Sedmdesát tři procent klientů, kteří dostanou jasné potvrzení do pěti minut od rezervace, přijde včas. Toto číslo pochází od firem poskytujících služby, které sledovaly no-show před zpřesněním potvrzovacích e-mailů a po něm. Firmy, které s odesláním čekaly až na den předem, měly výsledky mnohem slabší.
Potvrzovací e-mail termínu je první oficiální záznam o rezervaci. Dorazí do schránky hned poté, co klient vybere termín, a nastaví očekávání dřív, než převezmou slovo připomínky. Dobrá šablona potvrzovacího e-mailu obsahuje datum, čas, místo, kroky přípravy a pravidla zrušení srozumitelným jazykem. Tady se dozvíte, jak vytvořit obsah potvrzovacího e-mailu rezervace, který zmírní obavy a sníží počet no-show.
Co má potvrzovací e-mail termínu obsahovat
Předmět jasně říká účel. Potvrzeno: váš termín v úterý 8. dubna je lepší než vágní Vaše rezervace je hotová.
Úvodní řádek klientovi poděkuje a zopakuje hlavní údaje. Jméno, služba, poskytovatel, datum, čas a adresa nebo odkaz na video patří nad ohyb.
Sekce přípravy uvádí, co si vzít s sebou, jak brzy přijít a jaké formuláře předem vyplnit. Na formuláře příjmu odkažte a nevkládejte citlivá data do těla e-mailu.
Sekce pravidel v dvou až třech větách uvádí lhůty zrušení, možnosti přesunutí a poplatky za no-show. Klienti by po rezervaci neměli hledat pravidla na webu.
Příloha kalendáře nebo tlačítko přidat do kalendáře pomůže klientům uložit si návštěvu do osobního rozvrhu hned.
Jak vytvořit šablonu potvrzovacího e-mailu termínu
Napište jednu hlavní šablonu se zástupnými poli pro dynamické údaje. Jméno klienta, služba, poskytovatel, datum, čas a místo se mají doplnit automaticky ze záznamu rezervace.
Vytvořte varianty pro nové a stávající klienty. Noví klienti potřebují pokyny k parkování a odkazy na příjem. Stávajícím stačí kratší zpráva.
Tón přizpůsobte své značce. Dětská klinika zní jinak než firemní poradenská společnost, ale obě by měly dát přednost srozumitelnosti před vtipem.
Otestujte zobrazení na mobilech. Většina klientů otevírá potvrzovací e-mail nejdřív v telefonu. Záleží na jednosloupcovém rozvržení a velkých plochách pro klepnutí na odkazy.
Jak potvrzení navazují na připomínky
Potvrzení odpovídá na otázku, co jsem si rezervoval, hned po akci. Připomínky zopakují stejná fakta blíž ke dni návštěvy. Nekopírujte každý odstavec. Potvrzení může být delší. Připomínky zůstávají kratší.
Modul o nastavení pokrývá související postupy v článcích jak nastavit potvrzovací e-maily termínů a jak vytvořit potvrzovací e-mail rezervace. Kapitoly o připomínkách v tomto modulu navazují sledem následných zpráv.
Až potvrzení funguje, nastavte načasované připomínky pomocí šablon připomínek termínů, aby se vám klienti ozývali při rezervaci i před příchodem.
Často kladené otázky
Kdy se má potvrzovací e-mail termínu odeslat?
Odešlete ho okamžitě po potvrzení rezervace, ať si ji klient udělal online, nebo termín zadali zaměstnanci ručně. Opožděná potvrzení vyvolávají pochybnosti a zvyšují počet pokusů o duplicitní rezervaci. Automatizace by se měla spustit během minut, ne hodin.
Mají potvrzovací e-maily žádat klienty o ověření rezervace?
Akce potvrdit nebo přidat do kalendáře posiluje závazek, aniž by působila dotěrně. Některé ordinace žádají klienty o vyplnění formulářů příjmu ve stejném e-mailu. Povinné akce omezte na jednu až dvě, aby byla zpráva přehledná.
Čím se šablona potvrzovacího e-mailu liší od šablony připomínky?
Potvrzení rezervaci uvítá a nastaví očekávání poprvé. Připomínky postrčí klienty, kteří už souhlasili, že přijdou. Společná zástupná pole jsou v pořádku, ale každá šablona potřebuje jiný předmět a délku.
Mohu posílat potvrzovací e-maily z rezervačních stránek ve WEMASY?
Potvrzovací e-maily by se měly spouštět ze systému, který rezervaci zaznamenává. Rezervační procesy můžete ve WEMASY zveřejnit přes Tvůrce webů a potvrzení pak mohou odcházet po dokončení online rezervace.
Čemu by se měly zdravotnické potvrzovací e-maily vyhnout?
Klinická potvrzení by měla omezit citlivé údaje v předmětu a náhledu. Pacienty odkažte na zabezpečený portál pro formuláře zdravotní historie. O souvisejících zásadách ochrany soukromí si přečtěte v článku systémy připomínek termínů pro pacienty.
Co si mám přečíst po potvrzovacích e-mailech?
Prozkoumejte plánování termínů ve velkých organizacích, pokud spravujete více poboček. Nebo se vraťte k článku jak připomínky termínů snižují počet nedostavených klientů a zpřesněte sled následných zpráv.