Šest lidí se dotkne každého článku na blogu ve vaší firmě. Nikdo neví, kdo za co odpovídá. Dvanáct konceptů uvízlo někde mezi "skoro hotovo" a "čeká na zpětnou vazbu". Minulý měsíc jste zveřejnili tři texty. Tento měsíc nula. Tým je vytížený, ale potrubí je zamrzlé.
Pracovní postup tvorby obsahu to řeší tím, že přesně určí, co se děje v každé fázi, kdo text posouvá dál a jak dlouho má každý krok trvat. Tady je návod, jak vytvořit takový, který odpovídá vašemu týmu a udrží obsah v proudu.
Nejdřív zmapujte současný proces
Než navrhnete nový pracovní postup, zdokumentujte, co se dnes skutečně děje. Sledujte své poslední tři zveřejněné texty od nápadu po živou adresu URL. Poznamenejte si každého, kdo se jich dotkl, každé zpoždění a každé kolo revizí. Tato upřímná mapa odhalí, kde texty uvíznou.
Běžné body zaseknutí jsou nejasná zadání, chybějící redaktoři, úzká místa při schvalování a kroky zveřejnění, které vyžadují někoho, kdo je pořád zaneprázdněný. Váš nový pracovní postup by se měl nejdřív věnovat dvěma největším bodům zaseknutí.
Určete své fáze
Začněte pěti základními fázemi a další přidávejte jen v případě potřeby. Fáze první: téma schváleno a zadání napsáno. Fáze druhá: první koncept dokončen. Fáze třetí: redakční kontrola a revize. Fáze čtvrtá: finální schválení. Fáze pátá: zveřejněno a propagováno.
Ke každé fázi přiřaďte maximální časový limit. Zadání k článku by mělo zabrat jeden den. První koncept může trvat tři až pět dní. Úpravy by měly trvat jeden až dva dny. Když text překročí limit své fáze, majitel to eskaluje nebo úkol předá jinému.
Před přizpůsobením procesu tvorby si přečtěte základy v článku co je pracovní postup obsahu.
Přidělte majitele a pravidla předávání
Každá fáze má jednoho majitele, který odpovídá za posun textu do další fáze. Majitel práci nemusí vždy dělat, ale potvrzuje dokončení. Napište pravidla předávání: co majitel zkontroluje před postupem dál a jaké oznámení dostane další majitel.
Příklad: autor označí koncept jako hotový až po vlastních úpravách a kontrole pravopisu. Redaktor dostane oznámení s odkazem na koncept a původním zadáním obsahu pro srovnání. Jasné předávání brání tomu, aby koncepty visely v limbu.
Propojte pracovní postup s kalendářem
Upravte štítky stavu ve svém obsahovém kalendáři tak, aby odpovídaly fázím pracovního postupu. Když kalendář a pracovní postup používají stejný jazyk, všichni vidí stejný obrázek. "Úpravy" v kalendáři znamená, že text právě vlastní redaktor.
Termíny plánujte zpětně od dat zveřejnění. Pokud se příspěvek zveřejňuje 15. a úpravy trvají dva dny, koncept musí být hotový do 12. Pokud psaní trvá pět dní, zadání musí být hotové do 7. Postup od data zveřejnění zpět předchází spěchu na poslední chvíli.
Zdokumentujte a zaškolte tým
Pracovní postup napište jako jednostránkový dokument, podle kterého se může řídit kdokoli. Uveďte názvy fází, majitele, časové limity, pravidla předávání a kde jsou uložené soubory. Sdílejte ho s každým členem týmu i externistou hned první den.
Před plným nasazením vyzkoušejte postup na dvou až třech textech. Poznamenejte si, kde se postup zdá příliš těžký nebo příliš lehký. Časové limity fází a vlastnictví upravte podle skutečných výsledků, ne podle teoretických ideálů.
Postup časem vylepšujte
Pracovní postup procházejte měsíčně. Sledujte průměrný čas na fázi, počet revizí a zmeškané termíny. Pokud úpravy soustavně trvají dvakrát déle, než jste odhadli, buď vyčleňte víc času, nebo zjednodušte kritéria kontroly.
Příklady automatizace pracovních postupů, které pomáhají a nekomplikují, jsou automatická oznámení po dokončení fáze, šablony zadání s předvyplněnými standardními poli a kontrolní seznamy před zveřejněním. Nejdřív si ujasněte ruční proces a teprve pak přidávejte automatizaci. Rozbitý ruční postup se automatizací navrstvenou navrch nezlepší.
Jakmile váš pracovní postup tvorby běží, prozkoumejte způsoby, jak využít články z blogu znovu, aby každý zveřejněný text vytvořil další formáty, aniž byste museli celý pracovní postup začínat od nuly.
Často kladené otázky
Jak dlouho trvá vytvoření pracovního postupu tvorby obsahu?
Zmapování současného procesu zabere několik hodin. Napsání dokumentu s pracovním postupem a zaškolení týmu trvá jeden až dva dny. Počítejte se dvěma až čtyřmi týdny ladění, než bude postup působit přirozeně.
Jaký je minimální použitelný pracovní postup tvorby obsahu?
Zadání, koncept, úpravy, zveřejnění. Čtyři fáze stačí pro samostatného tvůrce nebo dvoučlenný tým. Fáze schválení a propagace přidejte s růstem týmu a objemu obsahu.
Jak řešíte naléhavý obsah mimo pracovní postup?
Vytvořte urychlenou cestu s méně fázemi, ne samostatný proces. Naléhavý text může přeskočit úplné zadání a jít rovnou do psaní, ale před zveřejněním by měl projít úpravami. Přeskočení všech fází zaručuje chyby.
Má pracovní postup zahrnovat právní kontrolu nebo kontrolu souladu?
Firmy v regulovaných oborech by před zveřejněním měly přidat fázi kontroly souladu. Poznamenejte si, které typy obsahu kontrolu vyžadují a které ne. Běžné články na blogu ji mohou přeskočit, tvrzení o produktech a finanční obsah nikoli.
Jak měřit efektivitu pracovního postupu?
Sledujte průměrný počet dní od zadání po zveřejnění, počet kol revizí na text a procento textů, které dodrží termín v kalendáři. Analytika zveřejněného obsahu pak ukáže, zda rychlejší výroba zachovává kvalitu.
Jaký je poslední krok pracovního postupu tvorby obsahu?
Základním posledním krokem je zveřejnění na webu, po něm následuje propagace. WEMASY Tvůrce webů vám umožní obsah naformátovat, optimalizovat a zveřejnit, takže poslední fáze vašeho pracovního postupu probíhá tam, kde vaše publikum bude číst.