Představte si, že provozujete firmu poskytující služby a rezervace chodí pěti různými kanály. Jeden klient píše SMS. Jiný e-mail. Další vám napíše na sociální síti a ptá se, kdy máte čas. Přepínáte mezi aplikacemi, procházíte zprávy a snažíte se pamatovat, kdo potvrdil a kdo ještě čeká. V tom chaosu vám potenciální rezervace proklouzne mezi prsty.
Rezervační formulář na vašem webu tomuto tření učiní přítrž. Návštěvníci vyberou datum a čas, zadají své údaje a termín je domluven. Žádné přeposílání tam a zpět. Žádné dvojí rezervace. Žádné nejasnosti, jestli člověk skutečně přijde.
Co je rezervační formulář?
Rezervační formulář je formulář, který návštěvníkům umožní objednat se na termín přímo z vašeho webu. Ukazuje aktuální dostupnost, umožní jim vybrat čas, který jim vyhovuje, a oběma stranám pošle okamžité potvrzení. V okamžiku odeslání je termín pevně zarezervován.
Existují dva typy. Formulář žádosti o termín umožní návštěvníkům navrhnout čas a čekat na vaše potvrzení. Plný rezervační formulář (neboli online rezervace) ukazuje vaše skutečné volné termíny a rezervaci potvrdí okamžitě. U většiny firem poskytujících služby konvertuje lépe okamžité potvrzení. Návštěvník cítí, že jeho čas je respektován, a vy máte hned jasno, kdo přijde.
Co má rezervační formulář obsahovat?
Držte formulář soustředěný na to, co potřebujete k dobré návštěvě.
1. Služba nebo typ termínu
Pokud nabízíte více než jednu službu, rozbalovací nabídka umožní návštěvníkům vybrat, na co se objednávají. Záleží na tom, protože různé služby trvají různě dlouho. Střih vlasů je 30 minut. Konzultace je hodina. Formulář ukáže jen volné termíny pro daný typ služby.
2. Výběr data a času
Kalendář nebo výběr data, kde si zvolí, kdy chtějí přijít. Zobrazení jen volných termínů brání dvojím rezervacím a odstraňuje frustraci z výběru času, který nevychází. Napojení na aktuální dostupnost je hnací síla konverze. Studie ukazují, že čím rychleji někdo formulář dokončí, tím vyšší je míra dokončení.
3. Jméno a kontaktní údaje
Musíte vědět, kdo přijde a jak ho zastihnout, pokud se něco změní. Jméno, e-mail a telefon pokryjí základ. Telefon je zásadní pro připomenutí termínu.
4. Zvláštní přání nebo poznámky (nepovinné)
Textové pole, kam uvedou cokoli důležitého. "Přijdu poprvé", "Potřebuji bezbariérový přístup" nebo "Preferuji dopolední termín" vám pomohou připravit se a ukážou zákazníkům, že vám záleží na jejich zážitku.
Proč rezervační formuláře přímo ovlivňují vaše tržby
Pokud se na termínech vydělává, rezervační formulář odstraňuje tření v procesu konverze.
1. Získáte zájemce, dokud je záměr silný
Když si někdo musí kvůli rezervaci zavolat nebo napsat e-mail, každé zdržení je šance, že si to rozmyslí nebo zavolá konkurenci. Formulář, který dokončí hned teď, znamená závazek hned teď. Teplé kontakty se uzavírají rychleji než studené.
2. Váš kalendář se plní sám
Žádná ruční správa rozvrhu. Návštěvníci si rezervují, termín se automaticky uzavře a všechno se synchronizuje s vaším kalendářem. Žádné tabulky. Žádné hádání, kdo potvrdil.
3. Počet neukázaných výrazně klesne
Když někdo vyplní formulář a vybere konkrétní čas, cítí větší závazek, než kdyby jen mimochodem řekl "ozvu se vám". Přidejte automatický e-mail s připomenutím den před termínem a míra neukázaných klesne o 30 až 40 procent. Lidé zapomínají. Připomenutí je vrátí.
4. Snížíte práci navíc
Bez rezervačního formuláře trávíte čas potvrzováním dostupnosti, přeposíláním časů tam a zpět a upřesňováním podrobností. Dobrý formulář to všechno vyřeší jednou interakcí. Odpovídáte na kvalifikované rezervace, ne na nekonečná vlákna e-mailů.
Počet polí rezervačního formuláře a konverze
Kolik polí zařadíte, přímo ovlivňuje, jestli lidé formulář dokončí. Formulář se třemi poli konvertuje na 25 procent. Přidejte šest polí a sledujte, jak konverze klesne na 15 procent. Každé další pole vás stojí dokončené formuláře.
