Většina návodů na nastavení firemního e-mailu některé kroky přeskočí nebo předpokládá, že už víte, co jsou záznamy MX. Tady je celé pořadí tak, jak skutečně funguje, bez vynechaných kroků.
Nastavení firemního e-mailu krok za krokem vás dovede od vlastnictví domény k odeslání první značkové zprávy. Každý krok navazuje na předchozí. Když jeden přeskočíte, něco se tiše pokazí. Když pořadí dodržíte, skončíte s funkční schránkou, která odpovídá vašemu webu. Tady je celý postup.
Krok 1: Získejte doménu
Zaregistrujte doménu, která odpovídá vaší značce, nebo použijte tu, kterou už vlastníte. Doména je základ pro web i pro e-mailové adresy. Pokud potřebujete osvěžit, přečtěte si kapitolu co je vlastní e-mailová doména.
Krok 2: Vyberte a aktivujte e-mailový hosting
Přihlaste se k e-mailovému hostingu, který podporuje vlastní domény. E-mailový hosting WEMASY je plánovaný a brzy přijde. Do té doby zůstává váš e-mail u vlastního poskytovatele. Tarify porovnávejte podle rad v kapitole co je e-mailový hosting a jak ho vybrat.
Krok 3: Nastavte záznamy DNS
Do panelu DNS domény přidejte záznamy MX s hodnotami od poskytovatele hostingu. Při té příležitosti přidejte i ověřovací záznamy SPF a DKIM. Tyto záznamy propojují vaši doménu s e-mailovým serverem a pomáhají vašim zprávám dorazit do schránek.
Krok 4: Vytvořte schránky
V administraci hostingu vytvořte jednu nebo více adres. Začněte hlavní adresou, například ahoj@ nebo vaše jméno@vasznacka.cz. U každé schránky nastavte silné heslo.
Krok 5: Připojte e-mailového klienta
K poště přistupujte přes webmail nebo nastavte e-mailového klienta s hodnotami SMTP a IMAP. Vyzkoušejte to odesláním zprávy na cizí adresu a odpovědí, abyste ověřili, že fungují oba směry.
Krok 6: Aktualizujte kontaktní místa značky
Nahraďte všechny bezplatné nebo osobní adresy na webu, v e-mailovém podpisu, na vizitkách a v profilech sociálních sítí. Jednotnost napříč všemi veřejnými kanály posiluje důvěru, jak vysvětluje kapitola jednotnost e-mailu napříč značkou.
To je celé pořadí. Pokud už rozumíte jednotlivým pojmům z dřívějších kapitol tohoto modulu, tento postup je spojí do jedné použitelné cesty. Závěrečná kapitola vám pomůže vybrat poskytovatele, který odpovídá potřebám vaší značky.
Často kladené otázky
Jak dlouho trvá celé nastavení firemního e-mailu?
Většina lidí dokončí základní nastavení na jedno posezení. Rozšíření DNS přidá několik hodin čekání. WEMASY proces zjednodušuje tím, že v jednom systému spojuje doménu a Tvůrce webů.
Mohu firemní e-mail nastavit dřív, než je hotový web?
Ano. E-mailový hosting vyžaduje jen doménu a záznamy DNS. Spusťte nejdřív schránku a adresu přidejte na kontaktní stránku, až web půjde do provozu.
Který krok lidé nejčastěji přeskočí?
Ověřovací záznamy. Mnoho lidí nastaví záznamy MX a vytvoří schránky, ale SPF a DKIM vynechá. Bez nich je pravděpodobnější, že odchozí pošta skončí ve spamu.
Mám při prvním nastavení přenést staré e-maily?
Soustřeďte se nejdřív na to, aby nová adresa fungovala. Staré zprávy přeneste potom, pokud je potřebujete. Začít načisto s čistou schránkou bývá pro novou firmu jednodušší.
Jak otestuji, že je nastavení kompletní?
Pošlete zprávu na novou adresu z cizího účtu. Odpovězte z firemní adresy. Ověřte, že odpověď dorazí a nepřistane ve spamu. Změňte jedno veřejné kontaktní místo a ověřte, že se adresa zobrazuje správně.
Provede mě WEMASY každým krokem nastavení?
WEMASY vám pomůže s doménou a webem, zatímco vytvoření schránek a nastavení klienta zatím zůstávají u vašeho poskytovatele e-mailu. Kroky procházejte v administraci a každou fázi ověřte, než přejdete k další.