Každé pondělí ráno děláte tentýž úkol. Otevřete tabulku, zkopírujete čísla a pošlete tři stejné následné zprávy. Než skončíte, uplyne hodina a skutečná práce ještě ani nezačala. Tenhle vzorec zná skoro každý majitel malé firmy a přesně pro takovou práci je automatizace pracovních postupů určená.
Automatizace pracovních postupů znamená nastavit pravidla tak, aby se běžné kroky děly samy. Místo toho, abyste pokaždé dělali totéž ručně, určíte, co se má stát, a necháte systém, aby to provedl. Tady je to jednoduše vysvětleno a také proč je to pro vaši firmu důležité.
Co je automatizace pracovních postupů?
Automatizace pracovních postupů je způsob, jak provést řadu kroků, aniž by bylo pokaždé potřeba ruční úsilí. Zmapujete si pracovní postup, tedy uspořádanou cestu, kterou práce prochází od začátku do konce, a pak přidáte spouštěče a pravidla, která ji posouvají automaticky.
Spouštěč je událost, která proces zahájí. Spouštěčem může být nové odeslání formuláře, zaplacená faktura nebo schválená žádost. Jakmile se spustí, automatizace se řídí vašimi pravidly: odešle potvrzovací e-mail, přidělí úkol, aktualizuje záznam nebo upozorní správnou osobu. Práce pořád jde jasnou cestou, ale nikdo si nemusí pamatovat každý krok.
Proč je automatizace pracovních postupů důležitá?
Ruční práce se rychle nabaluje. Pokaždé, když někdo kopíruje data mezi systémy, posílá připomínací e-mail nebo kontroluje, jestli byl krok dokončen, ztrácíte čas a vzniká prostor pro chyby. Automatizace pracovních postupů toto tření odstraňuje u úkolů, které se pokaždé řídí stejným vzorem.
Také tím vaše firma získá na jednotnosti. Když proces běží stejně pro každého zákazníka nebo projekt, kvalita zůstává stálá, i když má tým hodně práce. Noví lidé mohou jít stejnou automatizovanou cestou, místo aby se učili desítky nepsaných zvyků. Tuto jednotnost je těžké udržet, když všechno závisí na paměti a lepicích papírcích.
Jaké úkoly můžete automatizovat?
Ne každý úkol se hodí. Automatizace pracovních postupů funguje nejlépe u práce, která se opakuje, řídí se jasnými pravidly a děje se často. Vzpomeňte si na směrování dokumentů, aktualizace stavu, připomínky termínů a zadávání dat mezi propojenými systémy.
Úkoly, které vyžadují úsudek, kreativitu nebo osobní rozhovor, obvykle zůstávají ruční. Cílem není odstranit z firmy lidi. Cílem je zbavit je opakujících se kroků, aby mohli trávit čas prací, kterou zvládnou jen oni.
1. Komunikace a upozornění
Potvrzovací e-maily, následné připomínky a interní upozornění patří mezi nejsnazší místa, kde začít. Když si zákazník objedná službu nebo odešle formulář, automatická zpráva odejde hned, aniž by někdo musel otevřít schránku.
2. Dokumenty a schvalování
Automatizace dokumentových workflow posílá soubory přes kroky kontroly a schválení podle pevného rozvrhu. Smlouva přejde ke správnému posuzovateli, připomínka se spustí, pokud se do dvou dnů nic nestane, a po schválení soubor skončí ve správné složce. Žádné honění lidí kvůli podpisům.
3. Předávání dat mezi kroky
Když jeden krok vytvoří informace, které potřebuje další, automatizace je může předat okamžitě. Nový zájemce z formuláře na vašem webu může vytvořit úkol, aktualizovat tabulku a upozornit vašeho obchodníka v jedné plynulé sekvenci.
Jakmile automatizaci pracovních postupů pochopíte, další krok je zjistit, jak souvisí s automatizací firemních procesů, která pokrývá širší procesy napříč celou firmou. Pokud chcete víc souvislostí k tomu, proč jsou uspořádané pracovní postupy důležité ještě před automatizací, přečtěte si náš blog o důležitosti nastavení pracovních postupů.
Často kladené otázky
Je automatizace pracovních postupů jen pro velké firmy?
Malé firmy z ní často těží nejvíc, protože každá ušetřená hodina přímo ovlivňuje tržby i stres. Samostatný konzultant, který automatizuje přijímání klientů, ušetří čas při každém novém projektu. Pětičlenný tým, který automatizuje připomínky faktur, přestane přicházet o platby kvůli zapomenutým urgencím.
Potřebuji speciální software, abych mohl automatizovat pracovní postup?
Potřebujete systém, který na jednom místě umí definovat spouštěče, pravidla a akce. Některé firmy začínají jednoduchými vestavěnými automatizacemi v nástrojích, které už používají. Jak se procesy komplikují, dává vám větší kontrolu nad vícekrokovými postupy specializovaný software pro správu pracovních postupů.
Mohu automatizovat pracovní postupy napojené na svůj web?
Řada běžných automatizací začíná aktivitou na webu, například odesláním formuláře, rezervací nebo nákupem. S WEMASY si web postavíte v Tvůrci webů a odeslané formuláře napojíte na následné e-maily, přidělování úkolů nebo interní upozornění bez psaní kódu.
Jaký je rozdíl mezi pracovním postupem a automatizací pracovního postupu?
Pracovní postup je plánovaná posloupnost kroků, kterou práce prochází. Automatizace pracovního postupu je to, co se stane, když technologie tyto kroky provádí bez ruční práce při každém běhu. Pracovní postup můžete mít i bez automatizace, ale automatizace vždy stojí na definovaném pracovním postupu.
Jak poznám, který pracovní postup automatizovat jako první?
Začněte úkolem, na který si váš tým stěžuje nejvíc. Hledejte práci, která je častá, opakující se a vždy se řídí stejnými pravidly. Když automatizujete jeden bolestivý proces, získáte jistotu a ukážete týmu, co je možné, dřív než se pustíte do větších postupů.
Zvládne automatizace úkoly, které se větví do různých cest?
Ano, podmíněná logika je běžnou součástí automatizace. Pokud je odpověď ve formuláři ano, postup se vydá jedním směrem. Pokud je odpověď ne, jde jinudy. Taková větvení se nazývají podmíněné pracovní postupy a fungují dobře, když má váš proces jasná pravidla typu když-pak.