Otevřete schránku před první kávou a vidíte 47 nepřečtených zpráv. Tři jsou od platících klientů. Dvanáct jsou newslettery, o kterých jste zapomněli, že je odebíráte. Zbytek jsou smíšené odpovědi, účtenky a vlákno z minulého měsíce, na které jste chtěli odpovědět. Do poledne odpovíte na ty nejhlasitější zprávy, ne na ty nejdůležitější.
Uspořádání firemní schránky znamená dát každému typu zprávy jasné místo a jasný další krok. Profesionální adresu jste si už nastavili v článku jak vytvořit firemní e-mailovou adresu. Uspořádání je to, co ji udrží použitelnou, jak vaše značka roste.
Co znamená uspořádat firemní e-mailovou schránku?
Uspořádání firemní schránky je praxe třídění příchozí pošty tak, abyste zprávy mohli najít, vyřídit a založit bez ztráty času. Nejde o to mít každou hodinu nula nepřečtených zpráv. Jde o to vědět, kde leží naléhavá pošta od klientů, kam patří referenční materiály a co počká do pátku.
Dobrá struktura odpovídá tomu, jak vaše firma skutečně funguje. Samostatný konzultant potřebuje méně přihrádek než obchod, kde se prodej, podpora a fakturace řeší z jedné adresy. Začněte jednoduše. Další vrstvy přidejte, až když to současné nastavení přestane stačit.
Proč na uspořádání schránky pro vaši značku záleží
Zmeškané e-maily stojí peníze a důvěru. Faktura od dodavatele zapadlá pod reklamní poštou může zdržet zásilku. Otázka zákazníka ponechaná na několik dní vysílá signál, že je vaše značka příliš zaneprázdněná na to, aby jí na něm záleželo. Rychlé a spolehlivé odpovědi začínají schránkou, kterou přehlédnete za pár vteřin.
Uspořádání také navazuje na návyky psaní z článku jak napsat profesionální e-mail. Když správné vlákno najdete rychle, odpovíte s kontextem místo hádání. Tato důslednost podporuje důvěru, kterou budujete přes jak profesionální e-mail buduje důvěru.
Jednoduchá struktura pro začátek
1. Třiďte podle akce, ne podle odesílatele
Vytvořte skupiny podle toho, co se zprávou potřebujete udělat. Běžné přihrádky jsou odpovědět dnes, čekám na někoho jiného, reference a archiv. Třídění podle akce je lepší než zakládání podle osoby, protože jeden klient může poslat naléhavou i méně důležitou poštu.
2. Mějte jeden domov pro poštu od zákazníků
Dotazy na podporu a obchod směrujte do vyhrazeného zobrazení, aby nikdy nesoutěžily s interními poznámkami. Pokud vaše značka používá pro podporu sdílenou adresu, přečtěte si profesionální e-mail pro zákaznickou podporu, kde najdete nápady na pojmenování a směrování.
3. Schránku kontrolujte podle plánu
Poštu kontrolujte v určených časech, místo abyste měli záložku otevřenou celý den. Dávkové zpracování snižuje přepínání kontextu a usnadňuje uplatňování pravidel třídění pokaždé. Další kapitola o složkách a štítcích pro firemní e-mail ukazuje, jak tyto přihrádky ve své poštovní aplikaci vytvořit.
První verze uspořádané schránky může být tři složky a jedna denní kontrola. Zdokonalujte ji, jak zjistíte, které zprávy se opakují a které vás překvapí. Jasná struktura dnes ušetří hodiny hledání zítra.
Často kladené otázky
Kolik složek potřebuje schránka malé firmy?
Většině malých značek stačí tři až pět složek podle akce plus archiv. Příliš mnoho složek zpomaluje, protože trávíte čas rozhodováním, kam pošta patří. WEMASY drží vaši doménu, web a kontaktní formuláře propojené přes tvůrce webů, takže příchozí pošta má jasný zdroj.
Mám třídit podle klienta, nebo podle projektu?
Třídění podle projektu funguje, když má každá zakázka jasný začátek a konec. Třídění podle klienta se hodí na dlouhodobé vztahy s mnoha vlákny v čase. Mnoho majitelů používá nejdřív složky podle akce a štítky klientů přidá jen u největších účtů.
Pomáhá uspořádání e-mailu s očekáváním doby odpovědi?
Roztříděná schránka usnadňuje najít zprávy, které potřebují odpověď týž den. Skutečné načasování si pořád určujete podle kapacity a slibů zákazníkům. Praktické rady najdete v článku očekávání ohledně doby odpovědi na e-mail.
Mohu e-mail uspořádat dřív, než si najmu lidi?
Samostatní majitelé z brzkého uspořádání těží nejvíc, protože každá zpráva padá na jednoho člověka. Jednoduchá pravidla teď usnadní pozdější delegování. Na tomto základě staví kapitola jak delegovat e-mail bez ztráty kontroly.
Jaký je rozdíl mezi uspořádáním a archivací e-mailu?
Uspořádání je způsob, jak třídíte aktivní a nedávnou poštu, abyste s ní mohli denně pracovat. Archivace přesouvá dokončená vlákna z hlavního zobrazení a zachovává jejich vyhledatelnost. Dlouhodobou stranu pokrývá článek archivace a vyhledávání ve firemním e-mailu.
Mají newslettery a upozornění dostat vlastní složku?
Samostatná složka nebo filtr pro hromadnou poštu udrží zprávy od klientů viditelné nahoře ve vašem dni. Tuto složku prolistujte podle plánu, místo abyste ji míchali s konverzacemi, které čekají na odpověď. Hodí se to k návykům z článku jak udržet schránku dlouhodobě čistou.