Padesát lidí kliklo na pozvánce na workshop na „mám zájem“. Dvanáct se skutečně zaregistrovalo. Ráno v den akce jste připravili oběd pro třicet, protože jste se od váhajících nikdy nedočkali odpovědi.
Právě tuto mezeru mezi zájmem a potvrzenou účastí zacelí připomínka RSVP. Je to navazující zpráva pro ty, kdo neodpověděli nebo odpověděli váhavě, s prosbou o potvrzení ano či ne, než dořešíte catering, usazení nebo materiály. Dobře napsané zprávy šetří peníze a omezují trapné prázdné židle. Takhle napíšete připomínku RSVP, která získá odpovědi.
Co je připomínka RSVP
Připomínka RSVP je navazující zpráva odeslaná před termínem odpovědi na akci. Míří na hosty, kteří nepotvrdili účast, označili „možná“ nebo se zaregistrovali bez dokončení platby či údajů o stravování.
Na rozdíl od připomínek termínů, které předpokládají rezervovaný čas, připomínky RSVP často honí první odpověď. Cílem je přesný počet hostů, ne jen příchod na pevný záznam v kalendáři.
Kanály zahrnují e-mail, SMS a oznámení v aplikaci. E-mail se nejlíp hodí na formální akce s podrobnostmi. SMS se hodí na krátké termíny a nezávazná setkání.
Jak napsat připomínku RSVP
Do prvního řádku napište název a datum akce. Hosté chodí na mnoho akcí. Ta vaše musí být rozpoznatelná, aniž by otevírali dlouhé vlákno.
Uveďte jasný termín. „Odpovězte prosím do čtvrtka, abychom mohli dokončit usazení“ vytváří naléhavost, aniž by zněla agresivně.
Odpověď usnadněte. Jedno tlačítko pro ano, jedno pro ne. Dlouhé formuláře schované tři kliky hluboko lidé opouštějí. Čím snazší odpověď, tím přesnější počet.
Vysvětlete, proč na odpovědi záleží. „Dokončujeme počty jídel“ nebo „Zbývá omezený počet míst“ dává hostům důvod odpovědět, než jen slušnost.
První připomínku pošlete týden před termínem a poslední 48 hodin předem. Dva kontakty zachytí většinu opozdilců a nepůsobí jako spam.
Příklady připomínek RSVP
Začátek e-mailu: „Ahoj Jordane, plánujeme Jarní networkingovou večeři 10. dubna a zatím jsme od vás nedostali RSVP. Dejte nám prosím vědět, zda se zúčastníte, abychom vám rezervovali místo.“
Verze pro SMS: „Připomínka: RSVP na večeři 10. dubna do čt. Odpovězte A pro účast, N pro odmítnutí. Podrobnosti: [krátký odkaz]“
Navazující zpráva pro váhající: „U workshopu 3. května jste označili ‚možná‘. Mohli byste do pondělí potvrdit ano, nebo ne? Materiály se objednávají podle konečného počtu.“
U společenských akcí držte tón vřelý, u placených registrací přímý, kde nedostatek odpovědi znamená ušlý příjem.
Nastavení registrace na akci najdete ve druhém modulu v kapitole jak vytvořit registrační formulář na akci. Pro individuální navazující zprávy k termínům místo skupinových akcí viz SMS připomínky termínů z předchozí kapitoly.
Často kladené otázky
Kdy mám poslat první připomínku RSVP?
Dobrým začátkem je týden před termínem odpovědi. Kratší poslední připomínku pošlete 48 hodin před termínem, abyste zachytili ty, kdo chtěli odpovědět, ale zapomněli.
Mají připomínky RSVP chodit i těm, kteří už potvrdili?
Potvrzené hosty z hromadného rozesílání vyřaďte. Seznam rozdělte tak, aby navazující zprávy dostali jen ti, kdo neodpověděli, a váhající. Potvrzení hosté, které zprávy obtěžují, mohou z podráždění zrušit účast.
Mohu RSVP sbírat přes svůj web?
Registrační formulář na webu zachytí odpovědi na jednom místě. S WEMASY postavíte registrační stránku v Tvůrci webů a odpovědi sbíráte přes formuláře.
Čím se připomínka RSVP liší od potvrzení akce?
Potvrzení dostanou ti, kdo se už zaregistrovali, a opakují podrobnosti akce. Připomínky RSVP honí lidi, kteří ještě neodpověděli. Druhý modul řeší šablony potvrzení v kapitole jak vytvořit šablonu potvrzovacího e-mailu.
Jaký tón funguje u připomínek RSVP bez platby?
Buďte zdvořilí a věcní. Uveďte termín, vysvětlete, proč na počtu záleží, a nabídněte snadný způsob odmítnutí. Hosté, kteří se nemohou zúčastnit, často ignorují zprávy, které působí jako výčitky.
Mám v připomínkách RSVP nabízet možnost možná?
Odpovědi „možná“ zvyšují nejistotu. U akcí, kde počet hostů určuje náklady, v textu připomínky tlačte na ano nebo ne. Pokud „možná“ povolíte, pošlete před dokončením plánů druhou navazující zprávu právě této skupině.