Čtyři lidé sáhnou na tutéž fakturu, než je zaplacena. Každý přidá krok, pošle e-mail a čeká na odpověď. To, co mělo trvat dva dny, se protáhne na dva týdny. Takové zdržování jste možná poznali, i když vaším úzkým místem byl jiný proces. Dobrá zpráva je, že většina těchto pomalých ručních cest má rychlejší automatizovanou verzi.
Příklady automatizace pracovních postupů vám pomohou vidět, co je možné, dřív než cokoli sami postavíte. Místo abstraktních definic dostanete konkrétní postupy, které si dokážete představit ve své firmě. Tady je pět běžných příkladů automatizovaných pracovních postupů a to, jak každý šetří čas.
Jak vypadají příklady automatizace pracovních postupů v praxi?
Každý automatizovaný pracovní postup má stejný základní tvar. Něco postup spustí, proběhne řada kroků a proces skončí jasným výsledkem. Níže uvedené příklady ukazují, jak se tento vzor projevuje v různých oblastech firmy.
Nejsou to nijak exotická řešení vyhrazená velkým podnikům. Malé firmy denně používají verze všech pěti. Rozdíl je v tom, zda kroky běží ručně, nebo podle pravidel, která jednou nastavíte.
Pět příkladů automatizace pracovních postupů pro malé firmy
1. Přijetí nového klienta
Klient podepíše smlouvu a začne postup přijímání. Systém pošle uvítací e-mail s dalšími kroky, vytvoří složku projektu, přidělí vašemu týmu úkoly k nastavení a naplánuje připomínku zahajovací schůzky za tři dny. Nikdo nepřepisuje údaje o klientovi mezi tabulkami ani nezapomene poslat uvítací balíček.
To je klasický příklad automatizace firemních procesů, protože propojuje více kroků napříč prodejem a dodáním. Každý nový klient má stejnou zkušenost, ať je váš tým ten týden vytížený jakkoli.
2. Schválení a úhrada faktury
Faktura se odešle ke schválení vedoucímu. Pokud je schválena, přejde k financím a naplánuje se její úhrada. Pokud je zamítnuta, odesílatel dostane oznámení s důvodem. Pokud do 48 hodin nikdo nezasáhne, automaticky se spustí připomínka.
Tento postup nahrazuje e-maily sem a tam, které platby zdržují. Automatizace dokumentových workflow obstará směrování, takže správná osoba vždy vidí správný soubor ve správný čas.
3. Formulář na webu a následný kontakt obchodníka
Návštěvník vyplní kontaktní formulář na vašem webu. Během několika sekund dostane potvrzovací e-mail. Váš obchodník dostane upozornění s údaji o zájemci. Vytvoří se navazující úkol s termínem na další pracovní den.
Je to jeden z nejjednodušších příkladů automatizovaných pracovních postupů a jeden z nejpřínosnějších. V prodeji záleží na rychlosti a okamžitá odpověď je lepší než odpověď o dva dny později, protože někdo zapomněl zkontrolovat schránku.
4. Žádost zaměstnance o volno
Zaměstnanec podá žádost o volno přes interní formulář. Systém zkontroluje jeho zbývající nárok, pošle žádost nadřízenému a po schválení aktualizuje týmový kalendář. HR dostane záznam pro mzdy, aniž by někdo přeposílal e-maily.
5. Směrování zákaznických požadavků podpoře
Přijde požadavek na podporu a podle tématu vybraného ve formuláři se zařadí do kategorie. Dotazy k fakturaci jdou financím. Technické problémy jdou vedoucímu podpory. Naléhavé požadavky okamžitě upozorní pohotovostní osobu. Zákazníci se rychleji dostanou ke správnému člověku bez ručního přeposílání.
Jak vybrat správný příklad pro vaši firmu
Podívejte se, kde váš tým ztrácí nejvíc času opakující se koordinací. Pokud noví klienti propadávají, začněte přijímáním klientů. Pokud platby váznou, začněte schvalováním faktur. Pokud zájemci vychládají, začněte následným kontaktem po formuláři. Každý příklad vznikl jako ruční pracovní postup zmapovaný krok za krokem, než se přidala jakákoli automatizace.
Tyto příklady pokrývají základní myšlenky automatizace pracovních postupů. Další modul se věnuje nástrojům, které vám pomohou takové postupy stavět a spravovat ve větším měřítku. Pokud chcete víc souvislostí k nastavení pracovních postupů ještě před automatizací, přečtěte si náš blog o důležitosti nastavení pracovních postupů.
Často kladené otázky
Který příklad automatizace pracovních postupů je nejsnazší na začátek?
Nejjednodušším startem bývá následný kontakt po formuláři na webu. Spouštěč (odeslání formuláře) už máte a akce (poslat potvrzení, upozornit tým) jsou přímočaré. Většina firem vidí výsledky už během prvního týdne.
Mohu spojit více příkladů automatizace pracovních postupů do jednoho toku?
Ano, a právě tak přirozeně vzniká automatizace firemních procesů. Přijetí nového klienta může zahrnovat spouštěč odeslaného formuláře, krok schválení dokumentu a naplánovanou následnou připomínku. Začněte jedním příkladem a další připojujte, jak budou růst vaše potřeby.
Potřebuji vývojáře, abych tyto automatizované postupy postavil?
Většinu běžných příkladů nastavíte bez programování. Vizuální návrháři pracovních postupů a vestavěné funkce automatizace pokryjí většinu potřeb malých firem. S WEMASY vytvoříte webové formuláře, které tyto postupy spouštějí, v Tvůrci webů a napojíte je na automatizované následné kroky.
Jak změřím, jestli automatizovaný pracovní postup funguje?
Sledujte čísla, na kterých u každého postupu záleží. U přijímání klientů měřte čas od podpisu smlouvy po zahájení. U schvalování faktur měřte průměrný počet dnů do zaplacení. Porovnejte tato čísla před automatizací a po ní, abyste viděli skutečný dopad.
Co když můj firemní proces neodpovídá žádnému z těchto příkladů?
Těchto pět vzorů pokrývá nejběžnější tvary, ale váš proces může kombinovat prvky z několika. Nejdřív zmapujte kroky na papíře, určete spouštěč a výsledek a hledejte příklad, který se vašemu postupu nejvíc blíží. Většina vlastních automatizací jsou variace na jeden z těchto vzorů.
Zvládnou automatizované pracovní postupy různé cesty podle typu zákazníka?
Podmíněné větvení umožňuje rozdělit jeden pracovní postup do různých cest. Velkoodběratel může spustit jinou posloupnost přijímání než maloobchodní zákazník. Taková větvení jsou typem podmíněného pracovního postupu a fungují dobře, když jsou vaše pravidla jasná.