Faktura odešla prvního. Do patnáctého nic. Napsali jste stručný e-mail „PLATBA PO SPLATNOSTI“, smazali ho a nechali zůstatek ležet další týden, protože jste se vyhýbali nepříjemnému rozhovoru.
Upomínka platby existuje přesně pro tuto chvíli. Je to navazující zpráva, která se posílá, když zákazník dluží peníze za rezervaci, službu nebo objednávku a splatnost uplynula nebo se blíží. Když se povede, vrátí tržby a udrží vztah. Když ne, zní jako výhrůžka inkasní agentury a klienta úplně ztratíte. Takhle napíšete upomínku platby, na kterou lidé odpoví.
Co má upomínka platby obsahovat
Odkažte na původní transakci. Číslo faktury, číslo rezervace, datum služby a dlužná částka pomohou zákazníkovi spojit upomínku se svými záznamy.
Jasně uveďte datum splatnosti. „Platba byla splatná 1. března“ nebo „Vaše záloha $150 je splatná před termínem 5. dubna“ odstraňuje nejasnost.
Vysvětlete následky bez vyhrožování. „Vaše rezervace může být uvolněna, pokud platba nedorazí do pátku“ je věcné. Varování velkými písmeny působí nepřátelsky.
Nabídněte jednoduchou cestu k platbě. Jeden odkaz nebo jeden kanál pro odpověď. Tření při placení je důvod, proč se mnoho upomínek ignoruje už na začátku.
Jak napsat text upomínky platby
Použijte sekvenci o třech krocích. Přátelská předběžná připomínka, oznámení v den splatnosti a poslední navazující zpráva před zrušením rezervace nebo interní eskalací. Každá zpráva by měla znít o něco přímočařeji, aniž by přešla do agrese.
Předběžná zpráva: „Ahoj Alexi, přátelsky připomínáme, že vaše záloha $200 na akci 12. května je splatná do 28. dubna. Zaplaťte zde: [odkaz]. Odpovězte, pokud máte dotazy.“
Zpráva v den splatnosti: „Vaše záloha na akci 12. května byla splatná včera. Dokončete prosím platbu do konce týdne, abychom vám rezervaci udrželi: [odkaz].“
Poslední upozornění: „Nedostali jsme vaši zálohu na akci 12. května. Platba je potřeba do pátku, jinak váš termín uvolníme. Kontaktujte nás, pokud potřebujete rezervaci upravit.“
Osobní údaje v textu: jméno zákazníka a konkrétní údaje o rezervaci. Obecné šablony „dlužíte peníze“ působí automaticky v tom nejhorším smyslu.
Nastavení záloh a pokladny navazuje na druhý modul v kapitole jak nastavit platební bránu pro rezervace. Dokončené platby spouštějí jiný typ zprávy, který řeší kapitola o šablonách potvrzení objednávky.
Volba kanálu a načasování
E-mail funguje u podrobných faktur s položkami a odkazy na platbu. Vytváří dohledatelnou stopu, na kterou se mohou odvolat obě strany.
SMS funguje u krátkých připomínek záloh spojených s nadcházejícími termíny. Držte se jedné obrazovky a odkazujte na platební stránku vhodnou do mobilu.
Předběžné připomínky posílejte 3 až 5 dní před termínem. Mnoho zákazníků platí pozdě jen proto, že jim datum splatnosti vypadlo z hlavy, ne proto, že by odmítali.
Připomínky okamžitě zastavte, jakmile platba dorazí. Nic zákazníky nezmate rychleji než upomínka po splatnosti, která přijde poté, co už zaplatili.
Když se ke vašemu publiku hodí měkčí tón nebo je částka malá, další kapitola jak napsat jemnou upomínku platby ukazuje formulace, které zachovají dobré vztahy a přesto vyvolají akci.
Často kladené otázky
Kolik upomínek platby mám poslat?
Běžná je sekvence tří kroků: před splatností, v den splatnosti a poslední upozornění před zrušením. Víc než čtyři zprávy bez odpovědi obvykle znamenají, že zákazník potřebuje telefonát, ne další e-mail.
Mají upomínky platby zmiňovat penále za zpoždění?
Penále uvádějte jen tehdy, když ho skutečně účtujete a zákazník s ním při rezervaci souhlasil. Překvapivé poplatky v upomínce poškozují důvěru. Odkažte na zveřejněné platební podmínky, místo abyste ve zprávě vymýšleli sankce.
Může WEMASY automatizovat upomínky plateb?
S WEMASY postavíte pokladnu na webu v Tvůrci webů a upomínky se pak odvolávají na stejnou rezervaci, kterou zákazníci vytvořili online.
Čím se upomínka platby liší od potvrzení rezervace?
Potvrzení dokazuje, že rezervace existuje, a posílá se často hned po rezervaci. Upomínky platby se ptají na peníze, které stále chybí. Viz co je potvrzení rezervace pro první kontakt na cestě zákazníka.
Mám u plateb po splatnosti raději zavolat než psát e-mail?
Telefonát funguje, když je částka velká nebo zákazník neotevřel tři e-maily. U menších zůstatků začněte písemnými připomínkami, aby obě strany měly jasný záznam, co se komunikovalo.
Kdy mám rezervaci zrušit pro nezaplacení?
V poslední upomínce uveďte hranici pro zrušení a důsledně dodržujte zveřejněná pravidla. Související psaní pravidel řeší čtvrtý modul v kapitole jak vytvořit šablonu storno podmínek.