Potřebujete podmínky smlouvy z vlákna, které jste uzavřeli před osmi měsíci. Rolujete. Zkusíte jméno odesílatele. Zkusíte klíčové slovo, o kterém si myslíte, že jste ho použili. Uplyne deset minut a pořád přemýšlíte, jestli zpráva nebyla ve složce, kterou jste přejmenovali, nebo ve schránce, kterou vlastnil někdo jiný.
Archivace a vyhledávání ve firemním e-mailu jsou dva návyky, které fungují společně. Archivace uklidí dokončenou práci z aktivního zobrazení. Vyhledávání ji vrátí, když klient, auditor nebo vy v budoucnu potřebujete důkaz. Podívejme se, jak oba zapadají do profesionálního nastavení.
Co znamená archivace firemního e-mailu?
Archivace firemního e-mailu znamená přesunutí dokončených vláken z hlavní doručené pošty bez jejich smazání. Archivovaná pošta zůstává na serveru, počítá se do úložiště a dá se prohledávat. Smazání je pro poštu, kterou už opravdu nepotřebujete. Archiv je pro poštu, kterou byste mohli ještě potřebovat.
Představte si archiv jako kartotéku za vaším stolem. Doručená pošta je jen to, na čem pracujete tento týden.
Proč je vyhledávání stejně důležité jako třídění
I ty nejlepší složky a štítky pro firemní e-mail selžou, když zapomenete, kterou přihrádku jste zvolili. Vyhledávání vás zachrání podle jmen odesílatelů, slov v předmětu, dat a typů příloh. Silné vyhledávání promění archiv z hřbitova v knihovnu.
Vyhledávání také podporuje soulad s předpisy a řešení sporů. Vlákno s časovou značkou může potvrdit, s čím klient souhlasil nebo kdy jste poslali nabídku. Proto jsou vedle denního úklidu důležitá pravidla uchovávání e-mailů pro značky.
Praktické návyky pro archivaci a vyhledávání
1. Archivujte při uzavření, ne při přečtení
Archivujte, když je konverzace hotová a případný úkol je zapsaný jinde. Příliš brzká archivace skrývá vlákna, na která ještě musíte odpovědět. Spojte to se složkami podle akce z článku jak uspořádat firemní e-mailovou schránku.
2. Hledejte nejdřív úzkými pojmy
Začněte odesílatelem a jedním klíčovým slovem z předmětu. Rozsah dat přidejte, když si pamatujete čtvrtletí, ale ne přesný týden. Pokud váš tým používá sdílenou schránku pro firmu, hledejte uvnitř této schránky, abyste viděli celou historii předávání.
3. Pojmenování v předmětech držte jednotné
Jednotné předměty později vyhledávání výrazně usnadní. Čísla faktur, kódy projektů nebo jména klientů uvádějte tak, jak to děláte v článku předměty profesionálních e-mailů. Budoucí vyhledávání závisí na slovech, která píšete dnes.
Archivujte, abyste zůstali soustředění. Hledejte, abyste zůstali zodpovědní. Společně dovolí malé značce uchovat roky pošty, aniž by se utopila v nepřečteném šumu.
Často kladené otázky
Uvolní archivace místo v úložišti?
Archivace obvykle přesune poštu z doručené pošty, ale ponechá ji na serveru. Limity úložiště závisí na tarifu hostingu, ne na tom, jestli je zpráva archivovaná. WEMASY drží nastavení vaší domény a webu na jednom místě přes tvůrce webů.
Jak dlouho má značka archivovaný e-mail uchovávat?
Délka uchovávání závisí na smlouvách, daňových pravidlech a potřebách oboru. Mnoho značek uchovává firemní poštu několik let, pokud zákon nevyžaduje víc. Jednoduché pravidlo najdete v článku pravidla uchovávání e-mailů pro značky.
Mohu ve firemním e-mailu prohledávat přílohy?
Mnoho poštovních klientů indexuje názvy souborů příloh a někdy i text uvnitř běžných typů dokumentů. Hledejte název souboru nebo frázi, o které víte, že se v PDF objevila. U velkých souborů se řiďte článkem jak profesionálně pracovat s přílohami e-mailů, aby názvy zůstaly jasné.
Jaký je rozdíl mezi archivací a smazáním?
Archiv ponechá poštu obnovitelnou a vyhledatelnou pro pozdější použití. Smazání odstraní poštu, kterou už ve svém účtu nechcete. Když váháte, nejdřív archivujte a mažte až po uplynutí doby uchovávání.
Mají všichni členové týmu používat stejná pravidla archivace?
Sdílené schránky potřebují sdílená pravidla, aby historie zůstala úplná. Osobní schránky se mohou mírně lišit, ale základy pro vlákna s klienty zdokumentujte. Týmové standardy pokrývá článek jak delegovat e-mail bez ztráty kontroly.
Jak najít e-mail poté, co někdo odejde z firmy?
Přístup ke schránce exportujte nebo předejte dřív, než se účty zavřou. Prohledávání deaktivované schránky je bez předchozího plánování často nemožné. Kroky při odchodu zaměstnance obsahuje článek co je e-mailová bezpečnost pro firmy.