Čtyři nedostavení klienti za týden stáli kliniku zhruba osm set dolarů ve ztraceném čase křesla. Po přechodu z ručně psaných připomínek a telefonátů na jedinou automatickou šablonu klesl tento počet na jednoho. Zpráva nebyla chytřejší. Byla jednotná.
Šablona připomínky termínu je předpřipravená zpráva, kterou váš systém automaticky doplní pro každou rezervaci. Místo psaní nového textu pokaždé určíte strukturu jednou a proměnlivé údaje doplní zástupná pole. Verze e-mailové šablony nesou delší seznamy příprav. SMS šablony zůstávají krátké. Tady se dozvíte, jak vytvořit šablony připomínek, které váš tým využije měsíce.
Co šablona připomínky termínu obsahuje
Každá šablona potřebuje pevný text a dynamická pole. Pevný text pokrývá název firmy, tón a shrnutí pravidel. Dynamická pole načtou z rezervace jméno klienta, datum, čas, službu, poskytovatele a místo.
U e-mailových šablon záleží na předmětu. Předměty jako Připomínka: vaše návštěva v úterý 12. března fungují lépe než vágní řádky typu Nadcházející termín.
Tělo zprávy by mělo odpovídat tomu, jak klienti zprávy prolétají. Nejdřív podstatné, potom výzva k akci, nakonec drobný text. U SMS verzí použijte rozvržení z článku jak napsat SMS s připomínkou termínu.
Jak vytvořit šablony pro různé kanály
E-mailové šablony dovolují nadpisy, odrážkové seznamy příprav i přílohy kalendáře. Použijte je pro pokyny novým pacientům, odkazy na formuláře a informace o parkování.
SMS šablony zredukují vše na jednu obrazovku. Často stačí jedna šablona připomínky pro každý hlavní typ služby. Pro nové a stávající klienty udělejte zvláštní šablony, pokud se kroky přípravy liší.
Pomáhají i varianty podle načasování. Šablona sedm dní předem se může soustředit na přípravu. Šablona dvacet čtyři hodin předem se zaměří na potvrzení nebo přesunutí. Šablona v den návštěvy je krátké postrčení s adresou.
Zástupná pole před spuštěním vyzkoušejte na skutečných ukázkových datech. Rozbitý formát data nebo chybějící jméno poskytovatele rychle podkopou důvěru.
Jak udržet šablony přesné v čase
Určete jednoho vlastníka, který bude šablony kontrolovat každé čtvrtletí. Telefonní čísla, adresy i lhůty pravidel se mění. Zastaralé šablony způsobí klientům větší zmatek než žádná šablona.
Správa verzí pomáhá, když text upravuje více zaměstnanců. Poznamenejte si datum poslední kontroly do interního dokumentu, i když váš software formální verzování nemá.
Šablony navazují na automatizaci, kterou popisuje článek co je automatický systém připomínek termínů. Spolu s nimi se hodí potvrzovací zprávy z článku jak vytvořit potvrzovací e-mail rezervace v modulu o nastavení.
Často kladené otázky
Kolik šablon připomínek termínů potřebuji?
Začněte jednou e-mailovou a jednou SMS šablonou pro nejběžnější typ návštěvy. Varianty přidejte, když se kroky přípravy nebo pravidla mezi službami podstatně liší. Příliš mnoho šablon vytváří práci s údržbou, ale klientům nepřinese lepší výsledek.
Jaká zástupná pole by měla obsahovat každá šablona?
Většinu případů pokryje křestní jméno klienta, datum termínu, čas, název služby, místo nebo odkaz a kontaktní číslo firmy. Jméno poskytovatele pomůže, když si klienti vybírají konkrétního zaměstnance. Odkazy na pojištění nebo vstupní formuláře přidejte jen do e-mailových šablon, kde je prostor pro kontext.
Mohu stejnou šablonu použít pro připomínky i potvrzení?
Potvrzení má rezervaci uvítat a nastavit očekávání. Připomínka zopakuje detaily blíž ke dni návštěvy. Společné formulace jsou v pořádku, ale každá zpráva potřebuje vlastní účel a předmět, aby klienti věděli, proč se jim ozýváte znovu.
Kde šablony najdu při nastavení rezervací ve WEMASY?
Šablony obvykle sídlí v konfiguraci plánování nebo zpráv navázané na události rezervace. Rezervační stránky vytvořené v Tvůrci webů můžete ve WEMASY propojit se svým kalendářem, aby vaše šablony dostaly data z online rezervací.
Mají šablony výslovně zmiňovat poplatky za nedostavení?
Stačí jedna jasná věta o lhůtách zrušení a poplatcích. Text šablony doplňte formálním pravidlem pro no-show na webu, aby klienti viděli ve všech kanálech stejná pravidla.
Co si mám o šablonách připomínek přečíst dál?
Prostudujte jak používat aplikaci pro připomínky termínů, kde šablony odesíláte ze specializovaného nástroje. Potom si přečtěte jak odesílat SMS s připomínkou termínu o postupu odesílání.