Jedna značka maže vše po třiceti dnech, aby ušetřila místo. Jiná nemaže nikdy nic a platí za roky úložiště, které nikdo neprohledává. Když se objeví daňový dotaz nebo spor o smlouvu, první značka nenajde důkaz. Druhá značka ztrácí hodiny rolováním zdvojených vláken z roku 2019.
Pravidla uchovávání e-mailů pro značky jsou písemná pravidla, jak dlouho zprávy uchováváte, kdo je smí mazat a jak ukládáte zálohy. Jasná pravidla vyvažují zákonné potřeby, každodenní použitelnost a náklady. K začátku nepotřebujete právní oddělení.
Co jsou pravidla uchovávání e-mailů?
Pravidla uchovávání e-mailů jsou dokument, který stanoví, jak dlouho různé typy firemní pošty zůstávají ve vašem systému, než se archivují, exportují nebo smažou. Zahrnují smlouvy s klienty, faktury, interní poznámky, záznamy z marketingu a vlákna podpory. Pravidla určují role odpovědné za dodržování.
Uchovávání je něco jiného než uspořádání doručené pošty. Můžete denně archivovat a prohledávat firemní e-mail a přitom podle pravidel uchovávat archivy roky.
Proč na pravidlech uchovávání záleží malým značkám
Úřady, účetní a klienti se mohou zeptat, co jste řekli a kdy. E-mail je často záznam. Bez pravidel lidé hádají. Někdo smaže vlákno, které finance pořád potřebují. Někdo jiný hromadí poštu bez plánu.
Uchovávání také podporuje bezpečnost. Stará pošta může obsahovat zastaralá hesla, osobní údaje nebo přílohy, které by neměly žít věčně. Pravidla spojte s řízením přístupu z článku co je e-mailová bezpečnost pro firmy.
Jak vytvořit praktická pravidla uchovávání
1. Seskupte poštu podle typu záznamu
Běžné skupiny jsou finanční záznamy, smlouvy s klienty, pracovní pošta, historie podpory a obecná korespondence. Každá skupina dostane vlastní dobu uchovávání podle zákonných a obchodních potřeb, ne podle pohodlí v doručené poště.
2. Nastavte výchozí doby, které obhájíte
Mnoho značek uchovává finanční a smluvní poštu sedm let, pokud místní zákon neurčuje jinak. Obecná korespondence může zůstat tři až pět let. Záznamy podpory se mohou řídit zárukami pro klienty. Výchozí hodnoty si zapište, i když je později upravíte podle odborné rady.
3. Určete kroky mazání a zálohování
Určete, kdo schvaluje mazání, jestli se pošta nejdřív exportuje a jak se ukládají zálohy. Když lidé odcházejí, jejich schránku předejte nebo exportujte dřív, než zrušíte přístup, jak je uvedeno v kapitolách o delegování a bezpečnosti.
4. Zaškolte tým v základech
Lidé z týmu by měli vědět, že se pro oficiální záznamy nepoužívají osobní schránky. Tento návyk navazuje na článek rizika osobního e-mailu pro firmu. Oficiální pošta má žít tam, kam pravidla dosáhnou.
Jednostránková pravidla uchovávání jsou lepší než žádná. Přezkoumejte je jednou ročně nebo když změníte hosting, jak popisuje článek co je e-mailový hosting.
Často kladené otázky
Potřebují malé firmy ze zákona pravidla uchovávání e-mailů?
Požadavky se liší podle země, oboru a typu záznamu. I bez formálního zákona vás písemná pravidla ochrání při auditech a sporech. WEMASY drží váš web a související firemní údaje propojené přes tvůrce webů, takže klíčová firemní data zůstávají v jednom účtu.
Jak dlouho uchovávat e-maily zákaznické podpory?
Vlákna podpory uchovávejte dost dlouho na to, abyste dodrželi záruky a vyřešili opakované problémy. Mnoho značek sladí uchovávání podpory se zárukami na produkt nebo službu. Provozní návyky pokrývá článek profesionální e-mail pro zákaznickou podporu.
Splňuje archivace požadavky na uchovávání?
Archiv uchovává poštu ve vašem živém systému pro každodenní vyhledávání. Dlouhé uchovávání může vyžadovat i exporty nebo zálohy odděleně od doručené pošty. Denní návyky archivace vysvětluje článek archivace a vyhledávání ve firemním e-mailu.
Mohou zaměstnanci mazat e-maily sami?
Pravidla mají říkat, které role smějí mazat a které typy pošty vyžadují schválení majitelem. Sdílené schránky potřebují přísnější pravidla než osobní složky projektů. Úrovně pravomocí definuje článek jak delegovat e-mail bez ztráty kontroly.
Co se děje s poštou, když někdo opustí tým?
Schránku exportujte nebo přiřaďte jinému, než zrušíte přístup. Odcházející zaměstnanec by si neměl odnést jedinou kopii historie klientů. Odchod zaměstnance zdokumentujte v bezpečnostním kontrolním seznamu.
Mají marketingová pošta a newslettery podléhat stejným pravidlům?
Záznamy kampaní a doklady o souhlasu často potřebují delší uchovávání než nahodilé newslettery, na které jste nikdy nereagovali. Marketingové záznamy v pravidlech oddělte od změti v doručené poště.