V úterý zveřejníte nabídku práce. Do pátku máte v e-mailu osm životopisů, tři leží ve složce, na kterou jste zapomněli, a jeden uchazeč se nedočkal odpovědi. Nevedete velké personální oddělení. Jste majitel malé firmy, který chce přijmout jednoho člověka a nechce, aby mu celý proces sežral týden.
HR workflow je opakovatelná sada kroků, podle které vaše firma řeší práci s lidmi. Zahrnuje nábor, zaškolení, volno, hodnocení a předávání mezi nimi. Když jsou tyto kroky jen ve vaší hlavě nebo rozházené po e-mailech, drobné chyby se rychle hromadí. Tady uvidíte, jak HR workflow vypadá v malém týmu a proč se vyplatí ho vytvořit.
Co je HR workflow?
HR workflow je popsaný postup, jak od začátku do konce zvládnout práci s lidmi. Každý krok má jasného vlastníka, jasnou akci a jasný výsledek. Nemusíte hádat, co se stane po přijetí nabídky práce, protože všichni jdou stejnou cestou.
V malé firmě nemusí být HR workflow složitý. Jednoduchý postup zaškolení nového zaměstnance může obsahovat odeslání uvítacího e-mailu, vybrání daňových formulářů, zřízení e-mailového přístupu, naplánování kontroly po prvním týdnu a přidělení kolegy, který nováčka zaučí. Pět kroků, jednou sepsaných a pokaždé dodržených.
HR workflow existují, ať je popíšete, nebo ne. Když přijímáte lidi bez postupu, workflow stejně máte. Je jen nejednotný, stresující a špatně se předává, když máte moc práce nebo nejste v kanceláři. Když ho sepíšete, z roztroušených zvyků se stane něco, čemu váš tým může věřit.
Proč malé firmy potřebují HR workflow?
Když máte méně než deset zaměstnanců, dopadá každý nástup i odchod výrazněji. Nikdo další z HR nezachytí chybějící papíry ani zapomenutou kontrolu. Jeden vynechaný krok může znamenat opožděný nástup, mezeru v souladu s předpisy nebo nováčka, který se první den ztrácí.
Jasné HR workflow šetří čas u úkolů, které opakujete s každým, kdo k vám přichází nebo odchází. Nemusíte pokaždé znovu skládat kontrolní seznam zaškolení. Víte, kdy poslat seznam vybavení, kdy někoho přidat do mezd a kdo schvaluje poslední krok.
Chrání také zkušenost, kterou noví členové týmu očekávají. Příjemný pohovor následovaný chaotickým prvním týdnem vyvolá rozpačitý dojem. Promyšlený postup ukazuje, že firmu vedete profesionálně, i když je tým malý.
Běžné HR workflow, se kterými začít
Nemusíte hned první den zmapovat všechny HR úkoly. Většině malých firem pomůže začít třemi základními workflow a pak je rozšiřovat.
1. Nábor a výběr lidí
Tento postup zahrnuje zveřejnění pozice, posouzení přihlášek, plánování pohovorů, odeslání nabídek a uzavření komunikace s uchazeči, které jste nevybrali. Jasný náborový postup zabrání tomu, aby vám šikovní uchazeči proklouzli, zatímco řešíte práci pro klienty.
2. Zaškolení nového zaměstnance
Zaškolení začíná, když někdo přijme nabídku, a končí, když je plně zařízený a produktivní. Obvykle zahrnuje papíry, přístupy do nástrojů, školení a seznámení s týmem v prvním týdnu. Pro malé firmy je to často nejpřínosnější workflow, protože dobrý první týden udává tón na další měsíce.
3. Volno a běžné žádosti
Žádosti o dovolenou, změny rozvrhu a vyúčtování výdajů se řídí stále stejným vzorem. Jednoduchý postup určí, kdo žádost podává, kdo ji schvaluje a jak se o ní tým dozví. I firma o dvou lidech má prospěch z toho, že ví, jak se volno řeší, dřív než si někdo zarezervuje dovolenou.
Jakmile tyto tři fungují, můžete přidat workflow pro hodnocení výkonu, odchod z firmy a žádosti o školení. Cílem je pár jasných cest, díky nimž se práce s lidmi nezvrhne v každodenní hašení požárů.
HR workflow se přirozeně doplňují s příklady automatizace pracovních postupů, které ukazují, jak mohou opakující se kroky, třeba připomínací e-maily a směrování formulářů, běžet samy. Další kapitola tohoto modulu se věnuje automatizaci workflow ve zdravotnictví pro kliniky a wellness provozovny. Pokud chcete obecnější úvod, přečtěte si náš blog o důležitosti nastavení pracovních postupů.
Často kladené otázky
Potřebuji na vytvoření HR workflow vyhrazeného HR pracovníka?
Většina malých firem vytváří první HR workflow bez vyhrazeného HR pracovníka. Majitel nebo vedoucí kanceláře zmapuje kroky podle toho, co se už děje, a zapíše je do sdíleného dokumentu. Postup můžete zlepšovat, jak firma roste, a až ruční sledování přestane stačit, přidat nástroje pro automatizaci HR.
Jaké dokumenty patří do workflow zaškolení zaměstnance?
Typické zaškolení zahrnuje daňové formuláře, údaje o bankovním účtu pro výplatu, pracovní smlouvu, kontakt pro případ nouze a školicí materiály k dané roli. Přesný seznam závisí na vaší zemi a typu firmy. Důležité je vybírat stejné věci ve stejném pořadí u každého nováčka, aby nic nechybělo.
Může automatizace HR pomoci firmě s méně než deseti zaměstnanci?
Malé týmy z automatizace HR často těží nejvíc, protože jeden vynechaný krok má nepoměrný dopad. Když automatizujete uvítací e-maily, připomínky formulářů a oznámení o schválení, majitel nemusí honit papíry. I jednoduché spouštěče, třeba odeslání kontrolního seznamu po přijetí nabídky, ušetří každý měsíc hodiny ruční práce.
Jak může můj web podpořit nábor a zaškolení?
Stránka s kariérou a přehledným formulářem pro přihlášky je často prvním krokem náborového workflow. S WEMASY takovou stránku vytvoříte v Tvůrci webů a odeslané formuláře napojíte na svůj proces výběru. Nové poptávky se sejdou na jednom místě, ne v e-mailových vláknech.
Jak má malá firma řešit žádosti o volno bez HR softwaru?
Začněte jednoduchým pravidlem: jeden formulář nebo e-mailová šablona, jeden schvalovatel a jedna aktualizace sdíleného kalendáře. Zapište si, kdo zastupuje, když je někdo pryč. Tento základní postup vám bude fungovat roky, než budete potřebovat specializovaný software. Kapitola o typech firemních pracovních postupů vysvětluje, který vzor se hodí na schvalovací řetězce, jako jsou žádosti o dovolenou.
Kdy je čas přesunout HR workflow z tabulek jinam?
Tabulky stačí, dokud nepotřebuje více lidí přístup v reálném čase nebo dokud kroky nezačnou propadávat. Pokud ročně přijímáte víc než pár lidí nebo je zaškolení pokaždé chaotické, vyplatí se přejít na systém se sdíleným přehledem. Kapitola o automatizaci pracovních postupů vysvětluje, jak urychlit opakující se části, jakmile máte kroky definované.