Ve schránce máte čtyřicet nepřečtených zpráv. Klient přejede tři akce a newsletter. Podrobnosti o schůzce zahrabané ve čtvrtém odstavci nikdy nespatří. V den schůzky tvrdí, že mu nikdo čas nepotvrdil.
Tahle situace je běžná, když jsou potvrzovací e-maily špatně strukturované nebo zpožděné. Potvrzení schůzky má dorazit okamžitě, začít podstatou a dát klientům možnost rezervaci uložit nebo změnit. Tady je, jak nastavit potvrzovací e-maily schůzek, které klienti skutečně používají.
Co potvrzení schůzky znamená ve vašem rezervačním postupu
Potvrzení schůzky je okamžik, kdy se klient dozví, že jeho termín je zajištěn. Nastane po vyplnění rezervačního formuláře, když systém označí rezervaci za potvrzenou.
Některé firmy používají dvoukrokový postup: žádost odeslána, pak potvrzena zaměstnancem. V takovém případě nejdřív pošlete přechodnou zprávu a plné potvrzení schůzky až po schválení. Smíšené zprávy o stavu vedou k nedostavení a duplicitním rezervacím.
Rozdíl mezi obecnými potvrzeními rezervací a zprávami specifickými pro schůzky je hlavně v kontextu. Schůzky obvykle zahrnují poskytovatele, krok přípravy a vyšší cenu za nedostavení. Vaše potvrzení by mělo tyto sázky odrážet.
Jak nastavit potvrzovací e-maily schůzek
Spouštěč nastavte v nastavení plánování. Stav "potvrzeno" přiřaďte k šabloně potvrzovacího e-mailu schůzky. Odeslání se má spustit během vteřin po potvrzení, ne v denní dávce.
Odesílatele zvolte pečlivě. Použijte adresu na doméně firmy s rozpoznatelným jménem odesílatele. "Rezervace Klinika Říčka" je lepší než "noreply@notifications.example."
Šablonu naplňte poli specifickými pro schůzky: jméno klienta, poskytovatel, služba, datum, čas, časové pásmo, místo a odkaz na video, pokud existuje. Vkládejte je dynamicky, aby nebyly nikdy potřeba ruční úpravy.
Přidejte odkaz "Přidat do kalendáře" nebo přiložený soubor kalendáře. Klienti, kteří si schůzku uloží do osobního kalendáře, chodí častěji, protože událost leží vedle pracovních schůzek a rodinných plánů.
Pokud to vaše podmínky dovolují, přidejte samoobslužné odkazy na přesunutí a zrušení. Samoobsluha snižuje počet telefonátů a dává klientům kontrolu bez čekání na vaši pracovní dobu.
Strukturu a text šablony najdete v článcích jak vytvořit šablonu potvrzovacího e-mailu a jak vytvořit potvrzovací e-mail rezervace.
Potvrzení schůzky nejen e-mailem
Samotný e-mail mine klienty, kteří na mobilu schránku otevírají zřídka. Krátká potvrzovací textová zpráva poslaná vedle e-mailu zasáhne lidi, kteří žijí v SMS. Držte texty pod 160 znaků pro hlavní fakta plus jeden odkaz.
Načasování záleží i u připomínek. Potvrzení přichází okamžitě. Připomínky odcházejí 24 nebo 48 hodin před návštěvou. Nezaměňujte je. Potvrzení dokazuje rezervaci. Připomínky snižují zapomnětlivost.
Zaznamenávejte každé odeslané potvrzení. Když klient zpochybní, zda byl informován, váš záznam odeslání ukáže čas a stav doručení. Tento záznam chrání váš tým při rozhovorech o poplatku za nedostavení.
Výkon potvrzení kontrolujte měsíčně. Sledujte míru otevření, pokud ji váš nástroj poskytuje. Nízká otevření mohou znamenat, že předměty potřebují práci nebo zprávy končí ve spamu.
Když potvrzení běží, sbírejte informace, které potřebujete před návštěvou. Další kapitola o tom, jak vytvořit vstupní formulář klienta pro rezervace pokrývá sběr údajů před schůzkou.
Časté otázky
Má potvrzení schůzky vyžadovat, aby klient kliknutím potvrdil?
Dvojí potvrzení snižuje náhodné rezervace, ale přidává tření. Prostředí s vysokým počtem nedostavení, jako jsou ordinace, to někdy vyžadují. Většina firem ve službách posílá okamžité potvrzení bez nutnosti dalšího kliknutí klienta.
Co má říkat předmět potvrzení schůzky?
Uveďte datum a službu: "Potvrzeno: dentální hygiena 3. dubna v 9:00." Konkrétní předměty pomáhají klientům hledat ve schránce v den schůzky a snižují tvrzení "nikdy mi to nepřišlo".
Mohu potvrzení schůzek automatizovat přes WEMASY?
WEMASY posílá potvrzovací e-maily schůzek, když se stav rezervace změní na potvrzeno. Propojte plánování se stránkami tvůrce webů a šablonu přizpůsobte jednou pro všechny budoucí schůzky.
Jak se potvrzení liší u virtuálních návštěv?
Virtuální potvrzení musí viditelně obsahovat odkaz na schůzku, časové pásmo a pokyny ke kontrole techniky. Odkazy vyzkoušejte před každou úpravou šablony. Rozbitý odkaz na video v den schůzky plýtvá časem všech.
Má zaměstnanec dostat kopii každého potvrzení schůzky?
Interní oznámení pomáhají poskytovatelům s přípravou. Pošlete samostatné upozornění pro zaměstnance s poznámkami klienta ze vstupních formulářů. Zaměstnance nedávejte do kopie e-mailů pro klienty, protože chyby při odpovědi všem odhalí soukromé adresy.
Co když klient tvrdí, že potvrzení schůzky nedostal?
Nejdřív zkontrolujte záznam odeslání. Pošlete znovu na adresu v evidenci a ověřte pravopis. Požádejte klienta, ať zkontroluje složku se spamem. Pokud potíže trvají, ověřte nastavení ověření domény u poskytovatele e-mailu.