Jeden tým se při každém novém klientovi řídí kontrolním seznamem. Druhý tým pokaždé improvizuje a doufá, že nic neunikne. O šest měsíců později první tým zaškolil čtyřicet klientů bez jediného vynechaného kroku. Druhý tým pořád opravuje chyby z prvního týdne. Právě tuto mezeru má automatizace firemních procesů zacelit.
Automatizace firemních procesů znamená využít technologie, aby opakované firemní procesy běžely s minimem ruční práce. Jde dál než automatizace jediného e-mailu nebo připomínky. Propojuje více kroků, lidí a systémů do procesu, který běží pokaždé stejně. Tady je, jak funguje a proč je pro vaši značku důležitá.
Co je automatizace firemních procesů?
Automatizace firemních procesů, často zkracovaná na automatizaci procesů, je používání softwaru, který zvládá kroky firemního procesu od začátku do konce. Firemní proces je jakákoli opakovaná posloupnost, na kterou se vaše firma spoléhá: zaškolení nového zaměstnance, vyřízení vrácení peněz, vyřízení objednávky nebo schválení rozpočtu.
Zatímco automatizace pracovních postupů může obsloužit jednu propojenou řadu kroků, automatizace firemních procesů se dívá na celek. Mapuje, jak práce putuje mezi odděleními, která schválení jsou potřeba a jaká data musí přejít z jedné fáze do další. Výsledkem je proces, který běží jednotně, aniž by každé předání musel ručně koordinovat někdo další.
Proč je automatizace firemních procesů důležitá?
Růst rychle odhalí problémy v procesech. To, co fungovalo se třemi lidmi, se při deseti rozpadne. Úkoly se duplikují, schválení uvíznou ve schránkách a nikdo neví, která verze dokumentu je aktuální. Automatizace firmy vám dá jednu spolehlivou cestu, která roste spolu s týmem.
Vytváří také záznam o tom, co se kdy stalo. Každý krok zanechá stopu: kdo co schválil, kdy byl úkol hotový, kde se žádost zasekla. Díky tomu odhalíte úzká místa a opravíte je dřív, než vás připraví o zákazníky nebo tržby.
Čím se automatizace firemních procesů liší od automatizace pracovních postupů?
Oba pojmy se překrývají, ale zaměřují se na jiný rozsah. Automatizace pracovních postupů obvykle řeší definovanou posloupnost kroků v jedné oblasti vaší firmy. Automatizace firemních procesů pokrývá procesy od začátku do konce, které mohou procházet týmy, nástroji i schvalovacími úrovněmi.
Představte si to takto. Automatizovat následný e-mail po odeslání formuláře je automatizace pracovního postupu. Automatizovat celé přijímání klienta, od podpisu smlouvy přes zřízení účtu až po první kontrolu, je automatizace firemních procesů. Druhý příklad zahrnuje víc kroků, víc lidí a víc míst rozhodování.
1. Rozsah a složitost
Automatizace firemních procesů řeší procesy, které zasahují do více funkcí. Náborový proces se může dotknout HR, IT i vedoucího, který lidi přijímá. Každá funkce má vlastní kroky, ale automatizace procesů je spojí do jednoho toku.
2. Nástroje a nastavení
Software pro automatizaci firemních procesů je určený k mapování, provozu a sledování složitých procesů. Často obsahuje vizuální návrháře procesů, směrování schválení a přehledy. Jednodušší automatizace pracovních postupů mohou žít přímo v jednotlivých nástrojích, které už používáte.
3. Řízení a soulad s pravidly
Když proces musí dodržovat konkrétní pravidla, automatizace firemních procesů je vynutí. Povinná schválení nelze přeskočit. Auditní stopy ukazují přesně, kdo co udělal. Taková míra kontroly je důležitá pro finance, HR i každou oblast, kde jednotnost není volitelná.
Když pochopíte automatizaci firemních procesů, můžete ji vidět v akci. Další kapitola vás provede skutečnými příklady automatizace pracovních postupů, které si můžete přizpůsobit své firmě. Pokud chcete do hloubky pochopit, proč jsou uspořádané procesy důležité ještě před automatizací, přečtěte si náš blog o důležitosti nastavení pracovních postupů.
Často kladené otázky
Které firemní procesy mám automatizovat jako první?
Začněte procesy, které se dělají ve velkém objemu, jsou náchylné k chybám a řídí se jasnými pravidly. Schvalování faktur, zaškolení zaměstnanců a směrování zákaznické podpory jsou běžné startovní body, které popisuje naše kapitola s příklady automatizace pracovních postupů. Vyberte jeden proces, který vašemu týmu bere nejvíc času, a než sáhnete na jakýkoli software, zmapujte ho na papíře.
Potřebuji software pro automatizaci firemních procesů od prvního dne?
Ne vždy. Malé týmy mohou jednoduché procesy automatizovat vestavěnými funkcemi v nástrojích, které už používají. Když se procesy zkomplikují nebo zasáhnou více týmů, vyplatí se investice do specializovaného softwaru pro správu pracovních postupů.
Může automatizace firemních procesů fungovat s mým webem a online formuláři?
Mnoho automatizovaných procesů začíná akcí zákazníka na vašem webu. Odeslání formuláře, rezervace nebo nákup mohou spustit první krok většího procesu. WEMASY vám umožní vytvořit formuláře a stránky v Tvůrci webů a napojit odeslané formuláře na automatizované následné kroky.
Zruší automatizace procesu pracovní místa v mém týmu?
Automatizace firemních procesů odstraňuje opakující se koordinační práci, ne lidi, kteří přemýšlejí a budují vztahy. Váš tým tráví méně času honěním schválení a kopírováním dat a víc prací, která vyžaduje úsudek a osobní pozornost.
Jak dlouho trvá automatizace firemního procesu?
Jednoduchý proces o třech krocích se dá automatizovat za odpoledne, jakmile máte kroky jasně zmapované. Složité procesy napříč odděleními trvají déle, protože zahrnují víc zúčastněných lidí a testování. Fáze mapování obvykle zabere víc času než technické nastavení.
Co se stane, když automatizovaný proces narazí na výjimku?
Dobře navržená automatizace procesů obsahuje záložní cesty pro situace, které se do běžných pravidel nevejdou. Systém může případ poslat lidskému posuzovateli, odeslat upozornění nebo postup pozastavit, dokud někdo nerozhodne. Když s výjimkami počítáte už při nastavení, automatizace nevytváří nové problémy.