V pondělí ráno měla vaše recepční v plánu zavolat každému pacientovi s termínem ve středu. Do poledne byla čekárna plná a tři připomínací telefonáty nikdy neproběhly. Dva z těchto pacientů nepřišli. Zaměstnankyně neudělala nic špatně. Špatný byl postup.
Automatický systém připomínek termínů toto úzké hrdlo odstraní. Automatické připomínky se spouštějí z událostí v kalendáři, ne z paměti zaměstnanců. Jakmile rezervace přistane v systému, naplánuje SMS nebo e-mail v odstupech, které jste zvolili. Automatické plánovací připomínky se samy upraví, když klienti termín přesunou. Tady se dozvíte, jak automatizace funguje a kde se do vašich rezervačních nástrojů hodí.
Co je automatický systém připomínek termínů?
Automatický systém připomínek termínů je pravidlový nástroj napojený na kalendář termínů. Pravidla určují, kdy se zprávy odesílají, kterou šablonu použít a jaký kanál upřednostnit.
Automatické připomínky se spouštějí bez každodenního zásahu zaměstnanců. Potvrzení mohou odejít ihned po rezervaci. Navazující připomínky odcházejí dvacet čtyři nebo čtyřicet osm hodin před návštěvou.
Systém také zprávy zastaví, když se termíny ruší. Tím se předejde trapné SMS o návštěvě, kterou klient už zrušil.
Čím se automatické připomínky liší od ručních
Ruční připomínky závisejí na čase, který zaměstnanci mají. V rušných dnech se méně důležité telefonáty přeskočí. Automatizace zachází se všemi rezervacemi stejně.
Automatizace doručuje jednotné formulace. Klienti dostávají pokaždé stejné jasné údaje, což snižuje zmatek ohledně místa nebo příprav.
Možné jsou i reporty. Počty odeslaných zpráv, míru potvrzení a neúspěšná doručení vidíte na jednom místě, místo abyste hádali, komu se volalo.
Osobní kontakt má stále své místo u hodnotných nebo složitých případů. Automatizace zvládá běžnou vrstvu, aby se zaměstnanci mohli soustředit na výjimky.
Jak vytvořit automatický postup připomínek
Začněte šablonami z článku jak vytvořit šablonu připomínky termínu. Automatizace bez dobrého textu jen rychleji posílá špatné zprávy.
Připojte všechny rezervační kanály k jednomu kalendáři. Rezervace z webu, telefonu i přímo na místě musí vytvářet stejné spouštěcí události. Jednotné plánování z článku jak nastavit online rezervaci termínů toto sladění podporuje.
Určete postup eskalace. Pokud klient po dvou připomínkách nepotvrdí, označte rezervaci pro osobní kontakt zaměstnance, místo abyste posílali čtvrtou stejnou SMS.
Výkon kontrolujte jednou měsíčně. Posun časů odeslání o pár hodin někdy zlepší míru potvrzení víc než přepsání šablon.
Zdravotnické týmy s přísnějšími nároky na soukromí si dále mohou přečíst co je systém připomínek termínů pro pacienty, kde najdou specifika oboru.
Často kladené otázky
Nahradí automatický systém připomínek všechny telefonáty?
Automatizace zvládá standardní připomínky u většiny rezervací. Zaměstnanci by měli dál volat, když návštěva vyžaduje zvláštní koordinaci, například přípravu na operaci nebo bezbariérové úpravy. Cílem je uvolnit čas u telefonu, ne zcela odstranit lidský kontakt.
Mohu automatické připomínky přizpůsobit podle typu služby?
Dobré systémy směrují různé šablony podle služby, poskytovatele nebo typu klienta. Čištění zubů pro nového pacienta a běžná kontrola by neměly mít stejnou zprávu, pokud se kroky přípravy liší.
Co se stane, když se automatické připomínky neodešlou?
Protokoly doručení ukazují selhání způsobená špatnými čísly, blokacemi operátora nebo chybami v šablonách. Nastavte upozornění na vysoký počet chyb, aby zaměstnanci problémy zachytili před dnem návštěvy. Opakované pokusy pomáhají při dočasných zpožděních operátora.
Jak do automatických připomínek zapadá WEMASY?
Rezervace z webu potřebují spolehlivou cestu do vašeho plánovacího kalendáře. Ve WEMASY můžete rezervační stránky zveřejnit přes Tvůrce webů a automatické připomínky pak můžete spouštět ze stejných záznamů, které váš tým spravuje každý den.
Jsou automatické připomínky totéž co marketingové SMS kampaně?
Provozní připomínky k existujícím termínům mají jiný účel než reklamní rozesílky. Liší se i pravidla souhlasu a odhlášení. Sekvence připomínek držte oddělené od marketingových seznamů, abyste dodrželi předpisy a nezlobili klienty.
Co si mám o automatických připomínkách přečíst dál?
Prostudujte jak používat aplikaci pro připomínky termínů, kde se řeší nastavení nástroje. Potom si přečtěte jak připomínky termínů snižují počet nedostavených klientů, pokud jste obchodní důvody ještě nepokryli.