Sedmnáct polí, než klient vůbec uviděl váš kalendář. Jméno, adresa, tři otázky o pojištění, kontakt pro nouzi, zdroj doporučení a dlouhý blok zdravotní historie. Polovina lidí, kteří rezervaci začali, zavřela kartu dřív, než vybrala čas.
Vstupní formuláře klientů jsou důležité, ale o tom, zda pomáhají, nebo škodí, rozhodují umístění a délka. Cílem je sebrat, co potřebujete, aniž byste rezervaci zabili. Tady je, jak vytvořit vstupní formulář klienta pro rezervace, který respektuje váš postup i trpělivost klienta.
Co vstupní formulář klienta sbírá
Vstupní formuláře sbírají informace, které vás na schůzku připraví. Běžnými kategoriemi jsou kontaktní údaje, důvod návštěvy, relevantní historie, preference a potvrzení souhlasů.
Oddělte povinná pole od těch, která by se hodila. Povinná jsou data, bez kterých klienta nemůžete obsloužit. Ta, která by se hodila, počkají, až bude termín potvrzen, nebo na příchod v den návštěvy.
V regulovaných odvětvích některá pole vyžaduje předpis nebo zákon. Označte je jasně a vysvětlete, proč se ptáte. Klienti spolupracují ochotněji, když chápou účel.
Kam vstupní formulář v rezervaci umístit
Dobře fungují tři umístění. Možnost první: minimum polí při rezervaci, plný formulář odkazovaný z potvrzovacího e-mailu. Možnost druhá: krátký formulář po výběru času, ale před platbou. Možnost třetí: plný formulář jen pro nové klienty, zatímco stávající ho přeskočí.
Možnost první převádí nejlépe pro většinu firem. Nejdřív zajistěte čas, pak sbírejte podrobnosti. Objednaný klient s větší pravděpodobností dokončí doplňující formulář než návštěvník, který se ještě rozhoduje, zda se zavázat.
Vícekrokové formuláře snižují vnímané úsilí. Rozdělte 15 otázek na tři obrazovky po pěti a míra dokončení stoupne. Přečtěte si jednokrokové a vícekrokové formuláře pro návod, kdy pole rozdělit do kroků.
Odpovědi ze vstupního formuláře propojte se záznamem rezervace v systému. Zaměstnanci mají vidět odeslaná vstupní data na obrazovce detailu schůzky, ne v samostatné schránce, kterou mohou přehlédnout.
Jak vytvořit vstupní formulář klienta pro rezervace
Krok první: zkontrolujte svůj současný papírový nebo PDF formulář. Vypište každé pole a označte ho jako povinné nebo volitelné. Vyřaďte všechno, co jste za posledních šest měsíců schůzek nepoužili.
Krok druhý: seskupte související pole. Kontaktní údaje v jedné sekci, důvod návštěvy v druhé, souhlasy na konci. Logické skupiny působí rychleji, i když počet polí zůstane stejný.
Krok třetí: napište popisky prostým jazykem. "Hlavní potíž" je lepší než "Subjektivní obtíže." Klienti neznají vaši interní terminologii.
Krok čtvrtý: přidejte podmíněnou logiku, kde pomůže. Podrobnosti o alergiích ukažte jen tehdy, když někdo u alergií vybere "Ano". Podmíněná pole drží formuláře pro většinu lidí kratší. Kapitola o formulářích s podmíněnou logikou vysvětluje, jak větvení funguje.
Krok pátý: odkaz na formulář vložte do potvrzovacího e-mailu s jasným termínem. "Vyplňte vstupní formulář před návštěvou" nastaví očekávání, aniž by znělo jako trest.
Platí zde i obecné zásady návrhu formulářů. Průvodce formuláři pro rezervace a schůzky pokrývá výběr polí specifických pro plánování.
Až vstupní formulář funguje pro individuální schůzky, rozšiřte stejné uvažování na skupinové přihlášky. Další kapitola o tom, jak vytvořit registrační formulář akce řeší postupy s více účastníky.
Časté otázky
Kolik polí má mít vstupní formulář rezervace?
V samotném kroku rezervace zůstaňte pokud možno pod šesti poli. Podrobný vstupní formulář přesuňte do formuláře po rezervaci. Celý vstup může být delší, když ho klienti vyplňují poté, co mají termín zajištěný.
Má vstupní formulář vyžadovat podpis?
Digitální zaškrtávací políčka souhlasu stačí pro většinu podmínek. Psané podpisy nebo nástroje pro elektronický podpis přidávají tření, ale mohou být vyžadovány u konkrétních právních dokumentů. Způsob přizpůsobte požadavkům na soulad s předpisy.
Může WEMASY propojit vstupní formuláře s mým rezervačním postupem?
Formuláře WEMASY se připojují k rezervačním stránkám a navazujícím potvrzením uvnitř tvůrce webů. Odeslané odpovědi se vážou na záznam schůzky, takže váš tým vidí odpovědi dřív, než klient dorazí.
Jak řešit vstupní formulář u stávajících klientů?
Předvyplňte známá pole z předchozích návštěv a ptejte se jen na to, co se změnilo. Stávající klienti, kteří při každé návštěvě znovu přepisují celou historii, se rychle zlobí. Data ukládejte bezpečně a aktualizujte je postupně.
Kde mají být uložena citlivá vstupní data?
U citlivých odpovědí použijte šifrované úložiště v rezervačním systému nebo systému formulářů místo prostých e-mailových oznámení. Přístup zaměstnanců omezte na role, které data pro schůzku potřebují.
Co když klient vstupní formulář přeskočí?
Pošlete připomínkové e-maily s odkazem na formulář 48 a 24 hodin před návštěvou. Neúplný formulář označte v rozvrhu zaměstnanců, aby tým mohl navázat při příchodu. Některé praxe blokují určité služby, dokud formulář není vyplněn.