zastává vysokou roli ve firmě, kterou byste chtěli za partnera. „Ahoj“ působí příliš neformálně. „Čau“ nepřichází v úvahu. Potřebujete vědět, jak začít formální e-mail, aniž byste zněli jako robot nebo pisatel dopisů z minulého století.
Formální začátek e-mailu používá uctivé oslovení, případně správný titul čtenáře a první větu, která přesně uvádí váš účel. Formální neznamená složité. Znamená to, že vážnost situace odpovídáte volbou slov. Projděme si, kdy je formálnost potřeba a jak zprávu otevřít.
Kdy začít e-mail formálně?
Formálnost se hodí v situacích, kdy je vztah nový, jde o hodně nebo je kontext oficiální. Žádosti o práci, právní oznámení, stížnosti, nabídky vrcholovým manažerům a první kontakt s úřady vyžadují formální začátek.
Běžné novinky pro klienta, se kterým pracujete dva roky, takovou strukturu zřídka potřebují. Který tón se do jaké situace hodí, vám pomůže rozhodnout kapitola formální a neformální e-mail pro značky.
Jak začít formální e-mail
Začněte formálním oslovením s titulem a příjmením čtenáře, pokud je znáte. „Vážený pane doktore Williamsi“ nebo „Vážená paní Nakamura“ nastaví správný tón. Pokud jméno neznáte, použijte oslovení podle role, například „Vážení“ nebo „Vážený tým zákaznické podpory“.
1. V úvodní větě používejte úplné věty
Vaše první věta po oslovení by měla říct, proč píšete. „Píšu, abych se zeptal na váš program podnikových licencí“ je jasnější než „Rychlý dotaz k ceně“. Formální začátky se vyhýbají slangu, zkratkám a vykřičníkům.
2. Odkažte na relevantní kontext
Pokud zpráva navazuje na schůzku, žádost nebo dřívější dopis, zmiňte to. „V návaznosti na náš rozhovor z 12. března“ nebo „V odpovědi na váš dopis z 3. dubna“ dává čtenáři jasný referenční bod. Odpovídá to struktuře z kapitoly formální formát e-mailu pro firmy.
3. Držte úvod stručný
Formálnost není omluva pro rozvláčné úvody. Dvě nebo tři věty po oslovení stačí. Uveďte účel, dejte minimum kontextu a přejděte k tělu. Čtenář by měl vědět, o čem e-mail je, dřív než poprvé posune stránku.
Formální oslovení k použití a k vyhnutí
Bezpečnou volbou je Vážený a titul s jménem, nebo Dobrý den a celé jméno v modernějších formálních kontextech. „Vážení“ funguje, když opravdu nemáte jméno, i když najít konkrétní kontakt je vždy lepší.
Ve formálních zprávách se vyhněte neformálním oslovením jako Čau, Nazdar nebo Ahojky. Vynechte emoji a humor v úvodu. I vaše adresa odesílatele by měla vypadat oficiálně. Adresa ve vaší doméně, jak vysvětluje kapitola co je firemní e-mailová adresa, podpoří tón dřív, než čtenář přečte jediné slovo.
Když máte začátek správně, zbytek zprávy se řídí stejnými zásadami jasnosti a úcty. Pro méně formální situace se podívejte na jak začít firemní e-mail. Úplný seznam možností oslovení najdete v kapitole oslovení v profesionálních e-mailech.
Často kladené otázky
Je Vážený ve formálních e-mailech dnes stále vhodné?
Vážený zůstává standardním formálním oslovením ve firemní korespondenci. Dává najevo úctu a nezní zastarale, pokud je zbytek zprávy jasný a přímý. WEMASY pomáhá vaší značce působit online zavedeně pomocí tvůrce webů, což se k formální komunikaci z vaší domény hodí.
Jak začít formální e-mail, když neznám pohlaví příjemce?
Použijte celé jméno čtenáře bez titulu, například Dobrý den, Alex Morgan, nebo oslovení podle role, například Vážená přijímací komise. Pokud je to možné, před odesláním si na webu firmy najděte správné jméno a titul.
Má formální začátek e-mailu obsahovat běžnou konverzaci?
Formální začátky obvykle vynechávají neformální konverzaci. Krátká zdvořilá věta je v pořádku, ale rychle přejděte k účelu. Úcta k času čtenáře je součástí toho, co činí e-mail formálním.
Můžu ve formálním e-mailu použít Dobrý den místo Vážený?
Dobrý den s celým jménem funguje v moderním formálním firemním psaní, zvlášť v oborech, které preferují o něco vřelejší tón. Vážený je bezpečnější, když si nejste jistí, jak formální čtenář očekává.
Záleží na formálním začátku, když moje e-mailová adresa vypadá neprofesionálně?
Začátek a adresa odesílatele spolupracují. Formální oslovení z bezplatného osobního účtu vysílá smíšené signály. Před odesláním formální korespondence si nastavte firemní adresu podle kapitoly nastavení firemního e-mailu krok za krokem.
Jak dlouhý má být úvodní odstavec formálního e-mailu?
Úvodní odstavec držte na dvou až čtyřech větách. Uveďte účel, přidejte jednu větu kontextu a přejděte k tělu. Dlouhé úvody čtenáře ztratí dřív, než dojdete k věci.