Jeden tým čeká, až marketing dokončí práci, než obchod odešle nabídku. Druhý tým vede tři schválení současně a stejnou práci uzavře za polovinu času. Stejný cíl, jiný přístup. Rozdíl je v typu pracovního postupu, který každý tým používá.
Typy pracovních postupů popisují, jak na sebe kroky navazují. Některé jdou přímou čarou. Některé se větví podle podmínek. Některé běží vedle sebe. Když tyto vzory pochopíte, navrhnete procesy, které odpovídají tomu, jak vaše firma skutečně funguje. Tady jsou tři hlavní typy a kdy se hodí.
Jaké jsou hlavní typy pracovních postupů?
Většina firemních pracovních postupů spadá do tří kategorií: sekvenční, paralelní a podmíněné. Každý typ určuje, jak spolu kroky souvisejí a jak práce prochází od začátku do konce. Když rozdíl znáte, nakreslíte diagram pracovního postupu, který odráží skutečnost, a nebudete tlačit každý proces do stejného tvaru.
1. Sekvenční pracovní postupy
Sekvenční pracovní postup jde přímou čarou. První krok musí skončit, než začne druhý, a druhý musí skončit, než začne třetí. Představte si výrobní linku, kde každá stanice předává práci další.
K běžným příkladům patří vyřízení objednávky, napsání a zveřejnění příspěvku na blogu nebo provedení nového zaměstnance papíry při zaškolení. Každá fáze závisí na předchozí. Nelze přeskočit dopředu, aniž by se proces porušil.
Sekvenční pracovní postupy fungují nejlépe tam, kde záleží na pořadí a každý krok navazuje na předchozí. Snadno se mapují a týmy je snadno dodržují. Nevýhodou je rychlost. Když se jeden krok zasekne, všechno za ním čeká.
2. Paralelní pracovní postupy
Paralelní pracovní postup provádí více kroků současně. Různí lidé nebo týmy zpracovávají své části zároveň a proces pokračuje, až když skončí všechny větve. Tento typ zrychluje práci, která nezávisí na přísném pořadí.
Představte si spuštění nové produktové stránky. Zatímco grafik staví rozvržení, textař píše text a vývojář nastavuje formulář. Všichni tři pracují paralelně. Stránka se spustí, až když je hotová každá větev.
Paralelní pracovní postupy šetří čas u složitých projektů s nezávislými úkoly. Vyžadují jasnou komunikaci, aby týmy věděly, kdy je jejich část hotová a co spouští další fázi.
3. Podmíněné pracovní postupy
Podmíněný pracovní postup se větví podle pravidel nebo výsledků. Cesta se mění podle toho, co se stane v místě rozhodnutí. Pokud je odpověď ano, práce jde jedním směrem. Pokud ne, jde jiným.
Klasickým příkladem je postup zpracování požadavku na podporu. Přijde nový požadavek, systém zkontroluje kategorii a naléhavé problémy se předají zkušenějšímu pracovníkovi, zatímco obecné dotazy jdou do běžné fronty. Začátek je stejný, ale cesta se rozdělí podle podmínek.
Podmíněné pracovní postupy řeší situace, kde jedno řešení nevyhovuje všem. Přidávají flexibilitu, ale potřebují jasná pravidla, aby lidé věděli, kterou větví jít, a nic se mezi cestami neztratilo.
Jak vybrat správný typ pracovního postupu?
Začněte otázkou, jestli se kroky musí dít popořadě. Pokud ano, použijte sekvenční pracovní postup. Pokud se více kroků může dít nezávisle, lépe se hodí paralelní. Pokud cesta závisí na proměnných, jako je rozpočet, priorita nebo typ zákazníka, potřebujete podmíněný pracovní postup.
Mnoho skutečných firemních procesů kombinuje všechny tři typy. Klientský projekt může začít sekvenčně příjmem a upřesněním zadání. Během realizace běží grafika a psaní textů paralelně. Podmíněné schválení na konci pošle zpět k úpravám nebo projekt uzavře podle zpětné vazby klienta. To je normální. Cílem není vnutit jeden vzor, ale poznat, které části procesu potřebují který přístup.
Načrtnout si jednoduchý diagram pracovního postupu na papír vám pomůže vidět souvislosti, než postavíte cokoli formálního. Krabice pro kroky, šipky pro směr a rozdělené cesty pro podmínky. I hrubý náčrt odhalí úzká místa, kterých si nevšimnete, když všechno žije jen ve vaší hlavě.
Jakmile víte, který typ se pro váš proces hodí, další modul se věnuje automatizaci pracovních postupů a tomu, jak zrychlit opakující se kroky v rámci každého vzoru. Pokud chcete širší pohled na to, proč jsou uspořádané procesy důležité od začátku, přečtěte si náš blog o důležitosti nastavení pracovních postupů.
Často kladené otázky
Může jeden firemní proces používat více než jeden typ pracovního postupu?
Většina skutečných procesů kombinuje sekvenční, paralelní a podmíněné kroky v rámci jednoho pracovního postupu. Náborový proces může provádět prověrky paralelně, zatímco nabídka práce prochází sekvenčním řetězcem schválení. Klíčem je přiřadit každé části procesu typ, který se k ní nejlépe hodí.
Co je diagram pracovního postupu a potřebuji ho?
Diagram pracovního postupu je vizuální mapa vašeho procesu, která ukazuje kroky, spojení a místa rozhodnutí. K jeho vytvoření nepotřebujete žádný složitý software. Většině malých týmů stačí náčrt na tabuli nebo jednoduchý vývojový diagram na papíře a pomůže všem vidět stejný obraz.
Který typ pracovního postupu je nejlepší pro malý tým?
Sekvenční pracovní postupy jsou pro malé týmy nejsnazším začátkem, protože mají jasné pořadí a vyžadují minimum koordinace. Jak tým roste a projekty se komplikují, jsou užitečnější paralelní a podmíněné vzory. Začněte jednoduše a složitost přidávejte, jen když to proces vyžaduje.
Jak se webové formuláře napojují na různé typy pracovních postupů?
Kontaktní formulář na vašem webu může spouštět různé cesty podle toho, co návštěvník vybere. Žádost o cenovou nabídku může spustit sekvenční prodejní postup, zatímco dotaz na podporu půjde podmíněnou cestou podle naléhavosti. S WEMASY vytvoříte formuláře v Tvůrci webů a napojíte je na typ pracovního postupu, který odpovídá každé poptávce.
Jaký je nejběžnější typ pracovního postupu ve firmách?
Nejběžnější jsou sekvenční pracovní postupy, protože mnoho každodenních úkolů se přirozeně řídí pořadím krok za krokem. Fakturace, publikování obsahu i vyřizování objednávek obvykle začínají jako sekvenční. Týmy často přidávají paralelní nebo podmíněné větve, jak se procesy komplikují. Pokud je pro vás téma nové, začněte kapitolou co je pracovní postup, abyste nejdřív pochopili základy.
Jak podmíněné pracovní postupy zvládají výjimky?
Podmíněné pracovní postupy používají místa rozhodnutí, aby výjimky směrovaly, aniž by se porušil celý proces. Žádost o vrácení peněz nad určitou částku může vyžadovat schválení vedoucího, zatímco menší částky se schválí automaticky. Jasná pravidla u každé větve brání tomu, aby výjimky zablokovaly celý pracovní postup. Kapitola o automatizaci firemních procesů popisuje, jak taková pravidla řešit ve větším měřítku.