Sedíte u odpovědi na nový dotaz klienta. Napíšete tři odstavce, dva smažete, přidáte vtip, který působí příliš neformálně, a pak zíráte na prázdný předmět. Po dvaceti minutách odešlete něco, co téma pokrývá, ale stále působí roztříštěně. To je mezera mezi tím, že víte, co chcete říct, a tím, že umíte napsat profesionální e-mail.
Profesionální e-mail je firemní zpráva postavená na jasnosti, úctě a účelu. Začíná výstižným předmětem, otevře se vhodným oslovením, hlavní myšlenku podá brzy a končí závěrem a podpisem. Základ už máte, pokud jste si nastavili firemní adresu podle kapitoly jak vytvořit firemní e-mailovou adresu. Teď se podíváme, jak napsat samotnou zprávu.
Čím je e-mail profesionální?
Profesionální e-mail není totéž co formální e-mail. Profesionální znamená, že zpráva je jasná, zdvořilá a vhodná pro firemní prostředí. S dlouholetým klientem můžete být vřelí a stále profesionální. S dodavatelem můžete být přímí a stále uctiví.
Základní stavební kameny jsou jednoduché. Předmět, který čtenáři řekne, o čem zpráva je. Oslovení, které odpovídá vztahu. Tělo, které účel uvede v prvních několika větách. Závěrečná věta, která naznačí, co čekáte dál. Podpis s jménem a kontaktními údaji. Tyto části spolupracují stejně, jako celý pojem popisuje kapitola co je profesionální e-mail.
Jak napsat profesionální e-mail krok za krokem
Začněte předmětem, ještě než napíšete tělo. Jasný předmět vám pomůže udržet zaměření a čtenáři rozhodnout, kdy zprávu otevře. V několika slovech uveďte téma a případný termín.
1. Začněte správným oslovením
Čtenáře oslovte jménem, pokud ho znáte. Použijte oslovení, které odpovídá vztahu. První kontakt si zaslouží vřelejší úvod než kolega, kterému píšete denně. Do úvodů se hlouběji pustí kapitoly jak začít firemní e-mail a oslovení v profesionálních e-mailech.
2. V prvním odstavci uveďte účel
Důvod zprávy neschovávejte. Pokud potřebujete rozhodnutí, řekněte to. Pokud navazujete na schůzku, uveďte datum. Zaneprázdnění čtenáři přelétnou první řádky, než se rozhodnou číst dál.
3. Tělo držte soustředěné a přehledné
Používejte krátké odstavce a prostý jazyk. Jedna myšlenka na odstavec. Pokud máte víc požadavků, očíslujte je. Vyškrtněte všechno, co čtenáři neusnadní odpověď. Techniky zkracování popisuje kapitola jak napsat jasný a stručný e-mail.
4. Zakončete jasným dalším krokem
Tělo zakončete tím, co od čtenáře potřebujete. Odpověď do pátku. Potvrzení. Domluvení hovoru. Pak přidejte závěrečnou formuli a podpis. Vaše firemní adresa odesílatele z kapitoly co je e-mailová adresa ve vlastní doméně podpoří slova na obrazovce.
Časté chyby při psaní profesionálních e-mailů
Odeslání bez předmětu je nejrychlejší cesta k ignorování. Psát román, když by stačilo pár vět, plýtvá čtenářovým časem. Vynechání korektury nechá překlepy, které podkopávají důvěru, tu samou, kterou budujete podle kapitoly jak profesionální e-mail buduje důvěru. Odpověď ve starém vlákně s novým tématem zmate všechny v kopii.
Zprávu si před odesláním jednou přečtěte. Zeptejte se, zda předmět odpovídá tělu, zda tón sedí k vztahu a zda čtenář ví, co má dělat dál. Tato rychlá kontrola předejde většině problémů.
Zbytek tohoto modulu rozebírá každou část zprávy. Začněte úvody a oslovením, pak pokračujte závěry, závěrečnými formulemi a předměty, jak si budujete psací návyky.
Často kladené otázky
Jak dlouhý má profesionální e-mail být?
Profesionální e-mail má být tak dlouhý, jak je potřeba, a ne delší. Většina firemních zpráv se vejde do tří až pěti krátkých odstavců. WEMASY vám pomáhá udržet značku online dopracovanou pomocí tvůrce webů a stejná jasnost by se měla ukázat v každé zprávě, kterou ze své domény odešlete.
Mám psát nejdřív předmět, nebo tělo?
Psaní předmětu jako první vás udrží u jednoho účelu. Jasný předmět funguje jako nadpis pro váš koncept. Pokud tělo odbočí od tématu, vraťte se k předmětu a zprávu zkraťte.
Musí profesionální e-mail vždy znít formálně?
Profesionální a formální není totéž. Můžete napsat přátelskou, konverzační zprávu, která je stále jasná a uctivá. Kdy který tón sedí, vysvětluje kapitola formální a neformální e-mail pro značky.
Jakou adresu odesílatele mám pro profesionální e-maily používat?
Použijte adresu ve své doméně, ne bezplatný osobní účet. Firemní adresa jako hello@yourbrand.com dává najevo, že vaše firma je zavedená. Celý obraz najdete v kapitole proč bezplatný e-mail škodí důvěryhodnosti.
Mám do každého e-mailu vkládat celý podpis?
Do firemních zpráv vkládejte jednotný podpis se jménem, rolí a kontaktními údaji. Pomáhá novým kontaktům vás zastihnout jinými kanály. Držte ho kompaktní, aby nepřebil krátké odpovědi.
Můžu stejnou strukturu profesionálního e-mailu použít pro celý tým?
Sdílená struktura udržuje hlas značky jednotný napříč odděleními. Vytvořte krátkého interního průvodce s ukázkovými zprávami z kapitoly příklady profesionálních e-mailů, aby všichni dodržovali stejný formát.