U rezervačních formulářů to znamená: ptejte se jen na to, co skutečně potřebujete k provedení termínu. Pokud chcete znát celou adresu, celé telefonní číslo a dívčí jméno matky, o rezervace přijdete. Základ zachyťte v samotném rezervačním formuláři. Další podrobnosti získejte později následným e-mailem.
Optimalizace pro mobil u rezervačních formulářů
Přes polovinu vašich návštěvníků je na mobilních zařízeních. Rezervační formulář, který skvěle funguje na počítači, ale na telefonu se špatně používá, přichází o rezervace. Výběr data musí být vhodný pro dotyk. Tlačítka musí být dost velká, aby se do nich dalo trefit. Textová pole potřebují správné mezery.
Vyzkoušejte rezervační formulář na svém telefonu. Pokud byste ho nevyplnili, protože je na mobilu nepohodlný, nevyplní ho ani vaši návštěvníci. Formulář optimalizovaný pro mobil konvertuje o 30 až 50 procent lépe než formulář zaměřený na počítač.
Jak se rezervační formuláře napojují na zbytek vašeho systému
Rezervační formulář není ostrov. Když ho někdo odešle, mají se věci dít automaticky.
Synchronizace kalendáře
Formulář by se měl synchronizovat s vaším kalendářovým systémem (Google Calendar nebo specializovaný rezervační nástroj). Když si zablokujete čas ve svém osobním kalendáři, formulář tyto termíny skryje. Když přijmete termín přes rezervační systém, přidá se do vašeho kalendáře. Tím se předejde kolizím, aniž byste hnuli prstem.
Potvrzovací e-maily
V okamžiku rezervace dostanou potvrzovací e-mail s časem, místem a případnými dalšími kroky. Upozornění dostanete i vy. To vytváří odpovědnost na obou stranách.
Připomenutí a navazující komunikace
Automatické e-maily s připomenutím den předem (nebo pár hodin předem) výrazně snižují počet neukázaných. Některé systémy posílají také připomenutí přes SMS nebo push upozornění. Funguje jednoduché "Váš termín je zítra ve 14:00". Lidé zapomínají, připomenutí je vrátí.
Napojení na CRM a e-mail
Návštěvník, který si rezervuje, se stane kontaktem ve vašem CRM. Můžete ho zařadit do skupin podle typu služby, četnosti rezervací nebo jakýchkoli dat, která jste ve formuláři sebrali. Z dat rezervačního formuláře se tak stane seznam, o který můžete časem pečovat. Rezervoval si jednou. E-mail z něj může udělat stálého zákazníka.
Zrušení a přesunutí termínu
Váš potvrzovací e-mail by měl návštěvníkům říct, jak termín zrušit nebo přesunout. Některé systémy umožní spravovat vlastní rezervace přes odkaz v potvrzení. Tím vše zůstane bez vaší pomoci a ušetříte si ruční práci.
Použijte jasná slova: "Potřebujete termín přesunout? Klikněte sem" a "Chcete zrušit? Odpovězte na tento e-mail nebo klikněte sem." Čím snadnější to uděláte, tím spíš termín přesunou, než že prostě nepřijdou.
Různé služby, různé délky, různá dostupnost
Pokud nabízíte 30minutovou a 90minutovou službu, vaše dostupnost pro každou je jiná. Rezervační formulář může pomocí podmíněné logiky ukázat správné časové termíny podle vybrané služby. Nejdřív vyberou službu. Kalendář se aktualizuje a ukáže jen časy, které pro danou délku vycházejí. Tím se předejde nesouladu a zmatku.
Tvůrce formulářů WEMASY podporuje podmíněnou logiku, takže se formulář přizpůsobuje podle výběru. Jeden formulář může obsloužit více služeb, aniž byste vytvářeli samostatné formuláře.
Kdy stačí rezervační formulář a kdy potřebujete víc
Pro mnoho malých firem poskytujících služby práci úplně zvládne dobře postavený rezervační formulář na webu. Dostanete údaje návštěvníka, jeho preferovaný čas a potvrzení. Hotovo.
Specializovaný rezervační systém (specializovaný nástroj pro plánování) se hodí, když potřebujete pokročilé funkce, jako jsou automatické pořadníky, přiřazování zaměstnanců (který člen týmu má tuto rezervaci obsloužit?) nebo výběr platby předem. Pro jednoduché plánování stačí formulář na vašem webu s několika propojeními.