V pondělí ráno otevřete schránku a všechno prostě funguje. Odpověď klienta na hello@yourbrand.com. Odeslaný kontaktní formulář v info@. Připomínka hovoru v kalendáři. Žádné chyby, žádná ztracená pošta, žádný zmatek, kterou adresu použít. Tak se cítí správné nastavení.
Profesionální e-mail není jen jedna adresa. Je to celý řetězec domény, hostingu, schránek a nastavení, který den po dni udržuje vaši firemní komunikaci v chodu. Tady je, jak to vypadá, když je všechno správně propojené.
Jak vypadá nastavení profesionálního e-mailu?
Uprostřed je vaše doména, třeba yourbrand.com. K ní je připojená služba e-mailového hostingu, která ukládá zprávy a stará se o doručování. Na hostingu vytvoříte schránky pro každou adresu, kterou potřebujete, třeba hello@, support@ a sarah@.
Záznamy DNS ve vaší doméně vše propojují. Říkají internetu, že pošta pro yourbrand.com má jít na servery vašeho poskytovatele hostingu. Bez těchto záznamů se zprávy do schránky nikdy nedostanou.
Části typického nastavení
Většina nastavení v malých firmách zahrnuje tři až pět schránek. Obecná kontaktní adresa, třeba info@ nebo hello@, vyřizuje dotazy z webu. Osobní adresy ve tvaru jmeno@ patří konkrétním členům týmu. Někdy vyhrazená adresa jako billing@ nebo support@ míří na správné oddělení.
Vybíráte také, jak k poště přistupovat. Webmail funguje v prohlížeči a nic neinstalujete. E-mailová aplikace v telefonu nebo notebooku nabízí rychlejší přístup a oznámení. Mnoho týmů používá obojí.
Co kompletní nastavení umožní
Když všechny části zapadnou, vaše firemní adresy spolehlivě odesílají i přijímají. Kontaktní formuláře na webu doručují do vaší firemní schránky. Odchozí zprávy ukazují v poli odesílatele vaši doménu. Noví členové týmu dostanou vlastní adresu a zákazníci nemusí nic měnit.
Kompletní nastavení také usnadňuje budoucí změny. Můžete přidat adresy, zvětšit úložiště nebo upravit zabezpečení, aniž byste začínali znovu. Doména zůstává stejná, i když změníte poskytovatele nebo tarif.
Z pochopení celého nastavení vyplývá další otázka: jak se e-mail propojuje konkrétně s webem? Odpovídá na ni kapitola profesionální e-mail a váš web. K jednotlivým nástrojům si přečtěte nástroje pro firemní e-mail.
Často kladené otázky
Jak dlouho trvá nastavení profesionálního e-mailu?
Většina nastavení trvá méně než hodinu, pokud je doména připravená. Vytvoření schránek je rychlé. Změny DNS se mohou po internetu šířit několik hodin. WEMASY vás procesem provede a můžete mezitím stavět web pomocí tvůrce webů, než se nastavení e-mailu projeví.
Které adresy mám vytvořit jako první?
Začněte jednou obecnou adresou, třeba hello@ nebo info@, pro veřejný kontakt. Přidejte osobní adresu pro sebe, pokud píšete klientům. Podle potřeby pak přidejte support@, sales@ nebo adresy členů týmu.
Jak poznám, že moje nastavení funguje správně?
Pošlete zkušební zprávu na každou novou adresu i z ní. Ověřte, že příchozí pošta dorazí a odchozí ukazuje vaši doménu v poli odesílatele. Pokud funguje obojí, základní nastavení je správné.
Má kontaktní formulář na webu používat můj firemní e-mail?
Ano. Kontaktní formuláře mají doručovat odpovědi na firemní adresu, třeba info@yourbrand.com. Dotazy tak zůstanou ve firemní schránce a web s e-mailem budou působit jednotně.
Můžu nastavit e-mail dřív, než bude web zveřejněný?
Ano. E-mail a web používají stejnou doménu, ale fungují nezávisle. Firemní poštu můžete na své adrese začít přijímat i ve chvíli, kdy se web teprve staví.
Zvládne WEMASY celé nastavení e-mailu?
WEMASY nabízí registraci domén a správu DNS v jednom systému a e-mailový hosting bude brzy k dispozici. Do té doby schránky vytváříte a adresy nastavujete u vlastního poskytovatele e-mailu.