Oznámili jste workshop pro třicet lidí. Přihlášky se sypou e-mailem, přes odkaz na platbu a v tabulce, kterou někdo založil na recepci. V den akce máte čtyřicet jedna jmen, dvanáct nezaplacených „možná“ a žádnou jasnou odpověď, jestli můžete prodat ještě tři místa.
Systém pro rezervaci akcí tento chaos nahradí jedním postupem objednání. Je to rezervační a registrační nástroj, který prodává vstupenky na konkrétní datum a čas, hlídá limity kapacity a ukládá údaje o účastnících pro příchod. Nástroje pro rezervaci akcí zvládají workshopy, semináře, koncerty i kurzy se vstupenkami, kam chodí mnoho lidí na stejné setkání. Tady je přehled, co systém pro rezervaci akcí dělá a kdy se hodí víc než běžné plánování termínů.
Co je systém pro rezervaci akcí?
Systém pro rezervaci akcí je software, který řídí prodej vstupenek a registraci účastníků na akce v pevném čase. Sleduje, kolik míst je prodaných, vybírá platbu a posílá potvrzení s podrobnostmi o akci.
Každá akce má datum, čas začátku, místo, strop kapacity a cenu vstupenky. Když se kapacita naplní, registrace se uzavře nebo přejde na čekací listinu.
Údaje o účastnících se ukládají do seznamu, který váš tým používá při příchodu. Jména, e-mailové adresy, typy vstupenek a vlastní otázky zůstávají spojené s každou registrací.
Čím se rezervace akcí liší od plánování termínů
Plánování termínů přidělí jednoho klienta jednomu poskytovateli na jednu službu. Rezervace akcí přidělí mnoho účastníků jednomu společnému setkání s pevným začátkem.
Kapacita se počítá podle počtu lidí, ne podle poskytovatele. Workshop jógy pro čtyřicet lidí a firemní seminář pro dvě stě používají stejný model zápisu, i když se akce vůbec nepodobají.
Tento rozdíl popisuje článek rezervace a objednávky na termín. Rezervace akcí patří jednoznačně na stranu rezervací.
Funkce, které pořadatelé akcí nastavují jako první
1. Typy vstupenek a cenové úrovně
Prodávejte vstupenky v předprodeji, standardní a VIP s různými cenami a výhodami. Každá úroveň může mít vlastní limit kapacity v rámci celkového stropu akce.
2. Registrační formuláře s vlastními poli
Při objednávce se ptejte na stravovací preference, název firmy nebo výběr sezení. Povinných polí mějte co nejméně, abyste nesnížili podíl dokončených registrací. Formuláře stavějte podle rad v článku jak vytvořit registrační formulář na akci.
3. Výběr platby při registraci
Účtujte při objednávce, aby byla účast závazná. I bezplatné akce těží z registrace, protože řídí kapacitu a umožňují posílat upozornění.
4. Potvrzovací e-maily a pozvánky do kalendáře
Posílejte okamžité potvrzení s datem, časem, místem a tím, co si vzít s sebou. Přidejte odkaz pro uložení do kalendáře, aby účastníci nezapomněli.
Organizátoři výletů, kteří prodávají skupinové zážitky v pevném čase, používají podobnou logiku kapacity. Porovnejte co je software pro rezervaci výletů, pokud jsou vaše akce spíš zážitky s průvodcem než posezení.
Často kladené otázky
Zvládne systém pro rezervaci akcí bezplatné akce?
I bezplatné akce potřebují registraci, aby se omezil počet účastníků a získaly kontakty pro upozornění. Objednávka s nulovou cenou potvrdí místo bez platby a kapacita zůstane přesná.
Jaký je rozdíl mezi rezervací akce a registrací na akci?
Pojmy se překrývají. Rezervace akce zdůrazňuje prodej vstupenek a kapacitu. Registrace na akci zdůrazňuje sběr údajů o účastnících. Většina nástrojů zvládá obojí v jednom postupu objednání.
Jak prodávat vstupenky na akce na svém webu?
Vytvořte stránku akce s popisem, programem a registrací. Takovou stránku můžete vytvořit v Tvůrci webů WEMASY.
Mají být registrační formuláře jednokrokové, nebo vícekrokové?
Krátké akce s málo otázkami fungují jako jednokrokové formuláře. Delší registrace s mnoha vlastními poli převádí lépe jako vícekroková. Kdy pole rozdělit, vysvětluje článek jednokrokové a vícekrokové formuláře.
Jak fungují čekací listiny u vyprodaných akcí?
Účastníci se zapíšou na čekací listinu, když je kapacita plná. Pokud někdo zruší, další v pořadí dostane automatické upozornění a může si místo převzít. Čekací listiny získají zpět tržby z pozdních stornování.
Zvládne jeden systém pro rezervaci akcí i opakující se akce?
Opakující se workshopy a týdenní kurzy používají stejnou šablonu akce s novými daty. Každý termín má vlastní počitadlo kapacity a sdílí nastavení registračního formuláře. Jak se opakující se rozpisy zobrazují veřejně, najdete v článku co je rezervační kalendář.