Kolik telefonátů vaše recepce vyřídí jen proto, aby našla volný termín? Co se stane, když je linka obsazená a pacient to vzdá? A co klient, který potřebuje večerní termín, ale zavolat si vzpomene jen v obědové špičce?
Online plánování schůzek tyto mezery řeší. Klienti na webu procházejí volné časy, vyberou vhodný a potvrzení dostanou automaticky. Ať vedete lékařskou praxi, nebo firmu ve službách, nastavení sleduje stejné základní kroky. Tady je, jak nastavit software pro objednávání schůzek pro lékaře, terapeuty, konzultanty a podobné práce s objednáváním.
Co online plánování schůzek vyžaduje
Každé nastavení plánování potřebuje tři vrstvy: služby, poskytovatele a dostupnost. Služby určují, co lze rezervovat a jak dlouho každá návštěva trvá. Poskytovatelé jsou lidé nebo místnosti, ke kterým se služby vážou. Pravidla dostupnosti řídí, kdy každý poskytovatel přijímá rezervace.
Když není všech tří vrstev sladěno, vzniknou rozbité postupy. Třicetiminutová služba v kalendáři s patnáctiminutovými termíny vytváří mezery. Poskytovatel označený jako dostupný ve dnech, kdy nepracuje, vede k ručnímu rušení.
Pozadí k tomu, čím se schůzky liší od jiných typů rezervací, najdete v článcích co je plánování schůzek a rozdíl mezi rezervacemi a schůzkami.
Jak nastavit online plánování schůzek krok za krokem
Krok první: sepište typy schůzek. První návštěva pacienta, kontrola, konzultace a zákrok mají každý vlastní délku a rezervu. Rezerva mezi schůzkami dává zaměstnancům prostor připravit místnost a doplnit záznamy.
Krok druhý: přiřaďte poskytovatele. Propojte každou službu se zaměstnanci, kteří ji poskytují. Samostatný lékař má jednoho poskytovatele. Skupinové praxe mohou nechat pacienty vybrat lékaře nebo přidělovat automaticky podle dostupnosti.
Krok třetí: nastavte pracovní dobu a výjimky. Určete standardní týdenní hodiny a pak přidejte svátky, bloky dovolené a obědové přestávky. Zablokovaný čas by měl z veřejného kalendáře okamžitě zmizet.
Krok čtvrtý: nastavte pravidla rezervací. Rozhodněte, jak daleko dopředu se klienti mohou objednat, zda je povolená rezervace na týž den a zda před potvrzením vyžadujete vstupní formuláře. První objednání nechte jednoduché a podrobný vstupní formulář sbírejte až po držení termínu.
Krok pátý: propojte web. Přidejte rezervační stránku nebo widget, aby se klienti k vašemu rozvrhu dostali z vlastní domény. Webovou stránku pokrývají kapitoly o vytvoření rezervační stránky a přidání rezervačního kalendáře .
Plánování schůzek v regulovaných a klinických prostředích
Zdravotnické a wellness praxe mají další požadavky. Vstupní formuláře mohou potřebovat pole o zdravotní historii. Potvrzovací zprávy by měly obsahovat pokyny k přípravě. Zásady ochrany osobních údajů musí vysvětlit, jak se data pacientů ukládají.
Chráněné zdravotní údaje, pokud je to možné, nenechávejte v běžných potvrzovacích e-mailech. Obecné údaje o schůzce posílejte e-mailem a citlivé informace sbírejte přes zabezpečený vstupní portál odkazovaný z potvrzení.
Naučte recepci používat stejný systém pro telefonické rezervace. Rozvrh rozdělený mezi papír a software je místo, kde dvojí rezervace začínají. Každý kanál má zapisovat do jednoho kalendáře.
Po prvním měsíci online zkontrolujte míru nedostavení. Pokud je vysoká, zpřísněte nastavení potvrzení a zapněte připomínky. Modul o plánování schůzek později v této knize připomínky pokrývá podrobně.
Když je plánování nastavené, věnujte pozornost tomu, co klienti po objednání dostanou. Další kapitola o tom, jak vytvořit potvrzovací e-mail rezervace zahajuje tuto komunikační vrstvu.
Časté otázky
Mohou se pacienti objednat online bez výběru konkrétního poskytovatele?
Mnoho systémů nabízí možnost "nejbližší volný", která přidělí prvního volného poskytovatele kvalifikovaného pro službu. To funguje dobře pro urgentní péči a obecné konzultace. Odborná péče často vyžaduje výslovný výběr poskytovatele.
Mají noví a stávající pacienti vidět různé postupy rezervace?
Oddělené postupy snižují tření. Stávající pacienti přeskočí vstupní pole, která už máte uložená. Noví pacienti vyplní delší formulář nebo po objednání dostanou odkaz na vstupní formulář před návštěvou. Kapitola vstupní formulář klienta pokrývá návrh formuláře pro nové klienty.
Jak nastavím online plánování na webu své praxe?
Přidejte rezervační stránku napojenou na váš systém plánování a odkažte na ni z hlavní navigace. WEMASY umožňuje publikovat stránky plánování přes tvůrce webů vedle stávajícího obsahu vaší praxe.
Jaký předstih mám pro online rezervace vyžadovat?
Rezervace na týž den se hodí pro služby bez objednání. Lékařské praxe často vyžadují 24 hodin, aby personál mohl připravit karty. Chirurgické nebo laboratorní schůzky mohou potřebovat 48 až 72 hodin. Předstih přizpůsobte požadavkům na přípravu.
Mohu omezit online rezervaci na určité typy pojištění nebo kategorie klientů?
Některé systémy podporují otázky na způsobilost na začátku postupu. Klienti, kteří nesplňují podmínky, uvidí zprávu, aby zavolali. To brání rezervacím, které vaše praxe nemůže splnit, a snižuje zbytečnou práci recepce.
Jak se online plánování propojuje s mým stávajícím kalendářem?
Většina nástrojů pro plánování se synchronizuje s běžnými aplikacemi kalendáře přes jednosměrnou nebo obousměrnou integraci. Obousměrná synchronizace zabrání tomu, aby se osobní schůzky online zobrazovaly jako volné. Směr synchronizace vyzkoušejte před spuštěním, abyste se vyhnuli překvapivým konfliktům.