Kdo dnes posílá vaše připomínky? Recepční mezi příjmy klientů, nebo nikdo, protože den byl příliš hektický? Když připomínky závisí na tom, kdo má zrovna volnou ruku, klienti s odpoledními termíny často neslyší vůbec nic.
Aplikace pro připomínky termínů tuto loterii ruší. Software pro připomínky hlídá váš rozvrh a posílá zprávy v časech, které určíte. Aplikace se obvykle napojí na váš rezervační kalendář, načte kontakty klientů a použije šablony, které už máte. Tady se dozvíte, jak ji používat, aniž byste vytvořili druhý rozvrh, který musí zaměstnanci udržovat.
Co aplikace pro připomínky termínů dělá
Aplikace pro připomínky stojí mezi vaším kalendářem a komunikačními kanály. Jakmile je rezervace potvrzena, aplikace zařadí připomínky k pozdějšímu odeslání. Když nastane čas spuštění, odešle SMS nebo e-mail bez ručního zásahu.
Většina softwaru pro připomínky také eviduje stav doručení. Uvidíte, které zprávy dorazily, které se vrátily a které klienti potvrdili přes odkaz.
Některé aplikace jsou samostatné. Jiné jsou moduly širších plánovacích nástrojů. Samostatné aplikace se hodí, když už kalendář vedete jinde. Integrovaný software pro připomínky snižuje chyby při synchronizaci, protože rezervace a zprávy sdílejí jednu databázi.
Jak nastavit aplikaci pro připomínky termínů
První krok: propojte svůj kalendář nebo plánovací systém. Importujte stávající rezervace nebo začněte od nuly, aby každý budoucí termín automaticky vstoupil do fronty připomínek.
Druhý krok: naimportujte nebo zkontrolujte telefonní čísla a e-mailové adresy klientů. Neplatná čísla plýtvají odesláním a frustrují klienty, kteří upozornění nikdy nedostanou.
Třetí krok: připojte své šablony z článku jak vytvořit šablonu připomínky termínu. Přiřaďte zástupná pole k údajům rezervace, aby se správně doplnila jména i časy.
Čtvrtý krok: určete časy odeslání. Běžná volba je sedmdesát dva hodin, dvacet čtyři hodin a dvě hodiny před začátkem. Upravte je podle toho, jak se u vás no-show vyskytují.
Pátý krok: spusťte zkušební rezervace se svými vlastními kontakty. Zkontrolujte formátování, odkazy a práci s časovými pásmy dřív, než klienti dostanou ostré zprávy.
Jak používat aplikace pro připomínky, aniž byste klienty zahltili
Omezte počet zpráv na jeden termín. Tři dobře rozložené připomínky jsou lepší než šest duplicit v jedno ráno.
Žádosti o odhlášení vyřizujte hned. Klienti, kteří odmítnou SMS, mohou dál dostávat e-mail, pokud jej preferují, nebo nic, pokud se odhlásili úplně.
Reporty kontrolujte jednou měsíčně. Rostoucí počet nedoručených zpráv nebo klesající míra potvrzení signalizují únavu ze šablon nebo špatné kontaktní údaje.
Aplikace pro připomínky fungují nejlépe spolu s plánovacím základem z článku co je software pro plánování termínů. Až budete připraveni na plnou automatizaci, přečtěte si další článek co je automatický systém připomínek termínů.
Často kladené otázky
Potřebuji samostatnou aplikaci pro připomínky, když už mám plánovací software?
Mnoho plánovacích nástrojů obsahuje vestavěné připomínky. Samostatná aplikace pro připomínky dává smysl, když je váš kalendář na jednom místě a funkce zpráv jsou slabé. Dvojímu odesílání zabráníte vypnutím připomínek v jednom ze systémů.
Mohou aplikace pro připomínky posílat SMS i e-mail k jednomu termínu?
Vícekanálové sekvence jsou běžné. E-mail nese dlouhé pokyny k přípravě, zatímco SMS doručí krátké upozornění v den návštěvy. Pokud to jde, nechte klienty zvolit preferovaný kanál, abyste omezili duplicitní upozornění.
Jak aplikace pro připomínky nakládají s přesunutými termíny?
Dobře integrovaný software pro připomínky zruší čekající zprávy pro původní čas a při změně rezervace naplánuje nové. Přesouvání vyzkoušejte při nastavení, protože zastaralé připomínky klienty rychle zmatou.
Mohu aplikace pro připomínky používat s rezervacemi z webu ve WEMASY?
Propojte své připomínky se stejným kalendářem, který přijímá online rezervace. Ve WEMASY můžete rezervační stránky zveřejnit přes Tvůrce webů, takže rezervace z webu přicházejí do kalendáře, který vaše aplikace sleduje.
Existují právní pravidla pro odesílání SMS s připomínkou termínu?
Firmy obecně potřebují souhlas, než klientům pošlou marketingový obsah. Provozní připomínky k existujícím termínům se řídí jinými pravidly než reklamní rozesílky. Souhlas si zaznamenejte při rezervaci a do šablon přidejte větu o možnosti odhlášení.
Co si mám přečíst po nastavení aplikace pro připomínky?
Pokračujte článkem jak odesílat SMS s připomínkou termínu, kde najdete podrobnosti o doručování. Zdravotnické týmy by si měly přečíst také co je systém připomínek termínů pro pacienty.