Minulé úterý jste v salonu klikli na potvrdit. Poděkování se na vteřinu objevilo a pak nic. Ve čtvrtek jste se objednali jinam, protože jste si mysleli, že první pokus selhal.
Právě tomuto tichu dobře napsaný potvrzovací e-mail zabrání. Dorazí během vteřin, zopakuje údaje, které zákazník potřebuje, a nastaví tón nadcházející návštěvy. Při jeho psaní nejde o ozdobné marketingové fráze. Jde o srozumitelnost, načasování a důvěru. Takto napíšete potvrzovací e-mail, který zákazníci opravdu přečtou a schovají si ho.
Co patří do potvrzovacího e-mailu
Začněte fakty. Datum, čas, časové pásmo, název služby, místo nebo odkaz na video a číslo rezervace by měly být vidět už na první obrazovce v mobilu. Zákazníci tuto zprávu otevírají, aby si ověřili rezervaci, ne aby četli příběh vaší značky.
Předmět pište tak, aby sloužil jako vyhledávací pomůcka. „Váš střih je potvrzen na pátek ve 15:00“ je lepší než „Rezervace přijata“, protože ho zákazník později snadno najde, když se podívá do kalendáře.
Přidejte pokyny k přípravě, když jsou důležité. Informace o parkování, co si vzít s sebou, jak brzy přijít nebo dress code snižují zmatek v den návštěvy. Dlouhé bloky pravidel sem nedávejte. Raději odkažte na stránku se stornopodmínkami, než abyste vkládali celý text.
Zakončete jedním jasným dalším krokem. Přidat do kalendáře, vyplnit vstupní formulář nebo zobrazit detail rezervace. Jedna hlavní akce na e-mail drží zprávu soustředěnou.
Jak napsat text potvrzovacího e-mailu
Vyjděte ze šablony, ne z prázdné stránky. Určete pevné věty pro pozdrav, řádek se stavem a patičku. Pro údaje, které se u každé rezervace mění, použijte proměnná pole: jméno zákazníka, poskytovatele, adresu a cenu.
Držte styl své značky, ale nepřehánějte to. Dětské aktivity mohou znít vřele a hravě. Právní konzultace má zůstat profesionální a přesná. Tón napovídá, jaký zážitek zákazníka čeká.
Pište krátké odstavce. Dvě až tři věty na blok. Čtenáři v mobilu text jen přelétnou. Pokud musí posouvat víc než dvakrát, aby našli čas termínu, text zkraťte.
Před spuštěním vše vyzkoušejte na skutečných rezervacích. Pošlete si potvrzení do vlastní schránky u hlavních e-mailových služeb. Zkontrolujte, že se proměnná pole správně vyplní a že odkazy fungují v telefonu i na počítači.
Nastavení a automatizace najdete v kapitole jak vytvořit potvrzovací e-mail k rezervaci z druhého modulu. Pro opakovaně použitelnou strukturu a formulace viz jak napsat šablonu potvrzení rezervace.
Časté chyby, které potvrzovací e-maily oslabují
Nejasný předmět nutí zákazníky e-mail otevřít jen proto, aby zjistili datum. Důležité údaje dejte do předmětu, když se tam vejdou.
Schovávat údaje za přihlašovací odkaz rozčiluje lidi, kteří potřebují jen adresu a čas. Zopakujte, co už zadali, pokud pravidla ochrany soukromí nevyžadují něco jiného.
Zpožděné odeslání vytváří duplicitní rezervace. Zákazníci, kteří během několika minut nic neslyší, to často zkusí znovu. Spouštěč automatizujte, aby se potvrzení odeslalo ve chvíli, kdy se stav změní na potvrzeno.
Rozdílné údaje na stránce s poděkováním a v e-mailu okamžitě podkopou důvěru. Obě místa by měla ukazovat stejné datum, čas a číslo rezervace.
Až bude text vašeho potvrzovacího e-mailu hotový, přečtěte si co je potvrzení rezervace a uvidíte, jak potvrzení zapadají do celé cesty zákazníka, ne jen do e-mailu.
Často kladené otázky
Jak dlouhý má potvrzovací e-mail být?
Nejlepší potvrzení se vejdou základními údaji na jednu obrazovku v mobilu a volitelné části s trasou a pravidly následují pod nimi. Pokud není datum a čas vidět bez posouvání, zkraťte úvodní odstavce.
Mám do potvrzovacího e-mailu uvést cenu?
Částku uveďte, pokud se platba vybírala při rezervaci. U služeb placených na místě napište očekávaný poplatek, aby zákazníci přišli připravení. Nejasná cena v potvrzení vede k nepříjemným rozhovorům při příchodu.
Pomůže mi WEMASY psát a odesílat potvrzovací e-maily?
S WEMASY postavíte rezervační stránku v Tvůrci webů a text potvrzení si můžete upravit podle svého hlasu značky. Hlavní je mít u každé potvrzené rezervace stejnou jasnou zprávu.
Jaký je rozdíl mezi psaním a vytvořením potvrzovacího e-mailu?
Psaní se týká slov, tónu a struktury, které zákazníci čtou. Vytvoření zahrnuje technické nastavení: spouštěče, proměnná pole a doručitelnost. Obojí je důležité a nastavení řeší druhý modul v kapitole jak nastavit potvrzovací e-maily k rezervacím.
Mají potvrzení zmiňovat storno podmínky?
Dobře funguje shrnutí v jedné větě s odkazem na celá pravidla. Když do e-mailu vložíte celé znění, zákazníci zprávu přeskočí. Soustřeďte se na potvrzení rezervace.
Potřebuji jiný text potvrzení pro zaměstnance?
Zprávy pro zákazníky a pro zaměstnance držte odděleně. Zaměstnancům pošlete krátké interní upozornění se jménem klienta, službou a poznámkami ze vstupního formuláře. Interní údaje nikdy nekopírujte do e-mailu pro zákazníka.